Az orvosi rendelők forgalmas helyek, és a telefon az egyik legfontosabb módja annak, hogy a betegek és az ügyfelek kommunikáljanak az orvosokkal, ápolókkal és az adminisztratív személyzettel. A megfelelő telefonos etikett betartása elengedhetetlen ahhoz, hogy a hívókat tisztelettel és professzionálisan kezeljék. Íme az orvosi irodai telefonos etikett hét szabálya, amelyet minden munkatársnak be kell tartania.
Az első benyomás, amelyet a hívó az Ön orvosi rendelőjéről kap, az, ahogyan a telefont felveszik. Győződjön meg róla, hogy a telefont azonnal, ideális esetben három csörgésen belül felveszik, és hogy a köszönés professzionális és barátságos. Egy egyszerű üdvözlés, mint például „Jó reggelt, köszönöm, hogy az XYZ orvosi rendelőt hívta, miben segíthetek?” sokat segíthet abban, hogy a hívó úgy érezze, szívesen látják.
A hívó üdvözlése után fontos, hogy azonosítsa magát és az orvosi rendelőt, amelyet képvisel. Ez tudatja a hívóval, hogy jó helyen van, és személyes jelleget is kölcsönöz az interakciónak. Például: „Itt Jane vagyok az XYZ orvosi rendelőből, miben segíthetek ma?”.
Az aktív hallgatás a megfelelő telefonos etikett egyik legfontosabb eleme. Ez azt jelenti, hogy odafigyel a hívó igényeire, tisztázó kérdéseket tesz fel, és hasznos információkkal szolgál. Az is fontos, hogy türelmes legyen, különösen akkor, ha olyan hívókkal van dolga, akik esetleg szoronganak vagy idegesek. Hagyja a hívót beszélni anélkül, hogy félbeszakítaná, és ne siettesse a beszélgetést.
Amikor telefonon beszél, fontos, hogy világosan és szakszerűen beszéljen. Kerülje az olyan szleng, szakzsargon vagy rövidítések használatát, amelyeket a hívó fél esetleg nem ért. Emellett beszéljen mérsékelt tempóban és hangnemben, hogy a hívó fél hallja és értse Önt.
Ha a hívót át kell irányítani egy másik részleghez vagy munkatárshoz, elengedhetetlen a megfelelő telefonos etikett betartása. Először is kérdezze meg a hívót, hogy nem bánja-e, ha átkapcsolják, és magyarázza el, hogy miért kapcsolják át. Másodszor, mutassa be a hívónak azt a személyt, akinek átkapcsolják, és adjon meg minden szükséges információt. Végül a hívás befejezése előtt győződjön meg arról, hogy a hívó fél sikeresen átkapcsolódott.
Ha a hívó hangpostát vagy üzenetet hagy, fontos, hogy azonnal nyomon kövesse a hívást. Ideális esetben a hívóknak 24 órán belül választ kell kapniuk. Még ha a válasz csupán arról szól is, hogy tájékoztatja a hívót, hogy üzenete megérkezett, és hogy Ön visszahívja, ez azt mutatja, hogy Ön komolyan veszi a hívó igényeit.
Végül pedig lényeges, hogy pozitívan fejezze be a hívást. Köszönje meg a hívónak a hívást, és adja tudtára, hogy értékeli az üzletét. Adott esetben ajánljon fel további segítséget vagy információt. A hívás barátságos és pozitív befejezése segíthet abban, hogy a hívó fél úgy érezze, megbecsülik és tisztelik.
Összefoglalva, a megfelelő telefonos etikett alapvető fontosságú az orvosi rendelőkben. E hét szabály betartásával a személyzet tagjai biztosíthatják, hogy a hívókkal tisztelettel és professzionálisan bánjanak, ami nagyban hozzájárulhat az orvosi rendelő pozitív hírnevének kialakításához.
