Az alkalmazottak nyilvántartása minden üzleti szervezet alapvető szempontja. Minden munkáltató számára törvényi előírás, hogy pontos és naprakész nyilvántartást vezessen alkalmazottai személyes és szakmai adatairól. A munkavállalói nyilvántartások segítenek a munkáltatóknak abban, hogy nyomon kövessék alkalmazottaik teljesítményét, nyomon kövessék fejlődésüket, és biztosítsák a munkaügyi törvényeknek való megfelelést. Felmerül azonban a kérdés, hogy mennyi ideig kell egy vállalkozásnak megőriznie a munkavállalói nyilvántartásokat?
A válasz erre a kérdésre a kérdéses nyilvántartás típusától függ. Egyes nyilvántartásokat néhány évig kell megőrizni, míg másokat határozatlan ideig. Például a munkavállalói bérszámfejtési nyilvántartásokat legalább 3 évig kell megőrizni, míg a munkahelyi sérülésekkel kapcsolatos nyilvántartásokat legalább 5 évig kell megőrizni.
A foglalkoztatási nyilvántartásokat, például az álláspályázatokat, önéletrajzokat és az ajánlati leveleket a munkavállaló munkaviszonyának megszűnését követően legalább egy évig meg kell őrizni. Ez fontos az esetlegesen felmerülő jogi igények vagy jogviták esetén. A teljesítményértékeléseket és a fegyelmi nyilvántartásokat szintén legalább egy évig meg kell őrizni a munkavállaló felmondását követően.
A munkavállalók orvosi feljegyzéseit bizalmasan és más feljegyzésektől elkülönítve kell tárolni. Ezeket a feljegyzéseket a munkavállaló munkaviszonyának fennállásáig és a munkavállaló munkaviszonyának megszűnését követően legalább 30 évig meg kell őrizni. Ennek oka a jövőbeni egészségügyi követelések lehetősége.
A munkaadói nyilvántartásokat, beleértve a W-2 nyomtatványokat is, legalább 4 évig meg kell őrizni. Ennek oka, hogy az IRS-nek a bejelentéstől számított 3 év áll rendelkezésére a bevallás ellenőrzésére, és 6 év áll rendelkezésére a további adók megállapítására, ha csalás gyanúja merül fel.
Fontos megjegyezni, hogy egyes államokban eltérő nyilvántartási követelmények lehetnek, és a vállalkozásoknak be kell tartaniuk az államuk munkaügyi törvényeit. A pontos és naprakész munkavállalói nyilvántartás vezetésének elmulasztása jogi következményekkel, büntetésekkel és bírságokkal járhat.
Összefoglalva, a munkavállalók nyilvántartása alapvető fontosságú a vállalkozások számára az egészséges és produktív munkahely fenntartásához. Ezeknek a nyilvántartásoknak a megőrzése elengedhetetlen a jogi megfelelés, a kockázatkezelés és a jövőbeli referenciák szempontjából. A munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy pontos és naprakész nyilvántartásokat vezessenek, és megfeleljenek a nyilvántartások megőrzésére vonatkozó munkaügyi jogszabályoknak.