Az ISO-politikák és -eljárások végrehajtása során a megfelelő dokumentáció elengedhetetlen. Nemcsak az ISO-szabványoknak való megfelelést biztosítja, hanem segíti a szervezeteket céljaik és célkitűzéseik elérésében is. A dokumentációs folyamat azonban megterhelő lehet, különösen azok számára, akik még nem ismerik az ISO-t. Ezért fontos, hogy megfelelő dokumentációs formátummal rendelkezzenek.
A dokumentációs formátum létrehozásának első lépése az ISO bevezetéséhez szükséges különböző típusú dokumentumok azonosítása. Ezek a dokumentumok lehetnek irányelvek, eljárások, munkautasítások, űrlapok és nyilvántartások. Mindegyik dokumentumnak sajátos formátummal kell rendelkeznie, amely megfelel a bevezetendő ISO-szabvány követelményeinek.
A következő lépés az egyes dokumentumtípusok egységes formátumának kialakítása. Ennek a formátumnak tartalmaznia kell címlapot, tartalomjegyzéket és felülvizsgálati előzményeket. A címlapnak tartalmaznia kell a dokumentum címét, a dokumentum számát és a kiadás dátumát. A tartalomjegyzéknek fel kell sorolnia a dokumentum összes szakaszát és alszakaszát, megkönnyítve a felhasználók számára a dokumentumban való navigációt. A módosítási előzményeknek fel kell sorolniuk a dokumentumban végrehajtott összes módosítást, beleértve a módosítás dátumát és a módosítás okát.
A formátum kialakítását követően alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy minden dokumentumot következetesen hozzanak létre és tartsanak karban. Ez magában foglalja az azonos betűtípusok, margók és sortávolságok használatát a dokumentumban. Az is döntő fontosságú, hogy minden tartalom pontos, teljes és naprakész legyen.
Végül alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy minden dokumentum könnyen hozzáférhető legyen azok számára, akiknek szükségük van rá. Ez magában foglalhatja egy olyan dokumentum-ellenőrzési rendszer bevezetését, amely biztosítja, hogy minden dokumentumot biztonságos helyen tárolnak, és csak az arra jogosult személyzet számára hozzáférhető. Ez magában foglalhatja a munkavállalók képzését is a dokumentumokhoz való hozzáférésről és azok használatáról.
Összefoglalva, a megfelelő dokumentációs formátum döntő fontosságú az ISO-irányelvek eljárásaihoz. Biztosítja az ISO-szabványoknak való megfelelést, segíti a szervezeteket céljaik elérésében, és megkönnyíti az alkalmazottak számára a dokumentumokhoz való hozzáférést és azok használatát. A fent vázolt lépések követésével a szervezetek olyan hatékony dokumentációs formátumot hozhatnak létre, amely megfelel az egyedi igényeiknek és követelményeiknek.
Egy ISO (Nemzetközi Szabványügyi Szervezet) dokumentum megírásához az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Határozza meg a dokumentum hatályát: Döntse el, hogy miről fog szólni a dokumentum, mi a célja, és ki a célközönség.
2. Végezzen hiányelemzést: Határozza meg annak a folyamatnak vagy rendszernek a jelenlegi állapotát, amellyel a dokumentum foglalkozni fog, és azonosítsa a jelenlegi gyakorlat és az ISO-szabványok közötti hiányosságokat.
3. Kutasson az ISO-szabványok után: Ismerje meg a vonatkozó ISO-szabványokat, beleértve azokat a konkrét követelményeket és irányelveket, amelyek a megírandó dokumentumra vonatkoznak.
4. Készítsen vázlatot: Készítsen vázlatot a dokumentumhoz, beleértve a főcímeket és alcímeket.
5. Írja meg a dokumentumot: Használja a vázlatot az írás irányításához, miközben követi az ISO-szabványokat és -irányelveket.
6. Felülvizsgálat és átdolgozás: Ellenőriztesse a dokumentumot másokkal a pontosság, az érthetőség és a teljesség biztosítása érdekében. Szükség szerint vizsgálja felül.
7. A dokumentum véglegesítése: Végezze el a végső szerkesztési és formázási módosításokat, majd juttassa el a dokumentumot a célközönségnek.
Fontos megjegyezni, hogy egy ISO-dokumentum megírása összetett folyamat lehet, és hasznos lehet ISO-tanácsadó vagy szakértő útmutatását kérni.
Az ISO 9001 egy minőségirányítási szabvány, amely felvázolja a szervezet minőségirányítási rendszerére (QMS) vonatkozó követelményeket. Az ISO 9001 egyik kulcsfontosságú eleme az eljárások dokumentálása. Az alábbiakban az ISO 9001 által megkövetelt dokumentált eljárásokat ismertetjük:
1. Minőségügyi kézikönyv: A minőségügyi kézikönyv egy olyan dokumentum, amely felvázolja egy szervezet minőségirányítási rendszerét. Olyan irányelveket, eljárásokat és célkitűzéseket tartalmaz, amelyek szükségesek ahhoz, hogy a szervezet megfeleljen az ISO 9001 szabvány követelményeinek.
2. A dokumentumok ellenőrzése: Ez az eljárás felvázolja, hogyan történik a dokumentumok ellenőrzése a szervezeten belül. Tartalmazza a dokumentumok létrehozásának, jóváhagyásának, felülvizsgálatának, terjesztésének és frissítésének módját.
3. A nyilvántartások ellenőrzése: Ez az eljárás felvázolja, hogyan ellenőrzik a nyilvántartásokat a szervezeten belül. Tartalmazza a nyilvántartások létrehozásának, karbantartásának, tárolásának és megsemmisítésének módját.
4. Belső ellenőrzés: Ez az eljárás felvázolja, hogy a szervezeten belül hogyan zajlanak a belső ellenőrzések. Tartalmazza az ellenőrzések gyakoriságát, az ellenőrzések hatókörét és az ellenőrök felelősségét.
5. A hibás termékek ellenőrzése: Ez az eljárás felvázolja, hogy a szervezeten belül hogyan ellenőrzik a hibás termékeket. Tartalmazza a nem megfelelő termékek azonosításának, értékelésének és kijavításának módját.
6. Javító intézkedések: Ez az eljárás felvázolja, hogy a szervezeten belül hogyan történnek a korrekciós intézkedések. Tartalmazza, hogyan azonosítják a nem megfelelőségeket, hogyan határozzák meg a nem megfelelőség kiváltó okát, és hogyan hajtják végre a korrekciós intézkedéseket.
7. Megelőző intézkedések: Ez az eljárás felvázolja, hogy a megelőző intézkedéseket hogyan hajtják végre a szervezeten belül. Tartalmazza, hogy hogyan azonosítják a potenciális nem-megfelelőségeket, hogyan határozzák meg a potenciális nem-megfelelőség alapvető okát, és hogyan hajtják végre a megelőző intézkedéseket.
Ezeket az eljárásokat az ISO 9001 előírja annak biztosítására, hogy a szervezet jól meghatározott és dokumentált minőségirányítási rendszerrel rendelkezzen. Ezek az eljárások segítenek biztosítani, hogy a szervezet következetesen megfeleljen a vevői követelményeknek, javítsa a vevői elégedettséget, és folyamatosan fejlessze folyamatait.