A munkavállalók felmondása minden szervezetben elkerülhetetlen folyamat. Ha egy munkavállalónak felmondanak, a munkáltatóknak egy bizonyos ideig meg kell őrizniük a munkavállaló foglalkoztatási történetét. A kérdés az, hogy mennyi ideig őriznek a munkáltatók nyilvántartást a munkavállaló felmondása után? A válasz erre a kérdésre a nyilvántartás típusától és az alkalmazandó állami vagy szövetségi törvényektől függően változik. Ebben a cikkben a felmondás utáni megfelelő munkavállalói nyilvántartás fontosságát és a különböző típusú nyilvántartások megőrzésének időtartamát vizsgáljuk meg.
A megfelelő munkavállalói nyilvántartás a humánerőforrás-gazdálkodás egyik alapvető szempontja. Ezek a nyilvántartások kulcsfontosságúak mind a munkáltató, mind a munkavállaló érdekeinek védelmében. A munkáltatóknak nyilvántartást kell vezetniük a munkavállaló foglalkoztatási történetéről, beleértve a felvételt, az előléptetést, a fegyelmi intézkedéseket és a felmondást. Ezek a nyilvántartások felhasználhatók a jogellenes felmondással, diszkriminációval vagy más, foglalkoztatással kapcsolatos perekkel szembeni védekezéshez. Másrészt a munkavállalók ezeket a nyilvántartásokat felhasználhatják a munkanélküli ellátásra való jogosultságuk bizonyítására, egy másik munkahely megszerzésére vagy jobb végkielégítésről szóló tárgyalásokra.
A munkavállalói nyilvántartások felmondás utáni megőrzésének időtartama a nyilvántartás típusától és az alkalmazandó szövetségi vagy állami törvénytől függ. Például a munkáltatóknak a Fair Labor Standards Act (FLSA) értelmében legalább három évig meg kell őrizniük a bérszámfejtési nyilvántartásokat. Ezek a nyilvántartások tartalmazzák a munkavállaló nevét, címét, társadalombiztosítási számát, a megkeresett béreket, a ledolgozott órákat és a levonásokat. Hasonlóképpen, a munkáltatóknak a munkahelyi sérülésekről és megbetegedésekről szóló nyilvántartást legalább öt évig meg kell őrizniük a munkahelyi biztonságról és egészségvédelemről szóló törvény (OSHA) értelmében.
A munkáltatóknak a munkavállaló felmondása után is meg kell őrizniük a személyi aktákat egy bizonyos ideig. A személyzeti akták tartalmazzák a munkavállaló foglalkoztatási történetére vonatkozó információkat, például az álláspályázatot, az önéletrajzot, a teljesítményértékeléseket, a fegyelmi intézkedéseket és a felmondólevelet. A személyi akták megőrzésének időtartama államonként eltérő. A legtöbb állam azonban megköveteli a munkáltatóktól, hogy a munkavállaló felmondását követően legalább három évig megőrizzék ezeket az iratokat.
Összefoglalva, a felmondás utáni megfelelő munkavállalói nyilvántartás kulcsfontosságú mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára. A munkáltatóknak nyilvántartást kell vezetniük a munkavállaló foglalkoztatási történetéről, beleértve a bérszámfejtési nyilvántartásokat, a munkahelyi sérüléseket és a személyzeti aktákat. E nyilvántartások megőrzésének időtartama a nyilvántartás típusától és az alkalmazandó állami vagy szövetségi törvényektől függően változik. E nyilvántartások vezetésének elmulasztása jogi felelősséget vagy büntetést vonhat maga után. Ezért a munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy megfeleljenek a nyilvántartási törvényeknek, és pontos és naprakész nyilvántartást vezessenek alkalmazottaik foglalkoztatási történetéről.
Az Egyesült Államokban számos olyan személyzeti nyilvántartás van, amelyet a munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük. Ezek a nyilvántartások a következők:
1. Bérszámfejtési nyilvántartások: A munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük a bérszámfejtési nyilvántartásokat, beleértve a munkavállalók munkaidő-kártyáit, a bértételeket, a levonásokat és egyéb bérszámfejtéssel kapcsolatos információkat.
2. Adóügyi nyilvántartások: A munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük az összes adózással kapcsolatos nyilvántartást, beleértve a W-2 nyomtatványokat, a 1099-es nyomtatványokat és más adózással kapcsolatos dokumentumokat.
