Vezetőként vagy vezetőként az Ön felelőssége, hogy foglalkozzon minden olyan munkahelyi viselkedéssel, amely károsan hat a szervezet termelékenységére vagy kultúrájára. Az ilyen viselkedés kezelésének egyik leghatékonyabb módja a fegyelmi beszélgetés. A hatékony fegyelmi beszélgetés lefolytatása azonban tapintatot és szakértelmet igényel annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállaló megértse a kezelendő viselkedést és a javulás elmaradásának következményeit.
1. Tervezzen előre: Az interjú lefolytatása előtt szánjon időt a felkészülésre. Tekintse át a vonatkozó irányelveket vagy eljárásokat, és gyűjtsön össze minden olyan bizonyítékot vagy dokumentációt, amely alátámasztja az aggályait. Legyen tisztában azzal, hogy milyen viselkedéssel kell foglalkozni, és milyen eredményt remél elérni.
2. Adja meg a hangnemet: A beszélgetés lefolytatásakor fontos, hogy megadja a hangot a professzionális és tiszteletteljes beszélgetésnek. Kezdje azzal, hogy elismeri a munkavállaló erősségeit és a szervezethez való hozzájárulását. Ezután világosan fogalmazza meg, hogy milyen viselkedéssel kell foglalkozni, és az milyen hatással van a munkahelyre.
3. Tegyen fel nyílt végű kérdéseket: Annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállaló megértse a kezelendő viselkedést, és lehetősége legyen válaszolni, tegyen fel nyílt végű kérdéseket. Ez lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy elmondja a saját nézőpontját a viselkedésről és minden olyan mögöttes problémáról, amely hozzájárulhat a viselkedéshez.
4. Adjon egyértelmű elvárásokat: Miután megbeszéltük a viselkedést és annak hatását, adjunk egyértelmű elvárásokat arra vonatkozóan, hogy a viselkedésnek hogyan kell megváltoznia. Legyen pontos a munkavállaló által végrehajtandó intézkedésekkel és a javulás ütemezésével kapcsolatban. Legyen világos a javulás elmaradásának következményeiről is.
5. Kövesse nyomon: A fegyelmi beszélgetés után fontos, hogy nyomon kövesse a munkavállalót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy haladást ért el a viselkedése javítása felé. Szükség szerint nyújtson támogatást és forrásokat, és készüljön fel további intézkedések megtételére, ha a viselkedés nem javul.
Összefoglalva, a hatékony fegyelmi beszélgetés lefolytatása fontos eszköz a szervezetre káros munkahelyi viselkedés kezelésére. Az előzetes tervezéssel, az alaphang megadásával, a nyílt kérdések feltevésével, az egyértelmű elvárások megfogalmazásával és a nyomon követéssel biztosíthatja, hogy a munkavállaló megértse a kezelendő viselkedést és a javulás elmaradásának következményeit. Ezekkel a készségekkel hozzájárulhat egy pozitív és produktív munkahelyi kultúra kialakításához.
A fegyelmi megbeszélés facilitálása nehéz feladat lehet, de a pozitív és produktív munkahely fenntartásának elengedhetetlen része. Az alábbi lépések segíthetnek abban, hogy a megbeszélés tisztességesen és szakszerűen menjen végbe:
1. Tervezzen előre: A megbeszélés előtt tekintse át az ügy tényállását, beleértve minden olyan dokumentációt vagy bizonyítékot, amelyet be fognak mutatni. Készítsen vázlatot a megbeszélés során tárgyalandó pontokról, és számoljon előre az esetlegesen felmerülő kérdésekkel vagy kifogásokkal.
2. Válassza ki a megfelelő helyszínt: A megbeszélést olyan zárt helyen kell tartani, ahol a munkavállaló kényelmesen és biztonságban érezheti magát. Ez lehet egy konferenciaterem vagy egy magániroda.
