A vállalkozások és szervezetek céljaik és célkitűzéseik elérésében alkalmazottaiktól függenek. Az alkalmazottak távolléte azonban jelentős hatással lehet a termelékenységre, a nyereségességre és az általános sikerre. Ezért kulcsfontosságú, hogy a munkáltatók negyedévente nyomon kövessék a munkavállalói hiányzási arányt. Ezáltal a vállalkozások azonosíthatják a mintákat és tendenciákat, korrekciós intézkedéseket hozhatnak, és stratégiákat dolgozhatnak ki a jelenlét javítására.
Az alkalmazottak hiányzási arányának kiszámítása egyszerű folyamat. A képlet a hiányzó napok száma osztva a tervezett munkanapok számával. Például, ha egy munkavállaló három napot hiányzott egy negyedévben, amikor 60 tervezett munkanap volt, a hiányzási arány 5%. Ez a számítás segít a munkáltatóknak megérteni a távolléti problémájuk mértékét és annak a vállalkozásukra gyakorolt hatását.
A hiányzási arány negyedévente történő nyomon követésével a munkáltatók azonosíthatják a mintákat és tendenciákat. Ha például egy adott osztályon vagy csapatban magasabb a hiányzási arány, az a vezetéssel vagy a munkakultúrával kapcsolatos problémákra utalhat. A munkáltatók felhasználhatják ezt az információt a mögöttes problémák kezelésére és a munkavállalók elkötelezettségének javítására. Emellett a hiányzások nyomon követése segíthet azonosítani azokat az egyes munkavállalókat, akiknek további támogatásra, például rugalmas munkarendre vagy egészségügyi juttatásokra lehet szükségük.
Továbbá a hiányzások negyedévente történő nyomon követése lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy korrekciós intézkedéseket tegyenek. Például, ha a hiányzás problémát jelent egy adott osztályon, a munkáltató megfontolhatja olyan irányelvek bevezetését, mint a rugalmas időbeosztás vagy a távmunka lehetősége. A munkáltatók a hiányzási adatokat arra is felhasználhatják, hogy ösztönzőket hozzanak létre a jó jelenlétért, például bónuszokat vagy jutalmakat.
Végül a hiányzási arány negyedévente történő nyomon követésével a munkáltatók stratégiákat dolgozhatnak ki a jelenlét javítására. Ezek közé tartozhat az egészséges életmódot elősegítő wellness-programok végrehajtása, pozitív és befogadó munkakörnyezet kialakítása, valamint a vezetőség és a munkavállalók közötti kommunikáció javítása. A hiányzás kiváltó okainak kezelésével a munkáltatók olyan munkahelyi kultúrát hozhatnak létre, amely ösztönzi a jelenlétet és maximalizálja a termelékenységet.
Összefoglalva, az alkalmazottak hiányzási arányának negyedévente történő nyomon követése elengedhetetlen a vállalkozások számára a minták és tendenciák azonosításához, a korrekciós intézkedések megtételéhez és a jelenlét javítására irányuló stratégiák kialakításához. Ezáltal a munkáltatók pozitív és produktív munkakörnyezetet teremthetnek, amely mind a szervezet, mind a munkavállalók számára előnyös.
A távollétek kiszámítása Excelben néhány egyszerű lépést foglal magában. Az alábbiakban részletes útmutatót olvashat, hogyan kell ezt elvégezni:
1. lépés: Hozzon létre egy új Excel-táblázatot, és az első sorba írja be a következő címsorokat: A munkavállaló neve, a távollét dátuma, a távollét oka és a hiányzó órák száma.
2. lépés: Az Alkalmazott neve oszlopba írja be a szervezet összes alkalmazottjának nevét.
3. lépés: A Távollét dátuma oszlopban adja meg az egyes alkalmazottak hiányzásának dátumát.
4. lépés: A Távollét oka oszlopban adja meg az okot, amiért a munkavállaló hiányzott. Például betegszabadság, személyes szabadság, szabadság stb.
5. lépés: A Hiányzó órák oszlopba írja be az adott napon hiányzó alkalmazottak óraszámát.
6. lépés: Miután minden adatot megadott, jelölje ki a hiányzó órák adatait tartalmazó oszlopot, és kattintson a „Kezdőlap” lap „Szerkesztés” szakaszában az „Automatikus összegzés” gombra. Így megkapja az összes alkalmazott hiányzó óráinak teljes számát.
7. lépés: A hiányzási arány kiszámításához ossza el a hiányzások teljes óraszámát az összes munkavállaló által ugyanabban az időszakban ledolgozott összes óraszámmal.
Például, ha a hiányzások teljes óraszáma 100, az összes munkavállaló által ledolgozott órák száma pedig 1000, a hiányzási arány 10%.
Ha ezeket a lépéseket követi, könnyedén kiszámíthatja a távollétet az Excelben, és nyomon követheti az alkalmazottak jelenlétét a szervezetében.
Az elfogadható hiányzási arány iparágtól, vállalattól és munkaköröktől függően változhat. Általában a 2-3%-os hiányzási arányt tekintik elfogadhatónak, bár egyes munkáltatóknak szigorúbb vagy enyhébb szabályzata lehet. Fontos azonban megjegyezni, hogy a túlzott hiányzás negatív hatással lehet a munkavállalók termelékenységére, a csapat moráljára és végső soron a vállalat eredményességére. Ezért fontos, hogy a munkáltatók figyelemmel kísérjék és kezeljék a hiányzási mintákat, és támogatást nyújtsanak a jelenléti problémákkal küzdő munkavállalóknak. Emellett a munkáltatók ösztönzőket vagy jutalmakat kínálhatnak a jó jelenlétért, hogy a munkavállalókat arra ösztönözzék, hogy munkaköri kötelezettségeiket előtérbe helyezzék.
A munkavállalói jelenléti százalék kiszámításához Excelben a következő lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg az Excel-táblázatot, és hozzon létre egy új oszlopot a jelenléti arány számára.
2. Írja be a jelenléti oszlop első cellájába a havi munkanapok teljes számát.
3. Írja be a jelenléti adatokat minden egyes alkalmazottra vonatkozóan a jelenléti oszlop további celláiba. Különböző szimbólumokat használhat a jelenlét jelölésére, például „P” a jelenlévőt, „A” a hiányzót, „L” a későt stb.
4. Miután megadta az összes alkalmazott jelenléti adatait, a COUNTIF funkcióval megszámolhatja, hogy az egyes alkalmazottak hány napig voltak jelen. A képlet ehhez a következő: =COUNTIF(range, „P”)
5. Ezután számítsa ki az egyes munkavállalók munkanapjainak teljes számát a következő képlet segítségével: =COUNTA(tartomány)
6. Ossza el az egyes munkavállalók jelenléti napjainak számát a munkanapok teljes számával, és szorozza meg 100-zal, hogy megkapja a jelenléti százalékot. A képlet ehhez a következő: =(jelenlévő_napok/összes_munkanapok)*100
7. A jelenléti arányt a következők szerint kell kiszámítani. Formázza meg a jelenléti százalékos cellát úgy, hogy az eredmény százalékban jelenjen meg.
8. Ismételje meg a fenti lépéseket az összes alkalmazottra, hogy kiszámítsa a jelenléti százalékot.
Ezzel a módszerrel bármilyen időszakra, például egy hétre, hónapra vagy évre vonatkozóan kiszámítható a jelenléti százalék, attól függően, hogy milyen adatokat írt be a jelenléti oszlopba.