A projektmenedzsment minden sikeres üzleti vállalkozás alapvető szempontja. Ez magában foglalja a projektek tervezésének, szervezésének, végrehajtásának és ellenőrzésének szisztematikus megközelítését. Minden projekt fázisokra oszlik, amelyek mindegyike saját tevékenységekkel, eredményekkel és célokkal rendelkezik. E fázisok megfelelő kezelése kulcsfontosságú a projekt sikerének biztosításához.
A projektmenedzsment első fázisa a kezdeményezési fázis. Ez az a szakasz, amikor a projektötletet vagy koncepciót kidolgozzák, és meghatározzák a projektet. Ennek a fázisnak a célja a projekt megvalósíthatóságának meghatározása, a legfontosabb érdekelt felek azonosítása, a projektcélok meghatározása, valamint az előzetes ütemterv és költségvetés kidolgozása. A kezdeményezési szakasz döntő fontosságú, mert megalapozza az egész projektet.
A második fázis a tervezési fázis, amelyben részletesen meghatározásra kerülnek a projekt hatóköre, célkitűzései és eredményei. A projektmenedzser átfogó projekttervet dolgoz ki, amely részletes projektmenetrendet, erőforrás-elosztást és kockázatkezelési tervet tartalmaz. A tervezési szakasz azért lényeges, mert ez adja a teljes projekt tervrajzát.
A végrehajtási szakasz a projektmenedzsment harmadik szakasza. Ez az a szakasz, amikor a projektterv megvalósul, és a projektcsapat elkezd dolgozni a projekt eredményein. A projektmenedzser figyelemmel kíséri az előrehaladást a projekttervhez képest, és a tervben bekövetkező változásokat dokumentálja és közli a projektcsapattal. A végrehajtási szakasz döntő fontosságú, mert itt jönnek létre a projekt eredményei.
A projektmenedzsment utolsó fázisa a lezárási fázis. Ez az a szakasz, amikor a projektcsapat elkészíti a végső eredményeket, és a projekt lezárul. A projektmenedzser elvégzi a projekt végső felülvizsgálatát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden projektcél teljesült, és a projektet szisztematikus és szabályos módon zárják le. A lezárási szakasz azért lényeges, mert biztosítja, hogy a projekt sikeresen befejeződött, és minden projektcél teljesült.
Összefoglalva, a projektfázisok megfelelő kezelése alapvető fontosságú bármely projekt sikeréhez. Minden egyes fázisnak megvannak a maga tevékenységei, eredményei és célkitűzései, és kritikus fontosságú az egyes fázisok hatékony kezelése. A projektmenedzsment szisztematikus megközelítése biztosítja, hogy a projekt időben és a költségvetésen belül befejeződjön, és megfeleljen a projektcéloknak.
A projektmenedzsment számos olyan tevékenységet foglal magában, amelyek segítik a projekt tervezését, végrehajtását, nyomon követését, ellenőrzését és lezárását. A projektmenedzsment főbb tevékenységei a következők:
1. A projekt kezdeményezése: Ez a projektmenedzsment első fázisa, amely magában foglalja a projekt céljainak, hatókörének és érintettjeinek meghatározását. A projektmenedzser meghatározza a szükséges erőforrásokat is, és létrehozza a projekt alapszabályát.
2. Projekttervezés: Ebben a fázisban a projektmenedzser projekttervet dolgoz ki, amely felvázolja a projekt tevékenységeit, ütemezését, eredményeit és erőforrásigényét. A terv tartalmazza a kockázatértékelést és a kockázatcsökkentési stratégiákat is.
3. Projektvégrehajtás: Ez a szakasz a projektterv tényleges végrehajtását foglalja magában. A projektmenedzser kijelöli a feladatokat, figyelemmel kíséri az előrehaladást, és biztosítja, hogy a projekt időben és a költségvetésen belül befejeződjön. Az érdekelt felekkel való kommunikáció szintén fontos ebben a fázisban.
4. A projekt nyomon követése és ellenőrzése: Ez a szakasz magában foglalja a projekt előrehaladásának nyomon követését a tervhez képest, az esetleges eltérések azonosítását és a korrekciós intézkedések megtételét. A projektmenedzser kezeli a projekt hatókörének, ütemtervének és költségvetésének változásait is.
5. Projektzárás: Ez a projektmenedzsment utolsó fázisa, amely magában foglalja a végső termék vagy szolgáltatás átadását az ügyfélnek, a projekt utáni felülvizsgálat elvégzését a tanulságok megállapítása érdekében, valamint a projekt lezárásának hivatalossá tételét.
Összességében a hatékony projektmenedzsment a technikai készségek, a vezetői képességek, a kommunikáció és az érdekelt felek kezelésének kombinációját igényli.
A projekt 7 fázisa a következő:
1. Kezdeményezés: Ez a projekt első fázisa, amikor az ötlet megszületik, és megvalósíthatósági tanulmányt készítenek annak megállapítására, hogy a projekt megvalósítható-e vagy sem. Ebben a fázisban meghatározzák a projekt célkitűzéseit, céljait, az érdekelt feleket és a költségvetést is.
2. Tervezés: Ebben a fázisban részletes tervet dolgoznak ki a projektre vonatkozóan, beleértve az ütemtervet, a költségvetést, az erőforrások elosztását, a kockázatkezelést és a kommunikációs stratégiákat. Ez a szakasz kritikus jelentőségű, mivel megalapozza a projekt további részét.
3. Végrehajtás: Itt kerül sor a projektterv megvalósítására. Összeállítják a projektcsapatot, és a tervben meghatározott feladatok elvégzéséhez erőforrásokat osztanak ki. Ez a szakasz szoros nyomon követést igényel annak biztosítása érdekében, hogy a projekt a tervezett ütemben és a költségvetésen belül maradjon.
4. Monitoring és ellenőrzés: Ebben a fázisban a projekt előrehaladását ellenőrzik annak biztosítása érdekében, hogy a projekt a tervezett ütemben és a költségvetésen belül maradjon. A tervtől való esetleges eltéréseket azonosítják és azonnal kezelik. Ez a fázis magában foglalja a projekt terjedelmének, minőségének és kockázatának ellenőrzését is.
5. Tesztelés és üzembe helyezés: Ez magában foglalja a projekteredmények tesztelését annak biztosítása érdekében, hogy azok megfeleljenek a projekttervben felvázolt követelményeknek és előírásoknak. Ezután a projekt üzembe helyezése következik, ami azt jelenti, hogy a projekt működőképessé válik.
6. Képzés és átadás: Ez a szakasz magában foglalja a végfelhasználók képzését a projekteredmények használatára vonatkozóan. Ez magában foglalja továbbá az eredmények átadását az érdekelt feleknek, beleértve a projekt szponzorát is.
7. Lezárás: Ez a projekt utolsó fázisa, amikor elkészül a projektjelentés, és a projekt sikerének értékelése érdekében a projekt megvalósítása utáni felülvizsgálatra kerül sor. A projektből levont tanulságokat dokumentálják és felhasználják a jövőbeli projektek javítására.