Minden munkahelyen a jelenlét a professzionalizmus fontos szempontja. Ha az alkalmazottak nem jelennek meg a munkahelyükön anélkül, hogy a munkáltatójukat értesítenék, az számos problémát okozhat a vállalat számára, például a többi alkalmazott megnövekedett munkaterhelését, a határidők elmulasztását és elégedetlen ügyfeleket. Menedzserként vagy feletteseként fontos, hogy azonnal és szakszerűen kezelje ezeket a nem jelentkező, meg nem jelenő eseteket, hogy biztosítsa, hogy ne váljanak ismétlődő problémává.
Az első lépés a nem hívott, nem jelentkezett incidensek kezelésében az, hogy beszéljen a kérdéses alkalmazottal. Erre a beszélgetésre az incidenst követően a lehető leghamarabb, ideális esetben az elmaradt műszakot követő első néhány napon belül kerüljön sor. A munkavállalóval való beszélgetés során fontos, hogy nyugodt és professzionális maradjon, és kerülje a feltételezéseket a hiányzás okáról. Ehelyett tegyen fel nyílt végű kérdéseket, hogy megpróbálja megérteni a nézőpontját, például: „El tudná mondani, mi történt, ami miatt hiányzott a műszakból?”.
Amint jobban megértette a helyzetet, itt az ideje, hogy szóbeli figyelmeztetést adjon ki. Ennek a figyelmeztetésnek világosnak és egyenesnek kell lennie, és fel kell vázolnia a jövőbeni nem jelentkező, meg nem jelenő incidensek következményeit. Fontos, hogy határozott legyen, de ugyanakkor támogatást és útmutatást is kínáljon a munkavállalónak, hogy segítsen neki elkerülni a jövőbeni incidenseket. Mondhat például ilyesmit: „Megértem, hogy közbejönnek dolgok, de fontos, hogy szóljon nekünk, ha nem tud megjelenni a munkahelyén. A továbbiakban, ha újabb műszakot mulaszt anélkül, hogy erről értesítene minket, az fegyelmi eljárást vonhat maga után, akár a felmondásig bezárólag”.
A figyelmeztetés átadása után fontos, hogy az esetet és a beszélgetést dokumentálja a munkavállaló aktájában. Ez a dokumentáció fontos lesz, ha a probléma eszkalálódik, és fegyelmi eljárás válik szükségessé. Az is fontos, hogy a figyelmeztetés után nyomon kövesse a munkavállalót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megértette a helyzet súlyosságát, és hogy felajánljon minden olyan támogatást vagy forrást, amely szükséges lehet ahhoz, hogy segítsen neki javítani a jelenlétén.
Összefoglalva, a munkahelyi nem hívás, nem megjelenés incidensek kezelése fontos része a csapat irányításának. Azzal, hogy nyugodtak és professzionálisak maradnak, egyértelmű szóbeli figyelmeztetést adnak, valamint útmutatást és támogatást kínálnak, a vezetők és a felettesek segíthetnek az alkalmazottaknak megérteni a jelenlét fontosságát, és elkerülhetik a jövőbeni incidenseket. Egyértelmű kommunikációval és dokumentációval ezek az incidensek gyorsan és hatékonyan megoldhatók, lehetővé téve a csapat számára, hogy továbbra is együtt dolgozzon céljaiért.
Egy munkavállaló fegyelmezése a telefonon való meg nem jelenés miatt komoly dolog, mivel ez megzavarhatja a munkarendet, kellemetlenséget okozhat a kollégáknak és az ügyfeleknek, és a termelékenység csökkenését eredményezheti. A következő lépésekkel fegyelmezheti meg a munkavállalót a telefonon való meg nem jelenés miatt:
1. Legyen világos jelenléti szabályzat, amely meghatározza az elvárásokat, a következményeket és a hiányzások bejelentésére vonatkozó eljárásokat. Győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak ismerik a szabályzatot, és aláírták azt.
2. Keresse meg a munkavállalót, hogy megtudja, miért nem jelent meg a munkahelyén. Lehetséges, hogy félreértés, vészhelyzet vagy személyes probléma akadályozta meg a munkába járást. Bízzon a munkavállalóban, és figyelmesen hallgassa meg a magyarázatát.
3. Ha a munkavállalónak nem volt megalapozott oka arra, hogy nem jelent meg, közölje vele a következményeket. Ez lehet szóbeli figyelmeztetés, írásbeli figyelmeztetés, felfüggesztés vagy felmondás a vétség súlyosságától és gyakoriságától függően.
4. Dokumentálja írásban az esetet és a meghozott fegyelmi intézkedést. Ez a munkavállaló viselkedésének nyilvántartására szolgál, és bizonyítékként felhasználható bármilyen jogi eljárás esetén.
5. Világos elvárások, célok és határidők meghatározásával adjon lehetőséget a munkavállalónak a jelenlét javítására. Szükség esetén ajánljon fel támogatást, tanácsadást vagy képzést, hogy segítsen a munkavállalónak leküzdeni minden olyan kihívást, amely hozzájárul a hiányzásához.
6. Rendszeresen kövesse nyomon a munkavállalót, hogy figyelemmel kísérje a fejlődését, és szükség esetén kiigazításokat végezzen. Ismerje el és jutalmazza a jó jelenlétet és pontosságot, hogy megerősítse e viselkedés fontosságát.
A szóbeli figyelmeztetés megadása a jelenlét miatt tapintatos megközelítést és világos kommunikációt igényel. Íme néhány követendő lépés:
1. Szervezzen négyszemközti megbeszélést a munkavállalóval: Fontos, hogy négyszemközti beszélgetést folytasson a munkavállalóval a jelenléti problémáiról. Ütemezzen egy olyan időpontot, amely Önnek és a munkavállalónak is megfelel.
2. Magyarázza el a jelenléti szabályzatot: Mielőtt megbeszélné a munkavállaló jelenléti rendjét, fontos, hogy áttekintse a vállalat jelenléti szabályzatát. Ez biztosítja, hogy a munkavállaló megértse, mit várnak el tőle.
3. Beszélje meg a munkavállaló jelenléti ívét: Mutassa be a munkavállalónak a jelenléti ívet, és emelje ki azokat a területeket, ahol következetesen hiányzott vagy késett. Legyen pontos a dátumokkal és időpontokkal kapcsolatban.
4. Kérjen magyarázatot: Adjon lehetőséget a munkavállalónak, hogy megmagyarázza a jelenléti problémáit. Lehet, hogy olyan okok állnak a háttérben, mint például egy egészségügyi állapot, amelyekről Ön nem tud.
5. Adjon visszajelzést: Ha a munkavállaló jelenléte nem megfelelő, adjon konkrét visszajelzést arról, hogy mit kell tennie a javulás érdekében. Ha például későn érkezik, javasolja, hogy korábban állítsa be az ébresztőt, vagy válasszon más útvonalat a munkahelyére.
6. Magyarázza el a következményeket: Tudassa a munkavállalóval, hogy ha nem javul a jelenléte, annak következményei lehetnek, például írásbeli figyelmeztetés vagy felmondás.
7. Dokumentálja a beszélgetést: A megbeszélés után dokumentálja a beszélgetést és az esetleges intézkedési pontokat. Ez a szóbeli figyelmeztetés feljegyzéseként szolgál arra az esetre, ha további intézkedésre van szükség.
Ne feledje, hogy határozott, de igazságos legyen, amikor szóbeli figyelmeztetést ad a jelenlétre vonatkozóan. Fontos, hogy világosan kommunikáljon, és adjon lehetőséget a munkavállalónak a javulásra.