A pontos nyilvántartások vezetése kulcsfontosságú a sikeres vállalkozás működtetésében. A pénzügyi kimutatásoktól és adóbevallásoktól kezdve az alkalmazottak nyilvántartásán át az ügyféladatokig a vállalkozásoknak a dokumentáció széles skáláját kell nyomon követniük. Az egyik terület, amely gyakran kérdéseket vet fel az üzlettulajdonosok számára, a hitelkártya bizonylatok megőrzése. Mennyi ideig kell egy vállalkozásnak megőriznie a hitelkártya-bevételeket? Az alábbiakat kell tudnia.
Bár nincs olyan szövetségi törvény, amely előírná, hogy a vállalkozásoknak mennyi ideig kell megőrizniük a hitelkártya-bevételeket, a hitelkártya-információk megőrzésére vonatkozó előírások vannak érvényben. A Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) előírja a hitelkártyás fizetéseket elfogadó vállalkozások számára, hogy a kártyabirtokosok adatait biztonságosan tárolják és megsemmisítsék, ha már nincs rájuk szükség. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozások nem őrizhetik meg a hitelkártya-bevételeket a szükségesnél hosszabb ideig.
A PCI DSS-nek és más előírásoknak való megfelelés biztosítása érdekében a vállalkozásoknak olyan dokumentummegőrzési szabályzatot kell kidolgozniuk, amely egyértelműen meghatározza, hogy a hitelkártya-bevételeket és egyéb nyilvántartásokat mennyi ideig kell megőrizni. A szabályzatnak figyelembe kell vennie mind a jogi követelményeket, mind az üzleti igényeket, például a pénzügyi jelentéshez szükséges nyilvántartások megőrzésének szükségességét.
Általánosságban ajánlott, hogy a vállalkozások legalább három évig őrizzék meg a hitelkártya-bevételeket. Ez elegendő időt biztosít az esetlegesen felmerülő vitás esetek vagy visszaterhelések azonosítására és megoldására. Egyes vállalkozások azonban dönthetnek úgy, hogy hosszabb ideig őrzik meg a bizonylatokat, különösen, ha erre állami vagy helyi törvények kötelezik őket.
A hitelkártya-bevételek tárolásakor a vállalkozásoknak lépéseket kell tenniük annak biztosítására, hogy azokat biztonságban tartsák és védjék a lopástól vagy a jogosulatlan hozzáféréstől. Ez magában foglalhatja biztonságos tárolási rendszerek, például zárt szekrények vagy jelszavas védelemmel és titkosítással ellátott digitális tárolás használatát.
Amikor eljön a hitelkártya-bevételek megsemmisítésének ideje, a vállalkozásoknak ügyelniük kell arra, hogy ezt megfelelően tegyék. Ha a nyugtákat egyszerűen a szemétbe dobják, a kártyabirtokosok érzékeny adatai potenciális személyazonosság-lopásnak vagy csalásnak lehetnek kitéve. Ehelyett a vállalkozásoknak meg kell aprítaniuk vagy el kell égetniük a nyugtákat, hogy azok biztonságosan megsemmisüljenek.
Összefoglalva, a vállalkozásoknak prioritásként kell kezelniük a megfelelő nyilvántartást, beleértve a hitelkártya-bevételek megőrzését is. A jogi követelményeket és az üzleti igényeket figyelembe vevő dokumentummegőrzési politika kidolgozásával, valamint a megfelelő tárolási és megsemmisítési eljárások végrehajtásával a vállalkozások biztosíthatják, hogy megfeleljenek az előírásoknak, és megvédjék ügyfeleik érzékeny adatait.
Általánosságban ajánlott, hogy ne dobja ki a hitelkártya nyugtákat, mivel azok a vásárlás fontos bizonyítékául szolgálnak, és nyilvántartási célokra is felhasználhatók. Abban az esetben, ha bármilyen eltérés van a számlázási kimutatásban, a blokkok segítségével ellenőrizheti a vásárlásait, és vitathatja az esetleges hibákat. Emellett a hitelkártya-bevételek nyomon követése segíthet abban, hogy a költségvetésen belül maradjon, és figyelemmel kísérje kiadásait. Abban az esetben, ha vissza kell küldenie egy terméket, a vásárlást igazoló bizonylatra is szükség lesz. Ha azonban már egyeztette a számlakivonatát, és már nincs szüksége a nyugtákra, biztonsági okokból megsemmisítheti azokat. Fontos megjegyezni, hogy mindig kövesse a hitelkártya-kibocsátó vagy a pénzintézet egyedi irányelveit a hitelkártya-bevételek nyilvántartására és megsemmisítésére vonatkozóan.
Igen, több okból is ajánlott minden üzleti bizonylatot megőrizni. Először is, az üzleti kiadások pontos nyilvántartása elengedhetetlen az adózás szempontjából. Ellenőrzés esetén az Internal Revenue Service (IRS) kérheti az adóbevallásában feltüntetett üzleti költségek alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Másodszor, a bizonylatok megőrzése segíthet nyomon követni a kiadásait, és azonosítani azokat a területeket, ahol csökkentheti a költségeket vagy javíthatja a költségvetését. Ezenkívül a bizonylatok megőrzése segíthet a pénzügyi előrejelzésben, a költségvetés tervezésében és a pénzügyi jelentéstételben. Végezetül, néhány nyugta tartalmazhat olyan szavatosságokat vagy garanciákat, amelyekre a jövőben hivatkoznia kell.
Fontos megjegyezni, hogy az IRS-nek különleges követelményei vannak a nyilvántartások vezetésére vonatkozóan, és a különböző típusú kiadásoknak eltérő megőrzési időszaka lehet. Például a munkaadót terhelő nyilvántartásokat legalább négy évig kell megőriznie, míg az ingatlanokkal kapcsolatos nyilvántartásokat addig kell megőrizni, amíg az elévülési idő le nem jár abban az évben, amelyben az ingatlant elidegenítette. Célszerű konzultálni egy adószakértővel vagy könyvelővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges nyilvántartási követelménynek eleget tesz.
Az, hogy az üzletek mennyi ideig őrzik meg a nyugtákat, az üzletpolitikájuktól és a jogszabályi előírásoktól függően változhat. Általában a legtöbb üzlet 30 naptól több évig terjedő ideig őrzi meg a nyugtákat. Egyes üzletek hosszabb ideig is megőrizhetik a nyugtákat, ha kiterjesztett garanciát vagy a szokásos időkeretet meghaladó visszaküldési politikát kínálnak.
Emellett bizonyos típusú nyugtákat jogi előírások miatt hosszabb ideig is meg kell őrizni. Például a hitelkártyás fizetéseket elfogadó vállalkozásoknak a törvény szerint legalább két évig meg kell őrizniük a tranzakciós nyilvántartásokat.
Mindig érdemes megőrizni a fontos vásárlásokról szóló bizonylatok másolatát, különösen akkor, ha várhatóan szükség lesz rájuk visszatérítés, jótállás vagy adózás miatt. Ha elveszíti a blokkot, gyakran kérhet másolatot az üzletben, ha hitel- vagy bankkártyával fizetett, mivel a tranzakciót rögzítik a rendszerükben.