A mai rohanó világban az idő a legfontosabb. A vállalkozások és a magánszemélyek is mindig olyan eszközöket és technikákat keresnek, amelyek segítségével gyorsan és hatékonyan végezhetnek el dolgokat. Az egyik ilyen, gyakran időigényes feladat a nagyszámú dokumentum beolvasása. Akár régi feljegyzéseket digitalizál, akár digitális archívumot hoz létre, vagy egyszerűen csak megpróbálja csökkenteni a rendetlenséget, a dokumentumok szkennelése fárasztó és időigényes folyamat lehet. De ne féljen, hiszen vannak módszerek a sok dokumentum gyors és hatékony szkennelésére.
A nagyszámú dokumentum gyors szkennelésének első lépése egy kiváló minőségű szkennerbe való befektetés. Bár rengeteg költségvetés-barát szkenner kapható a piacon, ezek nem feltétlenül a legjobb választás, ha a sebességről és a hatékonyságról van szó. Olyan szkennereket keressen, amelyek képesek nagy mennyiségű dokumentumot kezelni, nagy szkennelési sebességgel rendelkeznek, és képesek duplex szkennelésre (a dokumentum mindkét oldalának egyszerre történő beolvasására). Egy jó szkennerbe való befektetés hosszú távon sok időt és frusztrációt takaríthat meg.
A dokumentumadagoló egy olyan tartozék, amely a szkennerhez csatlakoztatható, és lehetővé teszi több oldal egyszerre történő beolvasását. Ahelyett, hogy minden egyes oldalt kézzel helyezne a szkennerágyra, betehet egy köteg oldalt a dokumentumadagolóba, a többit pedig a szkennerre bízza. Ez jelentősen csökkentheti a nagyszámú dokumentum beolvasásához szükséges időt. Azonban nem minden dokumentumadagoló egyforma, ezért győződjön meg róla, hogy olyat választ, amely kompatibilis a szkennerével, és képes kezelni a beolvasandó dokumentumok mennyiségét.
A nagyszámú dokumentum beolvasása megterhelheti a számítógép erőforrásait. A folyamat felgyorsítása érdekében optimalizálhatja a szkenner beállításait. Például a felbontást alacsonyabb beállításra állíthatja, ha nincs szüksége jó minőségű szkennelésre, vagy csökkentheti a fájlméretet egy alacsonyabb minőségű formátum kiválasztásával. Időt takaríthat meg a kötegelt beolvasási mód kiválasztásával is, amely egyszerre több dokumentumot is beolvas, és azokat külön fájlként menti el.
Sok szkennerhez olyan szoftver tartozik, amely segíthet a beolvasási folyamat egyszerűsítésében. Ez a szoftver automatizálhatja az olyan feladatokat, mint a fájlelnevezés, a fájlformátum és a képjavítás. Egyes szkennelőszoftverek még a szöveget is képesek felismerni és szerkeszthető szövegfájlokká alakítani, így megspórolhatja a szöveg kézi begépelésének idejét és fáradságát. Feltétlenül vizsgálja meg a szkennelőszoftver funkcióit, hogy megtudja, hogyan segíthet időt megtakarítani és javíthatja a hatékonyságot.
Összefoglalva, nagyszámú dokumentum gyors és hatékony beolvasása lehetséges a megfelelő eszközökkel és technikákkal. A jó minőségű szkennerbe való befektetéssel, a dokumentumadagoló használatával, a beállítások optimalizálásával és a szkennelőszoftverek használatával jelentősen csökkentheti a nagyszámú dokumentum beolvasásához szükséges időt. Rajta tehát, digitalizálja a régi iratokat, hozzon létre digitális archívumokat, és csökkentse a rendetlenséget – anélkül, hogy értékes időt áldozna fel.
Igen, van gyorsabb módja a dokumentumok szkennelésének. Íme néhány technika, amellyel felgyorsíthatja a szkennelési folyamatot:
1. Használjon dokumentumadagolót: A dokumentumadagoló egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre több oldalt töltsön be, és azokat együttesen szkennelje be. Ez sokkal gyorsabb, mintha minden egyes oldalt külön-külön szkennelne be.
2. Használjon kétoldalas beolvasással rendelkező lapolvasót: A kétoldalas beolvasás lehetővé teszi a dokumentum mindkét oldalának egyidejű beolvasását. Ez ideális a kétoldalas dokumentumok esetében, és sok időt takaríthat meg.
3. Használjon nagy sebességű beolvasással rendelkező lapolvasót: Egyes szkennereket úgy terveztek, hogy nagy sebességgel szkenneljenek dokumentumokat. Ezek a szkennerek akár 50 oldalt is képesek percenként beolvasni, ami sokkal gyorsabb, mint a hagyományos szkennerek.
4. Használjon szoftvert a szkennelési folyamat automatizálására: Számos olyan szoftverprogram áll rendelkezésre, amely képes automatikusan beolvasni a dokumentumokat és elmenteni azokat egy adott helyre. Ezzel időt és energiát takaríthat meg.
5. Optimalizálja a szkenner beállításait: Győződjön meg róla, hogy a szkenner úgy van beállítva, hogy a dokumentumokat gyorsan beolvassa. Állítsa be a felbontást, a színbeállításokat és egyéb beállításokat, hogy a szkenner maximális sebességgel működjön.
A legjobb szkenner több oldal beolvasására az, amelyik automatikus dokumentumadagolóval (ADF) rendelkezik. Az automatikus dokumentumadagoló lehetővé teszi, hogy egyszerre több oldalt töltsön be, és a szkenner automatikusan adagolja azokat, minden egyes oldalt külön-külön beolvasva. Ez időt és energiát takarít meg az egyes oldalak egyesével történő kézi beolvasásához képest.
A piacon számos ADF-fel rendelkező szkenner kapható, a kompakt hordozható modellektől kezdve a nagyobb asztali egységekig. Néhány népszerű választás a Fujitsu ScanSnap iX1500, a Canon imageFORMULA DR-C225 II és az Epson WorkForce ES-500W.
A szkenner kiválasztásakor fontos figyelembe venni az egyedi igényeket és a költségvetést. Néhány figyelembe veendő tényező a beolvasási sebesség, a felbontás, a csatlakozási lehetőségek és a szoftverfunkciók. Emellett érdemes elolvasni a véleményeket és összehasonlítani az árakat, hogy megtalálja a legjobb ár-érték arányt a pénzéért.
Az egy óra alatt beolvasható oldalak száma nagyban függ a használt szkenner típusától és sebességétől. Egy nagy sebességű dokumentumszkenner például percenként akár 60 oldalt is képes beolvasni, ami óránként 3600 oldalt jelent. Egy síkágyas szkenner azonban csak 1-2 oldalt képes beolvasni percenként, ami azt jelenti, hogy óránként csak 60-120 oldal beolvasására képes.
Az óránként beolvasott oldalak számát befolyásoló egyéb tényezők közé tartozik a beolvasandó oldalak mérete és felbontása, a használt dokumentumadagoló típusa, valamint a szkennert kezelő személy tapasztalati szintje.
Ezért ajánlott a különböző szkennermodellek és specifikációik felkutatása és összehasonlítása, hogy meghatározhassa az Ön üzleti igényeinek legmegfelelőbb lehetőséget.