Amikor üzleti levelet írunk, az üzenet tartalma a legfontosabb. Nem szabad azonban figyelmen kívül hagyni annak fontosságát, hogy hogyan írja alá a levelet. A megfelelő aláírás segíthet pozitív benyomást kelteni a címzettben, és megerősítheti üzenete professzionalizmusát. Íme néhány tipp arra vonatkozóan, hogyan fejezzen be megfelelően egy üzleti levelet.
Az üzleti levél lezárásának professzionálisnak és hivatalosnak kell lennie. A szokásos hivatalos zárószavak közé tartozik az „Őszintén”, az „Üdvözlettel” és a „Tisztelettel”. Kerülje az olyan kevésbé hivatalos zárószavak használatát, mint a „Vigyázzon magára” vagy az „Egészségére”, kivéve, ha már kialakult kapcsolata van a címzettel, és ez a levél tartalmához illeszkedik.
A levél lezárása után mindenképpen adja meg a teljes nevét és címét. Ez megerősíti szakmaiságát, és fontos elérhetőséget biztosít a címzettnek. Ha rendelkezik szakmai megjelöléssel, például CPA vagy JD, helyénvaló lehet ezt is feltüntetni.
Bizonyos esetekben helyénvaló lehet, hogy a levél lezárását személyes hangvételűvé tegye. Ha például személyesen találkozott a címzettel, vagy ha már kialakult a kapcsolata, akkor érdemes egy rövid üzenetet mellékelni, például „Örülök, hogy találkoztunk a múlt havi konferencián” vagy „Alig várom, hogy hamarosan beszélhessünk”.
Mielőtt elküldi üzleti levelét, gondosan lektorálja azt, hogy ne legyenek benne hibák vagy elgépelések. Ez magában foglalja a levél lezárásának ellenőrzését is, hogy az megfelelő és professzionális legyen.
Összefoglalva, az üzleti levél zárása az üzenet fontos része, amelyet nem szabad figyelmen kívül hagyni. A hivatalos zárszó használatával, a teljes név és cím feltüntetésével, valamint a személyes hangvétel hozzáadásának megfontolásával pozitív benyomást kelthet a címzettben, és megerősítheti üzenete szakmaiságát.
Az üzleti levél törzsének legjobb módja a záró bekezdés, amely összefoglalja a levél célját, és megadja a lezárás alaphangját. A záró bekezdésnek tömörnek és lényegre törőnek kell lennie, és adott esetben tartalmaznia kell egy cselekvésre való felhívást vagy egy válaszkérést. Emellett fontos, hogy kifejezze háláját vagy elismerését a címzett idejéért, figyelméért vagy segítségéért. Ez történhet egy egyszerű kijelentéssel, mint például „Köszönöm a figyelmét” vagy „Nagyra értékelem a segítségét ebben az ügyben”. Végül a záró bekezdésnek át kell vezetnie a levél zárásába, amely jellemzően egy záró köszöntésből és aláírásból áll. Néhány általánosan használt záróbeszéd: „Tisztelettel”, „Üdvözlettel” és „Tisztelettel”.
A levél befejezésének legtiszteletteljesebb módja a levél jellegétől, valamint a feladó és a címzett közötti kapcsolattól függ. Íme néhány példa:
1. Hivatalos üzleti levél: Ha hivatalos üzleti levelet ír, a legdicséretesebb módja a levél befejezésének egy bókoló zárszó, például „Tisztelettel”, „Tisztelettel” vagy „Tisztelettel”. Ezek a mondatok olyan hivatalos levelek esetében megfelelőek, amelyeket olyan személynek címezel, akit nem ismersz jól.
2. Félhivatalos üzleti levél: Ha félig formális üzleti levelet ír, használhat kissé kevésbé formális bókoló zárószót, mint például „Üdvözlettel”, „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel”. Ezek a kifejezések olyan levelek esetében megfelelőek, amelyeket olyan személynek címez, akivel már találkozott vagy levelezett korábban.
3. Személyes levél: Ha személyes levelet írsz egy barátodnak vagy családtagodnak, akkor egy személyesebb és barátságosabb kifejezéssel fejezheted be, mint például „Szeretettel”, „Szívélyesen” vagy „Vigyázz magadra”. Ezek a mondatok olyan levelek esetében megfelelőek, amelyeket olyan személynek címezel, akit jól ismersz.
A bókoló zárszó mellett az is tiszteletreméltó, ha az aláírási sorban szerepel a teljes neve, a munkaköre (ha van) és az elérhetősége. Ez segít a címzettnek könnyen azonosítani, hogy kitől érkezett a levél, és hogy szükség esetén hogyan léphet Önnel kapcsolatba.
Az erős zárómondat az üzleti kommunikációban olyan mondat, amely maradandó benyomást hagy a címzettben, és hatékonyan összefoglalja a kommunikáció üzenetét. Világosnak, tömörnek és magabiztosnak kell lennie, és nem hagy teret a kétértelműségnek vagy félreértésnek. Az erős zárómondat tartalmazhat cselekvésre való felhívást vagy további cselekvésre való felszólítást is, például egy találkozó megbeszélésére vagy egy feladat nyomon követésére. Udvariasnak és tiszteletteljesnek kell lennie, és tükröznie kell a kommunikáció általános hangnemét. Végső soron egy erős zárómondatnak pozitív benyomást kell hagynia a címzettben a feladóról és a közvetített üzenetről.
A zárómondat szavak olyan szavak vagy mondatok, amelyeket arra használnak, hogy udvariasan és szakszerűen fejezzenek be egy üzleti kommunikációt. Néhány gyakori zárómondat szó a következő:
1. Őszintén – Ez egy általános és hivatalos módja az üzleti kommunikáció befejezésének.
2. Üdvözlettel – Udvarias és hivatalos módja a kommunikáció befejezésének.
3. Üdvözlettel – Személyesebb és barátságosabb módja a kommunikáció befejezésének.
4. Köszönöm – Hálát és elismerést fejez ki.
5. Üdvözlettel – Barátságos módja a kommunikáció befejezésének.
6. Tisztelettel – Tiszteletről és szakmaiságról tanúskodik.
7. Üdvözlettel – Hivatalos módja a kommunikáció befejezésének.
8. Szívélyesen – Barátságos és udvarias módja a kommunikáció befejezésének.
9. Szívélyes üdvözlettel – Személyesebb és barátságosabb módja a kommunikáció befejezésének.
10. Elismeréssel – Hálát és megbecsülést fejez ki.
Fontos, hogy olyan zárószót válasszunk, amely megfelel az üzenet hangnemének és céljának, valamint a címzetthez fűződő kapcsolatnak.