Az üzleti megbeszélések minden szervezet alapvető részét képezik. Segítenek az ötletelésben, a fontos döntések meghozatalában és a folyamatban lévő projektek előrehaladásának megvitatásában. Egy üzleti megbeszélés megszervezése azonban ijesztő feladat lehet, különösen, ha különböző helyekről vagy részlegekről érkező emberek vesznek részt rajta. Ebben a cikkben azokat a lépéseket tárgyaljuk, amelyeket meg kell tennie egy sikeres üzleti megbeszélés megszervezéséhez.
Az üzleti megbeszélés megszervezésének első lépése a megbeszélés céljának meghatározása. Tisztában kell lennie azzal, hogy mit szeretne elérni a találkozóval. Ez egy ötletbörze, egy döntéshozatali ülés vagy egy előrehaladási jelentés? Miután meghatározta a célt, eldöntheti, hogy kik vegyenek részt az értekezleten.
A napirend egy olyan dokumentum, amely felvázolja a megbeszélés során megvitatandó témákat. Segít az értekezlet menetrendjének betartásában, és biztosítja, hogy minden fontos témára kitérjenek. A napirend készítésekor ügyeljen arra, hogy tartalmazza az egyes témákra szánt időt, az előadó személy nevét és a várható eredményt.
A megbeszélés helyszínének kiválasztása nagyban hozzájárulhat annak sikeréhez. Olyan helyszínt kell választania, amely minden résztvevő számára könnyen megközelíthető, rendelkezik a szükséges berendezésekkel, például kivetítőkkel és mikrofonokkal, és elegendő hely van ahhoz, hogy mindenki kényelmesen elférjen. Ha virtuális megbeszélést szervez, mindenképpen megbízható videokonferenciaplatformot válasszon.
Miután meghatározta a célt, összeállított egy napirendet és kiválasztotta a helyszínt, itt az ideje, hogy meghívókat küldjön a résztvevőknek. Győződjön meg róla, hogy minden szükséges adatot megad, például a megbeszélés dátumát, időpontját és helyszínét. Néhány nappal az értekezlet előtt meg kell erősítenie az egyes résztvevők részvételét is. Ez segít abban, hogy a napirend vagy a helyszín esetlegesen szükséges módosításait elvégezhesse.
Összefoglalva, egy üzleti megbeszélés megszervezése megfelelő tervezést és szervezést igényel. Tisztában kell lennie a céllal, össze kell állítania a napirendet, ki kell választania a megfelelő helyszínt, és meg kell erősítenie a résztvevőket. Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy üzleti megbeszélése sikeres legyen, és elérje a kitűzött célokat.
A megbeszélések szervezésének négy fő típusa létezik, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. Ezek az elrendezések a következők:
1. Személyes találkozók: Ez az értekezlet hagyományos formája, ahol minden résztvevő ugyanazon a fizikai helyszínen gyűlik össze. Ez a fajta megbeszélés ideális kapcsolatépítésre, ötletelésre és összetett kérdések megvitatására. Ugyanakkor nehéz lehet ütemezni, és költséges lehet, ha a résztvevőknek nagy távolságokra kell utazniuk.
2. Videokonferencia: Ez az értekezlettípus lehetővé teszi, hogy a résztvevők különböző helyszínekről videón és hangon keresztül kapcsolódjanak egymáshoz. Ez a fajta megbeszélés ideális távoli csapatok számára, megtakarítja az utazási időt és költségeket, és a későbbi referenciákhoz rögzíthető. Előfordulhatnak azonban technikai nehézségek, és a kapcsolatépítés szempontjából nem biztos, hogy olyan hatékony, mint a személyes találkozók.
3. Telefonkonferencia: Ez a videokonferencia egyszerűbb változata, ahol a résztvevők videó helyett telefonon keresztül kapcsolódnak. Ez a fajta megbeszélés ideális gyors megbeszélésekhez vagy ellenőrző megbeszélésekhez, és megtakarítja az utazási időt és költségeket. Nehéz lehet azonban felmérni a nonverbális jelzéseket, és a résztvevők kevésbé lehetnek elkötelezettek.
4. Webkonferencia: Ez a videokonferencia és a telefonkonferencia kombinációja, amelynek további előnye a képernyőmegosztás és a dokumentum-együttműködés. Ez a fajta megbeszélés ideális távoli csapatok számára, megtakarítja az utazási időt és költségeket, és a későbbi referenciákhoz rögzíthető. Előfordulhatnak azonban technikai nehézségek, és a kapcsolatépítés szempontjából nem biztos, hogy olyan hatékony, mint a személyes találkozók.
Amikor megbeszélést szervez, fontos, hogy világos és tömör legyen a kommunikáció. Íme néhány lépés, amelyet érdemes követni egy találkozó megszervezésekor:
1. Kezdje udvarias üdvözléssel: Kezdje üzenetét azzal, hogy udvarias üdvözléssel szólítja meg a megkeresett személyt. Például: „Kedves [név], remélem, ez az üzenet jól találja Önt”.
2. Jelezze a találkozó célját: A nyitó mondatban egyértelműen jelölje meg a találkozó célját. Például: „Szeretnék egy találkozót szervezni a [téma] megbeszélése céljából”.
3. Javasoljon néhány időpontot és időpontot: Ajánljon fel néhány olyan időpontot és időpontot, amely Önnek megfelel, és kérdezze meg, hogy ezek közül valamelyik időpont megfelel-e a másik félnek. Feltétlenül adja meg az időzónát, ha különböző helyeken tartózkodnak. Például: „A [dátum] [időpontban] vagy a [dátum] [időpontban] megfelelne neked?”.
4. Adjon meg részleteket a helyszínről és a formátumról: Tudassa az illetővel, hogy hol lesz a megbeszélés, és hogy az személyesen vagy virtuálisan zajlik-e. Ha virtuális, adja meg a linket vagy a betárcsázási információkat. Például: „A megbeszélésre a [helyszín] helyszínen kerül sor, személyesen. Alternatívaként a megbeszélést virtuálisan is megtarthatjuk a [platform] segítségével.”
5. Erősítse meg a találkozót: Üzenete végén kérje meg a személyt, hogy erősítse meg a találkozót, és köszönje meg, hogy időt szánt rá. Például: „Kérem, tudassa velem, ha az említett időpontok bármelyike megfelel Önnek. Alig várom, hogy beszélhessek Önnel. Köszönöm.”
Ha ezeket a lépéseket követi, udvariasan, világosan és hatékonyan tud találkozót szervezni.