A pontos és teljes körű nyilvántartások vezetése alapvető fontosságú minden kisvállalkozás számára. Nemcsak a törvény írja elő, hanem segít nyomon követni a pénzügyeket, nyomon követni a vállalkozás növekedését, és megalapozott döntéseket hozni. A sokféle dokumentumtípus miatt azonban kihívást jelenthet, hogy melyiket, mennyi ideig és hogyan kell megőrizni, és hogyan kell tárolni őket. Ebben a dokumentummegőrzésre vonatkozó kisvállalkozói útmutatóban néhány alapvető tippet ismertetünk, amelyek segítenek Önnek abban, hogy szervezett és szabályszerű maradjon.
Többféle dokumentumtípus létezik, amelyeket kisvállalkozóként meg kell őriznie. Ezek közé tartoznak a következők:
Pénzügyi nyilvántartások: Ide tartoznak a bankszámlakivonatok, adóbevallások, számlák, nyugták és minden egyéb, a vállalkozásával kapcsolatos pénzügyi dokumentum.
Jogi dokumentumok: Ide tartoznak a szerződések, bérleti szerződések, szabadalmak, szerzői jogok és minden más, a vállalkozásával kapcsolatos jogi dokumentum.
Foglalkoztatási nyilvántartások: Ide tartoznak a munkavállalói akták, bérszámfejtési nyilvántartások és minden egyéb, az alkalmazottakkal kapcsolatos dokumentum.
Üzleti nyilvántartások: Ide tartozik minden egyéb, az Ön vállalkozásával kapcsolatos nyilvántartás, például marketinganyagok, ügyféladatok és leltári nyilvántartások.
Az egyes dokumentumok megőrzésének időtartama a dokumentum típusától és az Ön iparágára vonatkozó előírásoktól függően változik. Például az adóbevallásokat legalább hét évig kell megőrizni, míg a munkavállalói aktákat legalább három évig kell megőrizni, miután a munkavállaló elhagyta a vállalatot. Fontos, hogy felkutassa az iparágára vonatkozó egyedi követelményeket, hogy biztosítsa a megfelelőséget.
Miután meghatározta, hogy mely dokumentumokat és mennyi ideig kell megőrizni, fontos, hogy azokat biztonságosan és szervezetten tárolja. Ez magában foglalhatja a következőket:
Digitális tárolás: Ez magában foglalhat felhőalapú tárolást vagy külső merevlemezt.
Helyszínen kívüli tárolás: Ez magában foglalhatja egy tárolóegység bérlését vagy egy professzionális irattározási szolgáltatás igénybevételét.
Függetlenül attól, hogy milyen módon tárolja dokumentumait, fontos, hogy azok könnyen hozzáférhetők és rendszerezhetők legyenek. Ez segíthet abban, hogy szükség esetén gyorsan megtalálja a fontos dokumentumokat, és megelőzheti az elveszett vagy sérült feljegyzéseket.
Összefoglalva, a pontos és teljes körű nyilvántartások vezetése minden kisvállalkozás számára alapvető fontosságú. Ha megérti, hogy milyen dokumentumokat kell megőrizni, mennyi ideig kell megőrizni őket, és hogyan kell tárolni őket, biztosíthatja, hogy megfeleljen az előírásoknak, és felkészüljön a jövőbeni ellenőrzésekre vagy jogi kérdésekre.
Új vállalkozóként fontos, hogy megértse, milyen nyilvántartásokat kell 10 évig megőrizni adózási és jogi célokból. Íme, néhány kulcsfontosságú nyilvántartás, amelyet ezen időtartam alatt meg kell őrizni:
1. Adóbevallások: Meg kell őriznie az összes szövetségi és állami adóbevallás másolatát, beleértve az olyan igazoló dokumentumokat, mint a W-2, 1099 és a kiadásokról szóló bizonylatok. Ez segít Önnek egy esetleges könyvvizsgálat esetén, vagy ha bármilyen kérdés merülne fel az adóbevallásaival kapcsolatban.
