Vezetőként vagy feletteseként a visszajelzés az alkalmazottaknak való visszajelzés az Ön szerepének alapvető eleme. Bár a pozitív visszajelzés gyakran üdvözlendő, előfordulhat, hogy a negatív viselkedésre vagy teljesítményre is ki kell térnie. Ilyen esetekben az írásbeli megrovás hatékony eszköz lehet az aggodalmak és elvárások közlésére. Íme néhány lépés, amelyet érdemes követni az írásbeli dorgálás elkészítésekor.
1. A probléma azonosítása
Az írásbeli megrovás elkészítésének első lépése a kezelendő probléma azonosítása. Ez lehet bármi, a rossz jelenléttől kezdve a teljesítménycélok teljesítésének elmulasztásáig. A probléma világos felvázolása segít a célzott és célzott megrovás elkészítésében.
2. Bizonyítékok gyűjtése
Mielőtt megírná a megrovást, fontos, hogy bizonyítékokat gyűjtsön állításai alátámasztására. Ezek lehetnek jelenléti nyilvántartások, teljesítménymutatók vagy ügyfél-visszajelzések. A konkrét bizonyítékok birtokában megerősíti az ügyét, és segít a munkavállalónak megérteni a probléma súlyosságát.
3. Legyen világos és tömör
Amikor megírja a megrovást, fogalmazzon világosan és tömören. Kerülje a szakzsargon vagy a szakkifejezések használatát, amelyek összezavarhatják a munkavállalót. Egyszerű nyelvezetet használjon, hogy egyértelműen közölje aggályait és elvárásait. Legyen pontos, hogy a munkavállalónak mit kell tennie a probléma megoldása érdekében, és szabjon egyértelmű határidőket a javulásra.
4. Határozzon meg következményeket
Bizonyos esetekben szükség lehet arra, hogy a javulás elmulasztása esetén következményeket határozzon meg. Ez a szóbeli figyelmeztetéstől a munkaviszony megszüntetéséig terjedhet. Legyen világos, hogy milyen következményekkel jár, ha nem foglalkozik a problémával, és győződjön meg arról, hogy a munkavállaló megértette a helyzet súlyosságát.
5. Támogatást nyújtson
Bár a megrovás fegyelmi intézkedés, fontos, hogy támogatást is nyújtson a munkavállalónak. Ajánljon fel útmutatást és forrásokat, hogy segítsen neki javítani a teljesítményén vagy viselkedésén. Győződjön meg róla, hogy megérti, hogy Ön elkötelezett a sikere mellett, de bizonyos normáknak meg kell felelniük.
Összefoglalva, az írásbeli megrovás elkészítése nehéz, de szükséges feladat lehet a vezetők és a felettesek számára. Ha ezeket a lépéseket követi, világos és hatékony dorgálást készíthet, amely közli az Ön aggályait és elvárásait, miközben támogatást is nyújt a munkavállalónak. Ne feledje, hogy legyen világos és tömör, adjon bizonyítékot, határozzon meg következményeket, és nyújtson támogatást a pozitív kimenetel érdekében.