A megfelelő munkaidő-nyilvántartás minden munkahely alapvető része. Biztosítja, hogy az alkalmazottak fizetése pontos legyen, és a vezetőség nyomon tudja követni a jelenlétet és a termelékenységet. Ennek érdekében a vállalatoknak rendelkezniük kell olyan eljárásokkal, amelyek segítségével a munkavállalók be- és kijelentkezhetnek a munkából.
Ezen eljárások kialakításának első lépése az egyértelmű irányelvek meghatározása. A munkáltatóknak meg kell határozniuk, hogy a munkavállalóknak pontosan mikor kell megérkezniük és távozniuk a munkahelyükről. Ez az információ közölhető a vállalati kézikönyvben vagy egyénileg minden egyes munkavállalóval.
Ezután a vállalatoknak biztosítaniuk kell egy kijelölt területet, ahol a munkavállalók be- és kijelentkezhetnek. Ez lehet egy fizikai munkaóra, egy elektronikus rendszer vagy egy bejelentkezési lap. Bármelyik módszert is választják, annak könnyen hozzáférhetőnek és egyszerűen használhatónak kell lennie.
Fontos továbbá, hogy a munkáltatók következményeket állapítsanak meg azon munkavállalók számára, akik nem tartják be ezeket az eljárásokat. Ez magában foglalhat fegyelmi intézkedéseket vagy fizetésmegvonást. Ha következetesen érvényesítik ezeket a következményeket, a munkavállalók nagyobb valószínűséggel veszik komolyan a munkaidő-nyilvántartást.
Ezen intézkedések mellett a vállalatoknak meg kell fontolniuk az időmérés pontosságát javító technológia bevezetését is. A biometrikus időmérők például ujjlenyomatot vagy arcfelismerést használhatnak annak biztosítására, hogy az alkalmazottak pontosan jelentkezzenek be és ki. Ez a technológia kiküszöböli annak a lehetőségét, hogy az alkalmazottak egymás helyett is bejelentkezzenek, vagy meghamisítsák az időnyilvántartásukat.
Összefoglalva, a megfelelő időszámítás minden munkahely sikeréhez elengedhetetlen. Egyértelmű irányelvek meghatározásával, kijelölt be- és kijelentkezési területek biztosításával, a következmények kikényszerítésével és a technológia bevezetésével a vállalatok biztosíthatják, hogy alkalmazottaik pontosan követik az idejüket. Ez jobb jelenlétet, nagyobb termelékenységet és összességében hatékonyabb munkahelyet eredményez.
Vezetőként vagy felügyelőként fontos, hogy foglalkozzon minden olyan alkalmazottal, aki nem követi a megállapított eljárásokat. Íme néhány lépés, amelyet megtehet:
1. Határozza meg a problémát: Mielőtt a munkavállalóval foglalkozna, fontos azonosítani a konkrét problémát, amellyel foglalkozni kell. Ez lehet a biztonsági eljárások be nem tartása, a részletekre való odafigyelés hiánya vagy más olyan probléma, amely hatással lehet a termelékenységre vagy a minőségre.
2. Találkozzon a munkavállalóval: Ütemezzen egy négyszemközti megbeszélést a munkavállalóval a probléma megvitatására. Legyen világos a konkrét viselkedés, amely nem követi a megállapított eljárásokat, és magyarázza el, miért fontos, hogy kövesse ezeket az eljárásokat.
3. Hallgassa meg az ő nézőpontjukat: Adjon lehetőséget a munkavállalónak, hogy elmagyarázza, miért nem követi az eljárásokat. A viselkedésüknek lehet jogos oka, például a képzés hiánya vagy az eljárások félreértése.
4. Adjon útmutatást és képzést: Ha a munkavállaló a képzés vagy a megértés hiánya miatt nem követi az eljárásokat, biztosítsa számára a szükséges útmutatást és képzést annak érdekében, hogy képes legyen megfelelően követni az eljárásokat.
5. Állítson fel elvárásokat: Világosan közölje a munkavállalóval szembeni elvárásait a továbbiakban. Tudassa vele, hogy a megállapított eljárások követése a munkakörének követelménye, és hogy ennek elmulasztása fegyelmi eljárást vonhat maga után.