2. Foglalkoztatási nyilvántartások: Ha vannak alkalmazottai, meg kell őriznie a munkaszerződéseikről, a bérszámfejtési nyilvántartásokról és minden egyéb vonatkozó dokumentumról készült feljegyzéseket. Ez segít Önnek bármilyen jogvita esetén, vagy ha kérdések merülnek fel a munkaügyi törvények betartásával kapcsolatban.
3. Pénzügyi kimutatások: Legalább 10 évig meg kell őriznie a mérlegek, az eredménykimutatások és a pénzforgalmi kimutatások másolatát. Ezek a dokumentumok segítenek Önnek nyomon követni vállalkozása pénzügyi teljesítményét az idők során, és bármilyen vita vagy jogi kérdés esetén bizonyítékot szolgáltatnak pénzügyi helyzetéről.
4. Jogi dokumentumok: A vállalkozásával kapcsolatos minden jogi dokumentumot, beleértve a szerződéseket, megállapodásokat és alapító okiratokat, legalább 10 évig meg kell őrizni. Ez segít Önnek bármilyen jogvita esetén, vagy ha üzleti struktúrájával vagy tulajdonjogával kapcsolatban kérdések merülnek fel.
5. Biztosítási nyilvántartások: Minden biztosítási kötvény és kárigény másolatát legalább 10 évig meg kell őriznie. Ez segít Önnek a biztosítótársaságokkal való esetleges viták esetén, vagy ha a biztosítási fedezettel kapcsolatos kérdések merülnek fel.
Összességében fontos, hogy ezeket a nyilvántartásokat rendszerezve és könnyen hozzáférhetően tartsa, ha a jövőben hivatkoznia kell rájuk. Érdemes megfontolni a digitális tárolás használatát is, hogy a fizikai másolatok elvesztése vagy sérülése esetén elektronikus másolatokat tároljon ezekről a dokumentumokról.
A kisvállalkozásoknak különféle nyilvántartásokat kell vezetniük a jogi és adózási követelményeknek való megfelelés biztosítása, valamint pénzügyi teljesítményük nyomon követése érdekében. A szükséges nyilvántartások a vállalkozás típusától függnek, de íme néhány általános iránymutatás:
1. Pénzügyi nyilvántartások: Ide tartoznak az összes bevétel és kiadás nyilvántartása, nyugták, számlák, bankszámlakivonatok és pénzügyi jelentések, például mérlegek és eredménykimutatások. Ezeket a nyilvántartásokat legalább hét évig meg kell őrizni.
2. Adóügyi nyilvántartások: A kisvállalkozásoknak nyilvántartást kell vezetniük minden adóbevallásról és -fizetésről, beleértve a forgalmi adót, a béradót és a jövedelemadót. Ezeket a nyilvántartásokat szintén legalább hét évig kell megőrizni.
3. Alkalmazotti nyilvántartások: Ha a vállalkozásnak alkalmazottai vannak, nyilvántartást kell vezetnie a munkaszerződésekről, a bérszámfejtésről, a munkaidő-nyilvántartásokról és egyéb kapcsolódó dokumentumokról. Ezeket a nyilvántartásokat a munkavállaló távozását követően legalább három évig meg kell őrizni.
4. Jogi nyilvántartások: Ide tartoznak a vállalkozással kapcsolatos szerződések, bérleti szerződések, engedélyek, licencek és egyéb jogi megállapodások. Ezeket a nyilvántartásokat a megállapodás időtartama alatt és a megállapodás lejárta után még egy ideig meg kell őrizni.
5. Biztosítási nyilvántartások: A kisvállalkozásoknak nyilvántartást kell vezetniük az összes biztosítási kötvényről, beleértve a vagyon-, a felelősség- és a munkavállalói kártérítési biztosítást. Ezeket a nyilvántartásokat addig kell megőrizni, amíg a biztosítási kötvény érvényben van, valamint néhány évvel a kötvény lejárta után.
Fontos megjegyezni, hogy ezek csak általános iránymutatások, és a szükséges konkrét nyilvántartások a vállalkozástól és annak székhelyétől függően változhatnak. Mindig a legjobb, ha konzultál egy ügyvéddel vagy könyvelővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges nyilvántartást vezetnek.