A mai digitális korban a vállalkozások és szervezetek nagymértékben támaszkodnak az elektronikus nyilvántartásokra, így a nyilvántartáskezelés fontosabb, mint valaha. A megfelelő iratkezelés biztosítja, hogy a fontos információk pontosak, biztonságosak és könnyen hozzáférhetők legyenek. A nyilvántartások hatékony kezelése azonban ijesztő feladat lehet, különösen, ha nagy mennyiségű adatról van szó. Itt jönnek a képbe a nyilvántartáskezelési auditálási eljárások. Ezek az eljárások segíthetnek biztosítani a nyilvántartások pontosságát és biztonságát, megkönnyítve az információk hatékony kezelését.
A nyilvántartáskezelési ellenőrzési eljárások első lépése a kezelendő nyilvántartások típusainak azonosítása. Ez a pénzügyi nyilvántartásoktól kezdve a munkavállalói információkon át az ügyféladatokig mindent magában foglal. Miután azonosította, hogy milyen típusú nyilvántartásokkal van dolga, elkezdheti kidolgozni a hatékony kezelésükre vonatkozó tervet. Ennek a tervnek tartalmaznia kell a nyilvántartások tárolására és visszakeresésére vonatkozó eljárásokat, valamint az információk elérésére és megosztására vonatkozó protokollokat.
A nyilvántartáskezelési ellenőrzési eljárások egyik legfontosabb szempontja a biztonság. Alapvető fontosságú az érzékeny információk védelme a jogosulatlan hozzáféréstől, lopástól vagy elvesztéstől. Ez olyan intézkedések bevezetését jelenti, mint a hozzáférés-ellenőrzés, tűzfalak és titkosítás az elektronikus nyilvántartások védelme érdekében. Emellett a fizikai nyilvántartásokat is biztonságos helyen kell tárolni, korlátozott hozzáféréssel.
A rendszeres ellenőrzések szintén kritikus elemei a nyilvántartások kezelésének. Az ellenőrzések segítenek biztosítani, hogy a nyilvántartások pontosak, teljesek és naprakészek legyenek. Lehetőséget nyújtanak továbbá a biztonsági rések vagy sebezhetőségek azonosítására. Az auditokat rendszeresen el kell végezni, az auditok elvégzésére és a felmerülő problémák kezelésére külön eljárásokkal.
Végül fontos, hogy legyen egy rendszer a már nem szükséges nyilvántartások megsemmisítésére. Ez mind az elektronikus, mind a fizikai nyilvántartásokra vonatkozik. A megfelelő megsemmisítési eljárások segíthetnek megakadályozni, hogy az érzékeny információk rossz kezekbe kerüljenek, továbbá segíthetnek a rendetlenség csökkentésében és a szervezeti hatékonyság javításában.
Összefoglalva, a nyilvántartáskezelési ellenőrzési eljárások elengedhetetlenek minden olyan vállalkozás vagy szervezet számára, amely biztosítani kívánja a nyilvántartások pontosságát és biztonságát. A kezelendő nyilvántartások típusainak azonosításával, a biztonsági intézkedések végrehajtásával, a rendszeres ellenőrzések elvégzésével és a nyilvántartások megfelelő megsemmisítésével hatékonyan kezelheti az információkat és megvédheti az érzékeny adatokat. A megfelelő iratkezeléssel racionalizálhatja a folyamatokat, csökkentheti a költségeket és javíthatja az általános szervezeti hatékonyságot.
Az iratkezelési audit a szervezet iratkezelési gyakorlatának értékelése a jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelés biztosítása, valamint a fejlesztendő területek azonosítása érdekében. Az iratkezelési ellenőrzés összetevői a következők:
1. Hatály és célkitűzések: Ez az összetevő határozza meg az ellenőrzés hatókörét, beleértve a felülvizsgálandó irattípusokat, a lefedett időszakot és az ellenőrzés céljait.
