Vállalkozás tulajdonosaként a pénzügyek nyomon követése kulcsfontosságú a vállalkozás sikere szempontjából. Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy nyomon kövesse eladásait, az értékesítési bizonylatok készítése a QuickBooksban. A QuickBooks egy sokoldalú könyvelési szoftver, amelyet széles körben használnak a kis- és középvállalkozások. A QuickBooks segítségével könnyedén készíthet és kezelhet értékesítési bizonylatokat, számlákat és egyéb pénzügyi dokumentumokat. Ebben a cikkben végigvezetjük Önt azon a lépésen, hogyan hozhat létre értékesítési bizonylatokat a QuickBooksban.
Mielőtt létrehozná az értékesítési bizonylatot, be kell állítania az értékesítési bizonylat sablonját. Ez a folyamat magában foglalja az értékesítési bizonylat testreszabását a vállalkozás nevével, logójával és más lényeges információkkal. Ehhez lépjen a „Listák” menübe, és válassza a „Sablonok” menüpontot. A rendelkezésre álló sablonok listájából válassza ki az „Értékesítési bizonylat” sablont, majd kattintson a „Szerkesztés” gombra. Testre szabhatja a sablont a saját ízlése szerint, hozzáadva üzleti adatait és logóját. Ha elégedett a módosításokkal, kattintson az „OK” gombra a sablon mentéséhez.
Az értékesítési bizonylat létrehozásához lépjen a QuickBooks „Ügyfelek” menüjébe, és válassza az „Értékesítési bizonylat létrehozása” lehetőséget. Az értékesítési bizonylat űrlapon adja meg a vevő nevét, az eladott tételeket és az árat. Hozzáadhatja az eladott tételek leírását és az esetlegesen alkalmazandó árengedményeket vagy adókat is. Ha többféle fizetési lehetőség van, válassza ki az előnyben részesített fizetési módot, és adja meg a kapott összeget. Ha minden szükséges információt megadott, kattintson a „Mentés és bezárás” gombra.
Az értékesítési bizonylat létrehozása után fontos, hogy felülvizsgálja és szerkessze azt a pontosság érdekében. Az értékesítési bizonylat felülvizsgálatához lépjen az „Ügyfelek” menübe, és válassza az „Értékesítési bizonylatok” menüpontot. Az értékesítési bizonylatok listájából válassza ki a felülvizsgálni kívánt bizonylatot, majd kattintson a „Szerkesztés” gombra. Végezze el a szükséges módosításokat, majd kattintson a „Mentés és bezárás” gombra az értékesítési bizonylat frissítéséhez.
Miután áttekintette és szerkesztette az értékesítési bizonylatot, ideje elküldeni azt az ügyfelének. Az értékesítési bizonylatot elküldheti e-mailben, vagy kinyomtathatja és postai úton elküldheti a vásárlónak. Az értékesítési bizonylat e-mailben történő elküldéséhez lépjen az „Ügyfelek” menübe, és válassza az „Email számlák” lehetőséget. Válassza ki az elküldeni kívánt értékesítési bizonylatot, szabja testre az e-mail üzenetet, majd kattintson a „Küldés” gombra.
Összefoglalva, az értékesítési bizonylatok létrehozása a QuickBooksban egy egyszerű folyamat, amely segíthet Önnek abban, hogy a pénzügyei felett maradjon. Az értékesítési bizonylat sablon beállításával, az értékesítési bizonylatok létrehozásával, azok felülvizsgálatával és szerkesztésével, valamint a vevőknek való elküldésével nyomon követheti eladásait, és biztosíthatja pénzügyi nyilvántartásának pontosságát.
Az értékesítési bizonylatok készítése elengedhetetlen része a vállalkozás működtetésének, mivel lehetővé teszi az eladások nyomon követését és a vásárlások igazolását az ügyfelek számára. Az alábbiakban ismertetjük az értékesítési bizonylat készítésének lépéseit:
1. Válasszon egy sablont: Számos értékesítési bizonylatsablont találhat az interneten, vagy készíthet sajátot is. Győződjön meg róla, hogy a sablon tartalmazza az összes szükséges információt, például a dátumot, a vevő nevét, a tétel leírását, az árat, az adót és a végösszeget.
2. Testre szabja a sablont: Miután kiválasztott egy sablont, testre szabhatja azt, hogy megfeleljen vállalkozása igényeinek. Adja hozzá vállalkozásának logóját, elérhetőségi adatait és minden egyéb, vállalkozására vonatkozó részletet.
3. Töltse ki a nyugtát: Az értékesítési bizonylat készítésekor ügyeljen arra, hogy tartalmazza a tranzakció dátumát, a vásárló nevét és elérhetőségét, az eladott tételek leírását, a mennyiséget, az árat és az esetlegesen fizetendő adókat. Legyen a lehető legrészletesebb, hogy a tranzakciót egyértelműen rögzítse.
4. Számítsa ki a végösszeget: Miután kitöltötte az összes szükséges információt, számolja ki az esedékes teljes összeget. Vegyen figyelembe minden olyan kedvezményt vagy kupont, amely a vásárlásra vonatkozik.
5. Adjon másolatot: Adja át az eladási bizonylat eredeti példányát a vásárlónak, és őrizzen meg egy másolatot a saját nyilvántartása számára. Ez segít nyomon követni az eladásokat, és szükség esetén bizonyítani a vásárlást.
Összefoglalva, az értékesítési bizonylat készítése egyszerű folyamat, amely figyelmet igényel a részletekre és a pontosságra. Ha követi ezeket a lépéseket, professzionális megjelenésű nyugtákat készíthet, amelyek segítségével hatékonyabban irányíthatja vállalkozását.
Ha értékesítési bizonylatsablont szeretne létrehozni a QuickBooks Desktop alkalmazásban, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a QuickBooks Desktop programot, és lépjen a Lista menüpontra.
2. Válassza a Sablonok menüpontot.
3. Kattintson az ablak alján található Új gombra egy új sablon létrehozásához.
4. A Sablon típusának kiválasztása ablakban válassza az Értékesítési bizonylatot.
5. A folytatáshoz kattintson az OK gombra.
6. Megjelenik az Alapvető testreszabás ablak. Testreszabhatja a sablont a cég logójának hozzáadásával, a betűméret és a betűstílus megváltoztatásával, valamint az értékesítési bizonylaton szerepeltetni kívánt mezők hozzáadásával.
7. Miután testreszabta a sablont, kattintson a További testreszabás gombra a további módosítások elvégzéséhez.
8. A További testreszabás ablakban oszlopokat adhat hozzá vagy távolíthat el, kiválaszthatja a megjelenítendő sorok számát, és testre szabhatja a sablon fejlécét és láblécét.
9. Miután elvégezte az összes szükséges módosítást, kattintson az OK gombra a sablon mentéséhez.
10. Adjon nevet a sablonjának, és kattintson a Mentés gombra.
Az értékesítési bizonylat sablonja most már készen áll a QuickBooks Desktopban való használatra. Amikor értékesítési bizonylatot hoz létre, a Sablon legördülő menüből kiválaszthatja az imént létrehozott sablont, és a testreszabott sablonja alkalmazásra kerül az értékesítési bizonylaton.