A munkavállalói adatvédelem kérdése a digitális korban összetettebbé vált. A munkáltatók rengeteg személyes információhoz férnek hozzá alkalmazottaikról, beleértve a munkatörténetüket, a közösségi média aktivitásukat, sőt még a biometrikus adataikat is. Az egyik aggályos terület a fényképek használata a munkavállaló HR-dossziéjában. Jogszerű-e, ha egy munkáltató képeket tart a munkavállalóiról a HR-aktában?
A rövid válasz az, hogy igen, a munkáltató jogszerűen tarthat képeket a munkavállalóiról a HR-adatokban. Van azonban néhány fontos szempont, amelyet szem előtt kell tartani, amikor a munkavállalók magánéletéről van szó.
A munkáltatók számos okból készíthetnek fényképeket alkalmazottaikról. Használhatják például biztonsági célokra, azonosító jelvények készítésére vagy a munkavállaló személyazonosságának igazolására a bérszámfejtés során. Ezekben az esetekben általában elfogadható, ha ezeket a fényképeket a munkavállaló HR-aktájában tartják meg.
A munkáltatóknak azonban a munkavállalói adatvédelemmel kapcsolatos jogi kötelezettségeiket is szem előtt kell tartaniuk. A munkavállalói adatok gyűjtésére és felhasználására számos törvény és szabályozás vonatkozik, többek között az általános adatvédelmi rendelet (GDPR), a kaliforniai fogyasztói adatvédelmi törvény (CCPA) és az egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény (HIPAA).
E törvények értelmében a munkáltatóknak be kell szerezniük a munkavállaló hozzájárulását, mielőtt összegyűjtenék és felhasználnák személyes adataikat, beleértve a fényképeket is. Biztosítaniuk kell továbbá, hogy az általuk gyűjtött adatok relevánsak, szükségesek és arányosak legyenek a gyűjtés céljával.
A munkáltatóknak lépéseket kell tenniük az általuk gyűjtött személyes adatok, köztük a fényképek védelme érdekében is. Ez magában foglalja a megfelelő biztonsági intézkedések végrehajtását az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés, nyilvánosságra hozatal vagy visszaélésszerű felhasználás elleni védelem érdekében.
Összefoglalva, bár a munkáltató számára jogszerű, hogy a munkavállalóiról készült képeket a HR-aktában tárolja, ezt a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával kell tennie. A munkáltatóknak be kell szerezniük munkavállalóik hozzájárulását, biztosítaniuk kell, hogy az összegyűjtött adatok szükségesek és relevánsak legyenek, és lépéseket kell tenniük az adatok jogosulatlan hozzáférés vagy nyilvánosságra hozatal elleni védelmére. Végső soron a munkáltatóknak egyensúlyt kell teremteniük jogos üzleti érdekeik és alkalmazottaik magánélethez való joga között a digitális korban.
Igen, a HR-fájlok általában bizalmasak. Ezek a fájlok érzékeny és személyes információkat tartalmaznak a munkavállalókról, például társadalombiztosítási számokat, elérhetőségi adatokat, foglalkoztatási előzményeket, béradatokat, teljesítményértékeléseket, fegyelmi intézkedéseket és egyéb bizalmas információkat.
A törvény értelmében a munkáltatóknak bizalmasan kell kezelniük a munkavállalói adatokat, hogy megvédjék a munkavállalók személyiségi jogait. A HR-fájlokhoz jellemzően csak az arra felhatalmazott személyzet férhet hozzá, akiknek szükségük van a tudásra, például a HR-menedzserek, a felettesek és a bérszámfejtők.
A munkáltatóknak szabályzatokat és eljárásokat kell kialakítaniuk a munkavállalói információk védelmére, beleértve a HR-fájlok tárolására vonatkozó fizikai biztonsági intézkedéseket és az elektronikus HR-rendszerekhez való hozzáférés korlátozását.
Fontos megjegyezni, hogy a munkavállalóknak joguk van hozzáférni a saját HR-fájljaikhoz, és a munkáltatóknak kérésre másolatot kell biztosítaniuk számukra. A munkáltatók azonban szerkeszthetnek vagy visszatarthatnak bizonyos, törvény által védett információkat, például orvosi vagy jogi feljegyzéseket.
