Az aprópénz egy kis összegű készpénz, amelyet egy vállalkozás a különféle kiadások, például irodaszerek, postaköltségek és kisebb vásárlások kifizetésére tart kéznél. Kényelmes módot biztosít a kisebb kiadások kifizetésére anélkül, hogy csekket kellene írni vagy hitelkártyát kellene használni. Fontos azonban az aprópénz megfelelő kezelése annak biztosítása érdekében, hogy a pénzeszközöket jogszerű üzleti kiadásokra használják fel, és hogy megelőzzék a lopást vagy a csalást.
A megfelelő kiskészpénzkezelés egyik legfontosabb szempontja a megfelelő számlatípus kiválasztása. Az aprópénzszámláknak két fő típusa van: az előlegszámla és az egyszerű számla. Az előlegszámla olyan számlatípus, amelyet a felhasználás után egy meghatározott összegre töltenek fel. Ez azt jelenti, hogy a számla egyenlegének mindig azonosnak kell lennie, és minden eltérést el kell számolni. Az egyszerű kiskasszaszámla viszont nem rendelkezik rögzített egyenleggel, és egyszerűen csak kisebb kiadások szükség szerinti kifizetésére szolgál.
Függetlenül attól, hogy milyen típusú számlát választanak, fontos, hogy a számla normál egyenlegét megállapítsák. A normál egyenleg az a pénzösszeg, amelynek mindenkor a számlán kell lennie. Például, ha a vállalkozás úgy dönt, hogy 100 $-t tart az aprópénz számlán, akkor a normál egyenleg 100 $. Bármikor, amikor a számla ez alá az összeg alá csökken, fel kell tölteni a normál egyenlegre. Ez segít abban, hogy a számlán mindig legyen elég pénz a kisebb kiadások fedezésére.
Az is fontos, hogy legyen egy kijelölt személy, aki felelős az aprópénzszámla kezeléséért. Ennek a személynek kell felelősnek lennie az összes kiadás nyomon követéséért és annak biztosításáért, hogy minden bizonylatot megfelelően dokumentáljanak. Felelősnek kell lennie a számla feltöltéséért is, ha az a szokásos egyenleg alá csökken. Azzal, hogy a számláért felelős személyt jelölnek ki, biztosítható az elszámoltathatóság, és csökken a lopás vagy csalás kockázata.
Összefoglalva, a megfelelő kiskészpénzkezelés alapvető fontosságú minden olyan vállalkozás számára, amely biztosítani szeretné, hogy pénzeszközeit jogszerű üzleti kiadásokra használják fel. A megfelelő számlatípus kiválasztása és a normál egyenleg megállapítása fontos szempontjai ennek a gazdálkodásnak. Ha van egy kijelölt személy, aki felelős a számláért, az segít biztosítani az elszámoltathatóságot, és csökkenti a lopás vagy csalás kockázatát. E gyakorlatok alkalmazásával a vállalkozások hatékonyan kezelhetik a kisösszegű készpénzüket, és biztosíthatják, hogy azt rendeltetésszerűen használják fel.
Az aprópénztári számla terhelési számla.
A számvitelben a terhelés egy számla bal oldalán lévő bejegyzés, amely az eszközök növekedését, illetve a kötelezettségek vagy a saját tőke csökkenését jelenti. Ezzel szemben a jóváírás a számla jobb oldalán szereplő bejegyzés, amely az eszközök csökkenését, illetve a kötelezettségek vagy a saját tőke növekedését jelenti.
Az aprópénz esetében ez egy olyan készpénzalap, amelyet az üzleti tevékenység során felmerülő kisebb kiadásokra tartanak kéznél. Amikor az aprópénzalapot létrehozzák, azt az aprópénzszámla terhére könyvelik, ami növeli a számla eszközegyenlegét. Ahogy az aprópénzt különböző kiadásokra folyósítják, az összegeket a megfelelő kiadási számlák terhére és az aprópénztári számla javára könyvelik.
Az időszak végén az aprópénzszámla egyenlegét egyeztetni kell, és egy olyan naplóbejegyzéssel kell feltölteni, amely megterheli a megfelelő kiadási számlákat, és jóváírja az aprópénzszámlát az időszak alatt történt kifizetések teljes összegével. Ez biztosítja, hogy az aprópénztári számla egyenlege pontos maradjon, és tükrözze a készpénz tényleges összegét.
A számvitelben ötféle számlatípus létezik: eszközök, kötelezettségek, saját tőke, bevételek és kiadások. Mindegyik számlatípusnak van egy normál egyenlege, amely a számla besorolása alapján várható pozitív vagy negatív egyenlege.
Az eszközök a vállalkozás tulajdonában lévő erőforrások, és normál egyenlegük terhelés, azaz terheléssel növekednek, jóváírással pedig csökkennek. Példák az eszközökre a készpénz, a követelések, a készletek és az ingatlanok, gépek és berendezések.
A kötelezettségek olyan kötelezettségek, amelyekkel a vállalkozás tartozik, és amelyek normál egyenlege hitel, azaz a hitellel nőnek, a terheléssel pedig csökkennek. A kötelezettségek közé tartoznak például a kötelezettségek, a hitelek és az elhatárolt költségek.
A saját tőke a vállalkozás eszközeiben a kötelezettségek levonása után fennmaradó részesedést jelenti, és normál hitelegyenleggel rendelkezik. A saját tőke számlák közé tartozhat a törzsrészvény, az eredménytartalék és az osztalék.
A bevételeket a vállalkozás az áruk vagy szolgáltatások értékesítésével szerzi meg, és normál hitelegyenleggel rendelkezik. A bevételek jóváírással nőnek és terheléssel csökkennek.
A kiadások olyan költségek, amelyek a vállalkozásnál a bevételek előállítása érdekében merülnek fel, és normál egyenlegük terhelés. A kiadások terheléssel nőnek és hitellel csökkennek.
A pontos könyveléshez és pénzügyi beszámoláshoz elengedhetetlen a számlák típusainak és normál egyenlegüknek a megértése.
Az aprópénz egyenlege az a pénzösszeg, amely jelenleg rendelkezésre áll egy kijelölt alapban, amelyet kisebb kiadások, például irodaszerek vagy kisebb javítások fedezésére használnak. Fontos az aprópénz pontos egyenlegének fenntartása annak érdekében, hogy mindig legyen elegendő készpénz az ilyen kisebb kiadások fedezésére. Az aprópénz egyenlegének meghatározásához meg kell számolni az alapban jelenleg lévő készpénzt, és le kell vonni belőle az alap legutóbbi feltöltése óta kifizetett kiadásokat. Ennek meg kell adnia az aprópénzalap pontos egyenlegét. Ajánlatos az aprópénztárat rendszeresen egyeztetni és feltölteni annak érdekében, hogy az egyenleg mindig pontos és elegendő legyen.