6. Ellenőrizze a fejlődést: Rendszeresen ellenőrizze a munkavállalót, hogy betartja-e a megállapított eljárásokat. Ha a viselkedés folytatódik, hozzon megfelelő fegyelmi intézkedéseket, például szóbeli vagy írásbeli figyelmeztetést, vagy szükség esetén akár felmondást.
Összességében fontos, hogy a munkahelyi termelékenység és minőség fenntartása érdekében időben és hatékonyan lépjen fel minden olyan munkavállalóval szemben, aki nem követi a megállapított eljárásokat.
Az alkalmazottak rávétele az eljárások betartására fontos a munkahelyi következetesség, biztonság és minőség biztosítása érdekében. Íme néhány tipp az alkalmazottak eljárások betartására való ösztönzéséhez:
1. Kommunikálja az eljárások fontosságát: Magyarázza el az alkalmazottaknak, hogy miért vannak eljárások, és hogyan segítik a szervezetet céljai elérésében. Hangsúlyozza az eljárások betartásának előnyeit, például a hatékonyság növekedését, a hibák csökkenését és a biztonság javulását.
2. Biztosítson képzést: Biztosítsa, hogy az alkalmazottak megfelelő képzést kapjanak az eljárásokról, beleértve azt is, hogy miért fontosak és hogyan kell követni őket.
3. Mutasson példát: Vezetőként fontos, hogy példát mutasson arra a viselkedésre, amelyet az alkalmazottaitól látni szeretne. Kövesse maga is az eljárásokat, és bátorítson másokat is erre.
4. Adjon visszajelzést: Rendszeresen adjon visszajelzést az alkalmazottaknak arról, hogy mennyire jól követik az eljárásokat. Ismerje el azokat, akik jól teljesítenek, és adjon útmutatást azoknak, akiknek fejlődésre van szükségük.
5. Vonja felelősségre az alkalmazottakat: Tegye világossá, hogy az eljárások követése munkaköri követelmény, és hogy ennek elmulasztása következményekkel jár. Ez magában foglalhat fegyelmi intézkedéseket vagy további képzést.
6. Folyamatosan értékelje és fejlessze az eljárásokat: Ha az alkalmazottak következetesen nem követnek egy eljárást, az annak a jele lehet, hogy az eljárást felül kell vizsgálni vagy javítani kell. Kérjen visszajelzést a munkavállalóktól arról, hogyan lehetne az eljárásokat hatékonyabbá vagy eredményesebbé tenni.
A legtöbb esetben a munkavállaló kirúgható azért, mert nem írja alá a munkavállalói kézikönyvet, de ez végső soron a vállalat szabályzatától és a helyzet konkrét körülményeitől függ. A munkavállalói kézikönyvek általában a vállalat elvárásainak, irányelveinek és eljárásainak ismertetésére szolgálnak, és sok munkáltató megköveteli, hogy a munkavállalók aláírjanak egy elismervényt, amelyben jelzik, hogy elolvasták és megértették a kézikönyv tartalmát.
Ha egy munkavállaló megtagadja az elismerő nyomtatvány aláírását, azt a vállalat irányelveinek és elvárásainak való megfelelés megtagadásának tekinthetik. Bizonyos esetekben ez engedetlenségnek minősülhet, ami fegyelmi eljárást vonhat maga után, beleértve a felmondást is.
Ha azonban a munkavállalónak jogos aggályai vannak a kézikönyv tartalmával kapcsolatban, vagy úgy érzi, hogy olyan dolgok aláírására kérik, amelyek tisztességtelenek vagy ésszerűtlenek, akkor beszélnie kell a felettesével vagy a HR képviselőjével, hogy megvitassák az aggályait. Lehetséges, hogy tárgyalásokat folytatnak a kézikönyv módosításairól, vagy olyan kompromisszumra jutnak, amely mind a munkáltatót, mind a munkavállalót kielégíti.
Összefoglalva, bár egy munkavállaló elbocsátható azért, mert megtagadja a munkavállalói kézikönyv elismerő nyomtatvány aláírását, fontos, hogy megértse a vállalat irányelveit és eljárásait, és minden aggályt vagy problémát közöljön a vezetőséggel.