2. Jogi és szabályozási megfelelés: Ez a komponens azt értékeli, hogy a szervezet megfelel-e a nyilvántartások kezelésével kapcsolatos vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek, például az adatvédelmi törvényeknek, a megőrzési követelményeknek és az adatvédelmi rendeleteknek.
3. Iratleltár: Ez a komponens magában foglalja a szervezet által vezetett összes nyilvántartás leltárának elkészítését, beleértve azok formátumát, helyét és megőrzési ütemezését.
4. Az iratok megőrzése és megsemmisítése: Ez az összetevő értékeli a szervezetnek a nyilvántartások megőrzésére, tárolására és megsemmisítésére vonatkozó irányelveit és eljárásait. Azt is biztosítja, hogy a megőrzési ütemterv naprakész legyen, és megfeleljen a jogi és szabályozási követelményeknek.
5. A nyilvántartások biztonsága: Ez a komponens értékeli a szervezet biztonsági intézkedéseit a nyilvántartások jogosulatlan hozzáféréstől, lopástól vagy elvesztéstől való védelme érdekében. Ez magában foglalja a fizikai biztonsági intézkedéseket, mint például a zárt iratszekrények és a korlátozott hozzáférésű területek, valamint a digitális biztonsági intézkedéseket, mint például a tűzfalak és a titkosítás.
6. A nyilvántartásokhoz való hozzáférés és visszakeresés: Ez a komponens a szervezetnek a nyilvántartásokhoz való hozzáférésre és visszakeresésre vonatkozó irányelveit és eljárásait értékeli. Ez magában foglalja annak értékelését, hogy a szervezet rendelkezik-e megfelelő ellenőrzésekkel annak biztosítására, hogy csak az arra felhatalmazott személyzet férhessen hozzá a nyilvántartásokhoz.
7. Az iratkezelési program irányítása: Ez a komponens értékeli a szervezet iratkezelési programjának általános irányítását, beleértve az erőforrások elosztását, a személyzet képzését és a megfelelés ellenőrzését.
Az iratkezelési ellenőrzés elvégzésével a szervezet azonosíthatja a javításra szoruló területeket, és változtatásokat hajthat végre annak érdekében, hogy iratkezelési gyakorlatai hatékonyak, megfelelőek és biztonságosak legyenek.
A 7 ellenőrzési eljárás a következő:
1. Tervezés és kockázatértékelés: Ez a könyvvizsgálati folyamat első lépése, amikor a könyvvizsgáló megtervezi a könyvvizsgálati eljárásokat és felméri a pénzügyi kimutatásokkal kapcsolatos lehetséges kockázatokat.
2. Belső kontrollok tesztelése: Ez magában foglalja a szervezet belső kontrolljainak tesztelését a pénzügyi kimutatások pontosságát befolyásoló hiányosságok vagy problémák azonosítása érdekében.
3. Tartalmi elemző eljárások: Ez magában foglalja a pénzügyi adatok elemzését a szokatlan vagy váratlan tendenciák vagy minták azonosítása érdekében, amelyek hibákra vagy csalásra utalhatnak.
4. A tranzakciók érdemi tesztelése: Ez magában foglalja az egyes tranzakciók tesztelését annak biztosítása érdekében, hogy azok a pénzügyi kimutatásokban pontosan rögzítésre és besorolásra kerüljenek.
5. A számlaegyenlegek érdemi tesztelése: Ez magában foglalja a számlaegyenlegek tesztelését annak biztosítása érdekében, hogy azok pontosan szerepeljenek a pénzügyi kimutatásokban.
6. Ellenőrzési és megerősítési eljárások: Ez magában foglalja a szervezet vezetőségétől és harmadik féltől származó információk felkutatását a pénzügyi kimutatások pontosságának ellenőrzése érdekében.
7. Felülvizsgálat és értékelés: Ez a könyvvizsgálati folyamat utolsó szakasza, amikor a könyvvizsgáló felülvizsgálja az összes összegyűjtött könyvvizsgálati bizonyítékot, és értékeli a pénzügyi kimutatások általános pontosságát és teljességét.