A működési költségek és az igazgatási költségek kétféle költségtípus, amelyek a vállalkozásoknál a működésük során felmerülnek. Bár mindkét költségtípus szükséges a vállalkozás mindennapi működéséhez, nem ugyanaz a kettő. A működési és az igazgatási költségek közötti különbség megértése fontos a vállalkozások tulajdonosai és vezetői számára, mivel segíthet nekik megalapozott döntéseket hozni az erőforrások elosztásáról és a pénzforgalom kezeléséről.
A működési költségek a vállalat termékeinek vagy szolgáltatásainak előállításával és értékesítésével kapcsolatos költségek. Ezek a kiadások közvetlenül kapcsolódnak a vállalat elsődleges üzleti tevékenységéhez, és olyan tételeket tartalmaznak, mint a nyersanyagok, a munkaerőköltségek, a bérleti díj, a közüzemi szolgáltatások és a marketingköltségek. Például egy gyártó vállalat működési költségei közé tartozhatnak a nyersanyagok költségei, a gyári munkásoknak fizetett bérek és juttatások, valamint a késztermékek vásárlókhoz történő szállításának költségei.
Az igazgatási költségek viszont a vállalkozás általános irányításával és adminisztrációjával kapcsolatos költségek. Ezek a költségek nem kapcsolódnak közvetlenül az áruk vagy szolgáltatások előállításához vagy értékesítéséhez, de mégis szükségesek a vállalkozás hatékony működéséhez. Az igazgatási kiadások közé tartoznak például az igazgatási személyzet fizetése és juttatásai, az irodabérlet és a közüzemi díjak, a jogi és számviteli díjak, valamint a biztosítási díjak.
A működési és igazgatási költségek közötti különbség jobb megértéséhez tekintsük egy kiskereskedelmi üzlet példáját. Az üzlet működési költségei közé tartozhatnak a készletköltségek, az értékesítési személyzetnek fizetett bérek és a vásárlók vonzására szolgáló reklámköltségek. Az üzlet adminisztratív kiadásai közé tartozhatnak viszont az üzlet székhelyének bérleti és közüzemi költségei, az adminisztratív személyzet, például az üzletvezető és a könyvelő fizetése és juttatásai, valamint a jogi és számviteli szolgáltatások költségei.
Az egyik legfontosabb különbség a működési és az igazgatási költségek között az, hogy míg a működési költségek jellemzően változóak és az üzleti tevékenység szintjétől függnek, addig az igazgatási költségek általában fixek, és nem változnak jelentősen az üzleti volumen változásával. Ez azt jelenti, hogy ha egy vállalkozás az értékesítés visszaesését tapasztalja, akkor a termelés csökkentésével vagy a munkavállalók elbocsátásával csökkentheti működési költségeit. Az igazgatási kiadásokat azonban nehezebb lehet csökkenteni, mivel ezek a költségek gyakran a folyamatos üzleti tevékenységhez kapcsolódnak, és nem lehet őket könnyen megszüntetni.
Összefoglalva, a működési és az igazgatási költségek közötti különbség megértése alapvető fontosságú a hatékony vállalatirányításhoz. E két költségtípus gondos elemzésével és az erőforrások elosztására vonatkozó megalapozott döntések meghozatalával a vállalkozások maximalizálhatják nyereségességüket és biztosíthatják hosszú távú sikerüket.
Az igazgatási kiadások azok a költségek, amelyek egy vállalkozásnál a napi működés és a vezetés támogatása érdekében merülnek fel. Ezek a kiadások nem kapcsolódnak közvetlenül az áruk vagy szolgáltatások előállításához vagy értékesítéséhez, hanem inkább a vállalkozás általános adminisztrációjával kapcsolatosak. Példák az igazgatási kiadásokra:
1. Az adminisztratív személyzet fizetése és bérezése: Ide tartoznak az adminisztratív feladatokat ellátó alkalmazottak, például recepciósok, titkárok és adminisztratív asszisztensek fizetése és bére.
2. Irodaszerek és berendezések: Ide tartoznak az írószerek, tonerkazetták, nyomtatópapír és egyéb, a szokásos üzletmenet során használt kellékek költségei. Tartalmazza továbbá az irodai berendezések, például a számítógépek, nyomtatók és telefonok költségeit.
3. Bérleti díj és közüzemi díjak: Ez tartalmazza az irodahelyiségek bérleti díját, valamint az olyan közüzemi szolgáltatások költségeit, mint az áram, a víz és a fűtés.
4. Biztosítás: Ez tartalmazza a vállalkozás biztosításának költségeit az olyan kockázatok ellen, mint a felelősség, a lopás és a vagyoni kár.
5. Könyvelési és jogi költségek: Ez magában foglalja a könyvelők és ügyvédek felbérlésének költségeit, hogy kezeljék a vállalkozás pénzügyi és jogi vonatkozásait.
6. Reklám- és marketingköltségek: Ez magában foglalja a vállalkozás különböző csatornákon, például a nyomtatott sajtóban, a közösségi médiában és az online hirdetéseken keresztül történő reklámozásának és népszerűsítésének költségeit.
7. Utazási és szórakozási költségek: Ide tartoznak az üzleti utazási, étkezési és szórakozási költségek, amelyek az alkalmazottaknál a vállalat nevében történő üzleti tevékenység során merülnek fel.
Összességében az adminisztratív költségek fontos részét képezik egy vállalkozás működési költségeinek, mivel szükségesek a vállalkozás zökkenőmentes és hatékony működéséhez.
A működési költségek három közös kategóriája a következő:
1. Értékesítési költségek: Ezek a termék vagy szolgáltatás értékesítése során felmerülő költségek. Az értékesítési költségek közé tartoznak például az értékesítési jutalékok, a reklám, a marketingköltségek és a szállítási költségek.
2. Általános és adminisztratív költségek: Ezek a vállalat általános adminisztrációjával kapcsolatban felmerülő költségek. Az általános és adminisztratív költségek közé tartoznak például az adminisztratív személyzet fizetése és bére, az irodabérlet, a közüzemi szolgáltatások és az irodaszerek.
3. Kutatási és fejlesztési költségek: Ezek azok a kiadások, amelyek egy vállalatnál új termékek kifejlesztése vagy a meglévők javítása során merülnek fel. A kutatási és fejlesztési kiadások közé tartoznak például a kutatási és fejlesztési személyzet fizetése és bére, a laboratóriumi költségek és a felszerelési költségek.