Az üzleti tranzakciók pontos nyilvántartása elengedhetetlen a vállalat zökkenőmentes működéséhez. Ez nemcsak a pénzügyi tevékenységek nyomon követésében segít, hanem azt is biztosítja, hogy a vállalat tisztán lássa pénzügyi helyzetét. Az üzleti életben gyakori tranzakció az áruk vagy szolgáltatások hitelre történő vásárlása, amely váltófizetési kötelezettséget eredményez. Ebben a cikkben azt tárgyaljuk, hogyan kell naplóbejegyzést készíteni a Notes Payable vásárlásokhoz.
A váltófizetési kötelezettségen történő vásárlás rögzítésének első lépése a tranzakcióban érintett számlák azonosítása. A legtöbb esetben ezek a számlák a Kintlévőségek és a Jegybanki kötelezettségek lesznek. A Fizetendő számlák egy forrásszámla, amely a hitelre vásárolt árukért vagy szolgáltatásokért a szállítóknak járó összeget rögzíti. Másrészt a váltófizetési kötelezettség egy hosszú lejáratú kötelezettségszámla, amely a hitelezőnek járó összeget rögzíti, amikor a vállalat kölcsönt vesz fel.
A második lépés a tranzakció rögzítése az általános naplóban. Az általános napló az eredeti könyvelés könyve, amelyben minden tranzakciót időrendi sorrendben rögzítenek. A váltófizetési kötelezettségen történő vásárlás rögzítéséhez a következő naplóbejegyzést használjuk:
Fizetendő számlák (vagy a szállító neve) Terhelés
Fizetendő váltók Hitel
Tegyük fel például, hogy egy vállalat 10 000 dollár értékű árut vásárol hitelre egy szállítótól. A vállalat egy váltót is aláír, hogy 60 napon belül kifizeti a szállítót. A naplóbejegyzés ehhez a tranzakcióhoz a következő lenne:
A harmadik lépés a tranzakció főkönyvi könyvelése. A főkönyv egy olyan könyv, amely a vállalat összes számláját és azok egyenlegét tartalmazza. A főkönyvi naplóban rögzített minden egyes tranzakciót a főkönyv megfelelő számláira könyvelünk. A váltófizetési kötelezettségen történő vásárlás esetében a naplóbejegyzés a szállítói és a váltófizetési számlákra kerül könyvelésre.
Végül elengedhetetlen a számlák rendszeres egyeztetése annak biztosítása érdekében, hogy a főkönyvi egyenlegek megfeleljenek a számlák tényleges egyenlegeinek. Ez a folyamat magában foglalja a számlák egyenlegeinek összehasonlítását a főkönyvi könyvelés egyenlegeivel, és az esetleges eltérések kiigazítását.
Összefoglalva, a beszerzések pontos nyilvántartásának vezetése a Fizetendő megjegyzéseken alapvető fontosságú minden vállalat számára. A fent vázolt lépések követésével a vállalatok biztosíthatják, hogy ezeket a tranzakciókat helyesen rögzítsék, és világos képet kapjanak pénzügyi helyzetükről.
A beszerzésre vonatkozó naplóbejegyzés az alkalmazott fizetési módtól függ.
Hitelre történő vásárlás esetén a naplóbejegyzés a következő lesz:
Terhelés: Vásárlás
Hitel: Fizetendő számlák
Ez azt jelenti, hogy a vásárolt áruk vagy szolgáltatások költsége a Vásárlás számlán kerül terhelésre, a szállítónak járó összeg pedig a Fizetendő számlán kerül jóváírásra.
Készpénzes vásárlás esetén a naplóbejegyzés a következő lesz:
Terhelés: Ez azt jelenti, hogy a vásárolt áruk vagy szolgáltatások költsége megterheli a Beszerzések számlát, és a vásárlás kifizetésére használt készpénz jóváírásra kerül a Készpénz számlán.
Bizonyos esetekben kedvezményt lehet felajánlani az idő előtti fizetésért. Ebben az esetben a naplóbejegyzés a következő lesz:
Terhelés: Ez azt jelenti, hogy a szállítónak járó összeg megterheli a Tartozások számláját, és a vásárlás kifizetésére használt készpénz jóváírásra kerül a Pénztár számlán. Emellett a kapott árengedményt jóváírják a Kapott árengedmény számlán.
Fontos megjegyezni, hogy az e naplóbejegyzésekhez használt konkrét számlák a vállalat számlakeretétől és számviteli gyakorlatától függően változhatnak.
Amikor egy vállalkozás vásárlást hajt végre, a tranzakciót rögzítenie kell a számviteli nyilvántartásaiban. Ezt úgy lehet megtenni, hogy a naplóban vásárlási könyvelést készít.
A beszerzési tétel átvezetésének első lépése a tranzakció által érintett számlák azonosítása. Például, ha a vállalkozás készletet vásárol hitelre, akkor a következő számlák lesznek érintettek:
– Készlet (eszközszámla)
– Fizetendő számlák (forrásszámla)
A beszerzési bejegyzés a Készletszámla terhelését tartalmazza az eszközök növekedésének rögzítésére, és a Fizetendő számlák jóváírását a kötelezettségek növekedésének rögzítésére.
A bejegyzés a tranzakció sajátosságaitól függően más számlákat is tartalmazhat. Például, ha a vállalkozás készpénzzel fizet a vásárlásért, a bejegyzés a Készpénz számla jóváírását tartalmazza.
A beszerzési bejegyzésnek tartalmaznia kell a tranzakció leírását, a tranzakció dátumát és a tranzakció összegét. A könyvelést dokumentációval is alá kell támasztani, például számlával vagy megrendeléssel.
Miután a könyvelés megtörtént a naplóban, azt a megfelelő főkönyvi számlákra kell könyvelni. Ez frissíti a számlák egyenlegét, és pontos képet ad a vállalkozás pénzügyi helyzetéről.
A váltókötelezettség olyan kötelezettségre utal, amellyel egy vállalat egy másik szervezetnek vagy magánszemélynek tartozik, amely dokumentált, és amely magában foglal egy írásos ígéretet egy meghatározott pénzösszegnek egy bizonyos időpontban vagy meghatározott időközönként történő kifizetésére. A váltót jellemzően rövid lejáratú, általában egy évnél rövidebb lejáratú hitelfelvételre használják.
A váltófizetési kötelezettségre példa lehet egy vállalat, amely pénzt vesz fel egy banktól működésének finanszírozására. A vállalat egy váltót írna alá, amely ismertetné a kölcsön feltételeit, beleértve a kamatlábat, a visszafizetési ütemtervet és a késedelmes fizetésért járó szankciókat. A váltó a vállalat váltókötelezettségének minősül, és a vállalatnak a megállapodásnak megfelelően időben kell teljesítenie a kifizetéseket.
Egy másik példa lehet, hogy egy vállalat pénzt vesz fel kölcsön egy beszállítótól vagy szállítótól, és vállalja, hogy egy meghatározott időn belül visszafizeti azt. Ez szintén váltófizetési kötelezettségnek minősül, mivel a vállalat írásos ígéretet tett arra, hogy egy bizonyos időn belül visszafizeti a szállítónak.
Mindkét esetben a váltófizetési kötelezettség rövid távú kötelezettséget jelent a vállalat számára, és a megállapodás szerinti kifizetések elmulasztása szankciókat vonhat maga után, és ronthatja a vállalat hitelképességét.