3. Értesítse a munkavállalót: Legalább 24 órával korábban értesítse a munkavállalót a megbeszélésről és annak okáról. Magyarázza el, hogy fegyelmi tárgyalásról van szó, és hogy a munkavállalónak joga van képviselőt vagy támogató személyt magával vinni.
4. Végezze el a megbeszélést: Kezdje a megbeszélést a megbeszélés céljának és formátumának ismertetésével. Hagyja, hogy a munkavállaló ismertesse a saját oldalát a történetnek, és tegyen fel nyílt kérdéseket a további információk összegyűjtése érdekében. Ügyeljen arra, hogy nyugodt és professzionális maradjon, még akkor is, ha a munkavállaló védekezni kezd vagy érzelmessé válik.
5. Magyarázza el a következményeket: Ha a megbeszélés úgy dönt, hogy fegyelmi intézkedésre van szükség, legyen világos a következményekről és azok okairól. Hivatkozzon a vonatkozó vállalati irányelvekre vagy eljárásokra, és magyarázza el, hogyan javíthat a munkavállaló a jövőben a teljesítményén vagy viselkedésén.
6. Utánkövetés: A megbeszélés után dokumentálja a megbeszélést és annak eredményeit vagy a következő lépéseket. Kövesse nyomon a munkavállalót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette a következményeket és megteszi a megfelelő intézkedéseket.
Az alábbi lépések betartásával hozzájárulhat ahhoz, hogy a fegyelmi megbeszélést tisztességesen és szakszerűen vezessék le, és hogy a munkavállaló megértse a meghozott fegyelmi intézkedések okait.
A munkavállalói fegyelmi tárgyalás lefolytatása gondos tervezést és végrehajtást igényel annak biztosítása érdekében, hogy a folyamat tisztességes és tiszteletteljes legyen. Az alábbiakban a követendő lépéseket ismertetjük:
1. Készüljön fel előre: A megbeszélés lefolytatása előtt tekintse át a munkavállaló személyi aktáját és a vonatkozó irányelveket vagy eljárásokat. Határozza meg azt a konkrét magatartási vagy teljesítménybeli problémát, amely a fegyelmi megbeszéléshez vezetett.
2. Ütemezze a megbeszélést: Válasszon megfelelő időpontot és helyet a megbeszéléshez, biztosítva, hogy a munkavállalónak elegendő idő álljon rendelkezésére a felkészüléshez.
3. Kezdje meg a megbeszélést: Kezdje a megbeszélést a megbeszélés céljának és a megbeszéléshez vezető konkrét magatartás- vagy teljesítményproblémának a világos megnevezésével.
4. Hagyja, hogy a munkavállaló válaszoljon: Adjon lehetőséget a munkavállalónak, hogy válaszoljon a vádakra, és ismertesse a helyzetet saját szemszögéből. Hallgassa meg aktívan, és szükség esetén tegyen fel tisztázó kérdéseket.
5. Beszélje meg a következményeket: Beszélje meg a viselkedés vagy teljesítményprobléma lehetséges következményeit, és tegye világossá, hogy a munkavállalónak mit kell tennie a javulás érdekében.
6. Dokumentálja a megbeszélést: Dokumentálja írásban a megbeszélést, beleértve a dátumot, az időpontot, a résztvevőket és a megbeszélés összefoglalóját. Tartsa meg ezt a dokumentációt a munkavállaló személyi aktájában.
7. Utókövetés: A megbeszélést követően járjon utána a munkavállalónak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette a következményeket, és hogy mit várnak el tőle a továbbiakban. Szükség esetén nyújtson támogatást és forrásokat.
Fontos, hogy a fegyelmi megbeszéléseket a munkavállaló iránti empátiával és tisztelettel közelítsük meg, ugyanakkor foglalkozzunk a szóban forgó viselkedési vagy teljesítményproblémával. Ha ezeket a lépéseket követi, olyan fegyelmi megbeszélést tarthat, amely igazságos, hatékony és tiszteletteljes.