3. Munkavállalói akták: A munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük bizonyos munkavállalói aktákat, beleértve az álláspályázatokat, önéletrajzokat, teljesítményértékeléseket, fegyelmi feljegyzéseket és más hasonló dokumentumokat.
4. Juttatási tervekkel kapcsolatos nyilvántartások: A munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük a munkavállalói juttatási programokkal kapcsolatos nyilvántartásokat, beleértve a programdokumentumokat, a program összefoglaló leírásait, az éves jelentéseket és egyéb kapcsolódó dokumentumokat.
5. Bevándorlási nyilvántartások: A munkáltatóknak legalább 7 évig meg kell őrizniük bizonyos bevándorlással kapcsolatos nyilvántartásokat, beleértve az I-9 nyomtatványokat és más, a foglalkoztatási jogosultságot igazoló dokumentumokat.
Fontos, hogy a munkáltatók ezeket a nyilvántartásokat a teljes 7 éves időszak alatt megőrizzék, hogy biztosítsák a szövetségi és állami szabályozásoknak való megfelelést. Emellett a munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy ezeket a nyilvántartásokat megfelelően tárolják és védjék az elvesztés, lopás vagy sérülés megelőzése érdekében.
Általános szabályként ajánlott, hogy a régi munkavállalói aktákat legalább hét évig meg kell őrizni, miután a munkavállaló elhagyta a szervezetet. Ennek oka, hogy bizonyos nyilvántartások, például az adóügyi nyilvántartások, a bérszámfejtési nyilvántartások és a juttatási nyilvántartások meghatározott ideig történő megőrzésére vonatkozó jogi követelmények lehetnek.
A minimális megőrzési időszak letelte után megfontolhatja a régi munkavállalói akták megsemmisítését. Fontos azonban, hogy a volt alkalmazottak magánéletének védelme érdekében gondoskodjon arról, hogy az aktákban szereplő érzékeny vagy bizalmas információkat biztonságosan megsemmisítse. Ez magában foglalhatja a papíralapú nyilvántartások megsemmisítését vagy az elektronikus nyilvántartások biztonságos törlését.
Mindig jó gyakorlat, ha jogi tanácsadóval vagy HR-szakértővel egyeztet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy betartja-e a munkavállalói iratok megőrzésével és megsemmisítésével kapcsolatos valamennyi alkalmazandó törvényt és rendeletet. Ezenkívül hasznos lehet egy írásos szabályzat, amely felvázolja a vállalatnak a munkavállalói nyilvántartások megőrzésére és megsemmisítésére vonatkozó eljárásait, hogy biztosítsa a szervezeten belüli következetességet és megfelelőséget.
Ha egy vállalat megszűnik, a munkavállalói nyilvántartások kezelésének felelőssége a vállalat vezetőségére hárul. A legtöbb esetben a vállalat vezetőségének jogi kötelezettsége, hogy a megszűnést követően egy bizonyos ideig megőrizze a munkavállalói nyilvántartásokat. A munkavállalói nyilvántartások megőrzésének időtartama a nyilvántartás típusától és a vállalat működési területének joghatóságától függően változhat.
A munkavállalói nyilvántartások jellemzően olyan információkat tartalmaznak, mint a munkaszerződések, személyzeti akták, bérszámfejtési információk, adónyomtatványok, egészségügyi és biztonsági nyilvántartások, valamint az egyén foglalkoztatásával kapcsolatos bármely más releváns dokumentum. Ezeket a nyilvántartásokat biztonságos és bizalmas helyen kell tárolni, és nem szabad megsemmisíteni vagy törölni őket a jogszabályban előírt megőrzési időszak lejártáig.
Bizonyos esetekben a munkavállalói nyilvántartások kezelésének felelőssége átruházható egy másik vállalatra, ha a vállalkozást eladják vagy egy másik vállalattal egyesítik. Ilyen esetekben az új vállalatnak ugyanazoknak a megőrzési és titoktartási követelményeknek kell megfelelnie, mint az eredeti vállalatnak.
Fontos, hogy a vállalatok világos irányelvekkel és eljárásokkal rendelkezzenek a munkavállalói nyilvántartások kezelésére, beleértve a nyilvántartások biztonságos megsemmisítésére vonatkozó eljárásokat is, ha a megőrzési időszak lejárt. A nyilvántartási követelmények be nem tartása jogi és pénzügyi szankciókat vonhat maga után.