Amikor üzleti levelezésről van szó, fontos, hogy a legapróbb részletekre is odafigyeljünk. Az, ahogyan a levelet befejezi, maradandó benyomást hagyhat az olvasóban, ezért nagyon fontos, hogy jól csinálja. De pontosan minek kell utoljára szerepelnie egy üzleti levélben? Nézzük meg közelebbről.
Az üzleti levelek befejezésének leggyakoribb módja a kiegészítő zárszó. Ez egy udvarias mondat, amely kifejezi üdvözletét, és amelyet az aláírása követ. Példák a kiegészítő zárszóra: „Tisztelettel”, „Üdvözlettel”, „Tisztelettel” és „Meleg üdvözlettel”. Fontos, hogy a levél hangvételéhez és a címzetthez fűződő kapcsolatához illő kiegészítő zárómondatot válasszon.
A kiegészítő zárszó után hagyjon helyet az aláírásának. Az aláírásnak tartalmaznia kell a teljes nevét, nem csak a keresztnevét vagy a kezdőbetűit. Ha a levelet e-mailben küldi, használhat digitális aláírást, vagy egyszerűen beírhatja a nevét.
A levél jellegétől függően az aláírás után utóiratot (P.S.) is elhelyezhet. Az utóirat egy kiegészítő üzenet, amely a levél megírása és aláírása után kerül hozzá. Használható egy pont hangsúlyozására, új információk hozzáadására vagy akár viccelődésre is. Ha azonban sok mondanivalója van az utóiratban, valószínűleg az a legjobb, ha inkább a levél törzsszövegébe illeszti.
Végezetül csatoljon minden olyan mellékletet vagy csatolmányt, amelyre a levél törzsszövegében hivatkozik. Ez lehet bármi, az önéletrajztól kezdve a szerződésen át a brosúráig. Ha több dokumentumot küld, mindenképpen sorolja fel őket a sorrendjükben.
Összefoglalva, egy üzleti levél befejezése apró részletnek tűnhet, de nagy hatással lehet arra, hogyan fogadják az üzenetét. Ha követi ezeket az irányelveket, biztosíthatja, hogy levele professzionális és csiszolt hangnemben érjen véget.
Az üzleti levelek helyes sorrendje a következő:
1. Az Ön elérhetőségei: Kezdje a levelet az elérhetőségi adatokkal, beleértve a teljes nevét, a munkakörét, a cég nevét, a címét, a telefonszámát és az e-mail címét.
2. Dátum: Az elérhetőségi adatok után tüntesse fel a levél dátumát. A dátumot teljes terjedelmében kell megírni, beleértve a hónapot, a napot és az évet.
3. A címzett elérhetőségei: Ezután adja meg a címzett elérhetőségi adatait, beleértve a teljes nevét, munkakörét, cégnevét, címét, telefonszámát és e-mail címét.
4. Üdvözlés: A címzett elérhetőségi adatai után írja be a köszöntést. Ennek egy hivatalos üdvözlésnek kell lennie, például „Kedves Smith úr” vagy „Kedves Johnson asszony”.
5. A levél szövege: A levél törzsét bekezdésekben kell megírni, és tartalmaznia kell a levél fő üzenetét vagy célját. Legyen világos és tömör az írás, és kerülje a túlságosan szakszerű vagy szakzsargonnal teli nyelvezetet.
6. Zárás: A levél törzsszövege után tartalmazzon zárszót. Ennek udvarias és professzionális módon kell befejeznie a levelet, például „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel”.
7. Aláírás: Végezetül tartalmazza az aláírását és a nyomtatott nevét. Ha a levelet e-mailben vagy más elektronikus úton küldi el, a gépelt aláírás is elfogadható.
Összességében fontos, hogy a levélben végig professzionális és udvarias hangnemet tartson fenn, és elküldés előtt gondosan ellenőrizze a helyesírási és nyelvtani hibákat.
Egy hivatalos levélben a zárszó következik utoljára. A zárszó egy udvarias kifejezés, amelyet a levél befejezésére használnak, és a levél lezárásának jelzésére szolgál. A lezárást vesszőnek kell követnie, majd az író aláírásának kell következnie, amelyet általában a lezárás alatti sorban helyeznek el. A hivatalos levelekben gyakran használt zárószavak közé tartozik az „Őszintén”, a „Tisztelettel” és a „Tisztelettel”. Fontos, hogy a levél hangnemének, valamint az író és a címzett közötti kapcsolatnak megfelelő zárószót válasszon. Emellett fontos, hogy a zárszó összhangban legyen a levél formasági szintjével.
Az utolsó dolog egy levélben a lezárás vagy a bókoló zárszó. Ez egy udvarias módja a levél befejezésének, valamint a címzett iránti megbecsülés és tisztelet kifejezése. A zárszó a levél jellegétől, valamint a feladó és a címzett közötti kapcsolattól függően változhat. Néhány gyakori zárszó: „Tisztelettel”, „Üdvözlettel”, „Üdvözlettel”, „Üdvözlettel”, „Szívélyes üdvözlettel” és „Üdvözlettel”. Fontos, hogy a levél hangvétele és a formalitás szintje alapján válasszuk ki a megfelelő lezárást. A zárszó után a feladónak hagynia kell néhány sort az aláírásra, majd a nevét, címét és minden egyéb fontos elérhetőségi adatot.
A hivatalos levélformátum helyes sorrendje a következő:
1. A feladó adatai: A feladó adatait a levél elején kell elhelyezni, beleértve a feladó teljes nevét, munkakörét, cégnevét és címét.
2. Dátum: A dátumot a feladó adatai után, az oldal bal oldalán kell elhelyezni.
3. A címzett adatai: A címzett adatait a dátum után kell elhelyezni, beleértve a teljes nevét, munkakörét, cégnevét és címét.
4. Üdvözlés: A címzett adatai után egy hivatalos megszólításnak kell szerepelnie, mint például: „Tisztelt Mr./Mrs./Ms.”.
5. Törzs: A levél törzsének a köszöntés után kell következnie, és bekezdésekre kell tagolódnia, amelyek kifejtik a levél célját.
6. Zárás: A levél törzse után egy hivatalos zárszóra van szükség, mint például az „Őszintén” vagy a „Tisztelettel”.
7. Aláírás: A zárszó után hagyjon néhány helyet a feladónak, hogy aláírhassa a nevét.
8. Melléklet: Ha bármilyen dokumentumot csatol a levélhez, az aláírási sor alatt fel kell tüntetnie a „Melléklet” szót, majd a mellékelt tárgyak felsorolását.
9. CC: Ha a levél másolatát másnak küldi el, akkor a „CC” feliratot kell feltüntetnie a melléklet megjegyzés alatt, majd a másolatot kapó személy(ek) nevét és címét (címeit).
Fontos, hogy a hivatalos levélformátum helyes sorrendjét kövesse, hogy levele professzionálisnak és csiszoltnak tűnjön.