Összességében a HR-akták titkosságának megőrzése alapvető fontosságú a munkavállalók magánéletének védelme és a munkáltató-munkavállaló kapcsolatba vetett bizalom fenntartása szempontjából.
Munkáltatóként törvényes joga van ahhoz, hogy bizonyos munkával kapcsolatos célokra, például azonosító jelvényekhez vagy promóciós anyagokhoz fényképeket készítsen alkalmazottairól. Van azonban néhány fontos szempont, amelyet szem előtt kell tartania.
Először is, be kell szereznie alkalmazottai beleegyezését, mielőtt fényképeket készítene róluk. El kell magyaráznia, hogy miért van szüksége a fényképekre, és hogyan fogják felhasználni azokat. Ha a munkavállaló megtagadja a hozzájárulást, nem készítheti el a fényképét.
Másodszor, gondoskodnia kell arról, hogy az Ön által készített fényképeket csak az Ön által megadott célokra használják fel, és hogy azokat biztonságosan tárolják. Gondoskodnia kell arról is, hogy a fényképeken szereplő személyes adatok az adatvédelmi törvényeknek megfelelően védve legyenek.
Harmadszor, tekintettel kell lennie az esetleges diszkriminációs problémákra, amelyek az alkalmazottairól készített fényképekből adódhatnak. Például nem szabad egyes munkavállalókat faji, nemi, életkori vagy egyéb védett tulajdonságaik alapján kiemelnie a fotózásra.
Összefoglalva, bár fényképeket készíthet munkavállalóiról munkával kapcsolatos célokra, be kell szereznie a munkavállalók beleegyezését, a fényképeket csak a megadott célokra kell felhasználnia, és be kell tartania az adatvédelmi és a megkülönböztetésellenes törvényeket.
A munkavállaló HR-dossziéjának tartalmaznia kell a munkavállaló foglalkoztatási történetével és teljesítményével kapcsolatos fontos dokumentumokat. Néhány kulcsfontosságú dokumentum, amelyet a munkavállalói HR-dossziénak tartalmaznia kell, a következők:
1. Önéletrajz és álláspályázat: A munkavállaló önéletrajzának és álláspályázatának referenciaként szerepelnie kell a HR-aktában.
2. Ajánlati levél: A munkavállaló ajánlati levelét, amely tartalmazza az állásajánlat részleteit, a fizetést, a juttatásokat és a munkakezdés időpontját, a HR-aktában kell elhelyezni.
3. Munkaszerződés: Ha a munkavállaló munkaszerződést írt alá, a szerződés egy példányát a HR-aktában kell elhelyezni.
4. Adónyomtatványok: A munkavállaló W-4 adóbevallási nyomtatványának és egyéb adózással kapcsolatos dokumentumoknak a másolatát a HR-aktában kell elhelyezni.
5. Teljesítményértékelések: Minden teljesítményértékelést, mind a pozitív, mind a negatív értékelést a HR-aktában kell elhelyezni.
6. Fegyelmi intézkedések: Az alkalmazottal szemben hozott fegyelmi intézkedéseket, beleértve a figyelmeztetéseket és a feljegyzéseket is, a HR-dossziéba kell foglalni.
7. Képzési és fejlesztési nyilvántartások: A HR-dossziéban fel kell tüntetni a munkavállalónak nyújtott képzési vagy fejlesztési lehetőségeket.
8. Szabadságkérelmek: A HR-aktában fel kell tüntetni a munkavállaló szabadságkérelmeit, beleértve a szabadságot, a betegszabadságot és a személyes napokat.
9. Lemondó vagy felmondó levél: Ha a munkavállaló lemond vagy felmondanak neki, a lemondó vagy felmondó levél másolatát a HR-aktába kell tenni.
Fontos, hogy a munkavállaló HR-aktáját naprakészen és rendszerezve tartsa, hogy szükség esetén könnyen hozzáférhető és hivatkozható legyen. Emellett fontos biztosítani, hogy a HR-aktát bizalmasan és biztonságosan kezeljék a munkavállaló személyes adatainak védelme érdekében.