Orvosi irodai munkatársként alapvető fontosságú a professzionalizmus és a megfelelő telefonos etikett megőrzése a hívások kezelése során. Íme néhány tipp és technika a betegekkel és más hívókkal való hatékony kommunikáció biztosításához:
1. Válaszoljon kedvesen és azonnal: Mindig három csöngetésen belül és barátságos hangnemben vegye fel a telefont. Üdvözölje a hívót szívélyesen, és mutatkozzon be, valamint adja meg az orvosi rendelő nevét.
2. Azonosítsa a hívót: Kérdezze meg a hívó nevét és a hívás okát. Ez segít személyessé tenni a beszélgetést, és a megfelelő személyhez irányítani a hívást.
3. Figyelmesen figyeljen: Legyen aktív hallgató, szenteljen teljes figyelmet a hívónak, és kerülje a félbeszakítást. Ez segít megérteni az igényeiket, és ennek megfelelően reagálni.
4. Legyen udvarias és professzionális: Használjon szakmai nyelvet, és kerülje a szleng vagy olyan rövidítések használatát, amelyeket a hívó fél esetleg nem ért. A félreértések elkerülése érdekében beszéljen világosan és tömören.
5. Ellenőrizze az információkat: A hívás megszakítása előtt mindig ellenőrizze a hívó fél nevének helyesírását, elérhetőségét és minden lényeges információt. Ez segít elkerülni a hibákat és a félreértéseket.
6. Ajánljon fel segítséget: Adja meg a hívónak a szükséges információkat, vagy irányítsa a megfelelő személyhez, aki segítséget tud nyújtani. Ha a hívó fél várakoztatásra kerül, tájékoztassa őt, és adja meg a várakozás becsült idejét.
7. Fejezze be a hívást szakszerűen: Köszönje meg a hívónak, hogy kapcsolatba lépett az orvosi rendelővel, és szükség esetén ajánlja fel segítségét a jövőben. Udvarias búcsúzással fejezze be a hívást.
Az alábbi orvosi rendelői telefonos etikett technikák betartásával pozitív benyomást kelthet orvosi rendelőjéről, és biztosíthatja a hatékony kommunikációt a betegekkel és más hívókkal.
A mobiltelefon-etikett azokra az irányelvekre utal, amelyek a mobileszközök megfelelő használatát szabályozzák a különböző helyzetekben. Íme hat követendő szabály a mobiltelefon-etikett tekintetében:
1. Legyen tekintettel a környezetére: Mindig legyen tisztában a környezetével, és kerülje a telefon használatát olyan helyeken, ahol az zavarhat másokat, például egy moziban vagy egy megbeszélésen.
2. Tartsa a telefonját néma vagy rezgő üzemmódban: Kerülje el mások zavarását azáltal, hogy telefonját hangtalan vagy rezgő üzemmódban tartja, különösen csendes helyeken, például könyvtárakban, istentiszteleti helyeken vagy megbeszélés közben.
3. Kerülje a hangos telefonálást: Amikor telefonál vagy fogad telefonhívásokat, beszéljen halkan, és kerülje a kiabálást vagy a hangos beszédet. Ez különösen fontos nyilvános helyeken, ahol mások hallótávolságon belül lehetnek.
4. Ne használja a telefonját vezetés közben: Jogellenes és veszélyes vezetés közben telefonálni. Ha hívást kell kezdeményeznie vagy fogadnia, előtte húzódjon félre egy biztonságos helyre.
5. Tartsa magánjellegűnek a beszélgetéseit: Kerülje a személyes vagy bizalmas információk telefonon történő megbeszélését nyilvános helyeken, ahol mások meghallhatják. Ha magánbeszélgetést kell folytatnia, keressen egy csendes és félreeső helyet.
6. Tartsa tiszteletben mások határait: Tartsa tiszteletben mások igényeit és preferenciáit, ha mobiltelefon-használatról van szó. Ha valaki arra kéri, hogy tegye el a telefonját, vagy kapcsolja ki, tegyen eleget a kérésének, hogy ne okozzon felesleges zavaró körülményeket.