A nyomtatványok kitöltése legtöbbünk számára elkerülhetetlen feladat, és fontos tudni, hogyan kell hatékonyan és pontosan elvégezni. A Microsoft Word és az Excel a két legnépszerűbb, erre a célra használt szoftveralkalmazás. Mindkettőnek megvannak a maga egyedi jellemzői és előnyei, de melyik a jobb az űrlapok kitöltésére?
A Microsoft Word egy szövegszerkesztő szoftver, amelyet általában dokumentumok létrehozására és szerkesztésére használnak. Egyik funkciója az űrlapok létrehozásának képessége. Egy űrlap kitöltése a Wordben egyszerű folyamat. Először is nyissa meg az űrlapot a Wordben, és kattintson az első mezőre, amelyet ki szeretne tölteni. Írja be a szükséges információkat, majd a „Tab” billentyűvel lépjen a következő mezőre. Ismételje ezt a folyamatot, amíg az összes szükséges mezőt ki nem tölti. Ha az űrlapon vannak jelölőnégyzetek, egyszerűen kattintson a négyzetre a jelölés be- vagy kipipálásához.
Az Excel viszont egy táblázatkezelő szoftver, amelyet adatok rendszerezésére és elemzésére használnak. Egy űrlap kitöltése az Excelben hasonló folyamatot követ, mint a Wordben, de van néhány alapvető különbség. Először is biztosítania kell, hogy a cellák megfelelően legyenek formázva a beírandó adatok típusának megfelelően. Ha például dátumokat fog megadni, akkor a cellákat „Dátum” cellaként kell formáznia. Miután a cellákat formázta, elkezdheti kitölteni az űrlapot az első cellára kattintva, és beírhatja az adatokat. A „Tab” billentyűvel lépjen a következő cellára, és ismételje ezt a folyamatot, amíg ki nem töltötte az összes szükséges cellát.
Tehát melyik a jobb az űrlapok kitöltésére? A válasz a kitöltendő űrlap típusától függ. Ha az űrlap egyszerű, és csak szövegbevitelt igényel, a Word lehet a jobb választás. Ha azonban az űrlap összetett számításokat vagy adatelemzést igényel, az Excel lehet a jobb választás. Továbbá, ha az űrlapot meg kell osztania másokkal, és ki kell tölteniük, az Excel lehet a jobb választás, mivel egyszerűbb adatmegosztást és együttműködést tesz lehetővé.
Összefoglalva, mind a Word, mind az Excel hasznos eszköz az űrlapok kitöltéséhez, és a kettő közötti választás az űrlap összetettségétől és a kívánt eredménytől függ. Ha tudja, hogyan kell mindkét alkalmazást hatékonyan használni, biztos lehet benne, hogy pontosan és hatékonyan tölti ki űrlapjait.
Egy kitölthető űrlap Microsoft Wordben történő kitöltéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a kitölthető űrlapot a Microsoft Wordben. Az űrlapon lesznek olyan mezők, amelyek meghatározott információk fogadására lettek kialakítva.
2. Helyezze a kurzort abba a mezőbe, ahová be kívánja írni az adatokat. A tabulátor billentyűt is használhatja az egyik mezőből a másikba való átlépéshez.
3. Írja be az információt a mezőbe. Ha a mező meghatározott típusú információt igényel, például dátumot vagy számot, győződjön meg róla, hogy az információt a megfelelő formátumban írja be.
4. Ha az űrlap jelölőnégyzeteket vagy rádiógombokat tartalmaz, kattintson a megfelelő opcióra.
5. Ha további információkat kell hozzáadnia, például aláírást vagy mellékletet, kövesse az űrlapon megadott utasításokat.
6. Miután befejezte az űrlap kitöltését, ellenőrizze, hogy minden információ pontosan lett-e megadva.
7. Mentse el a kitöltött űrlapot a számítógépére, vagy nyomtassa ki a nyilvántartás számára.
Megjegyzés: Ha gondot okoz az űrlap kitöltése, győződjön meg arról, hogy a Microsoft Word olyan verzióját használja, amely támogatja a kitölthető űrlapokat. Előfordulhat továbbá, hogy egyes űrlapok kitöltéséhez egy adott program vagy szoftver használata szükséges.
Kitöltőmező beszúrásához a Wordben kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyisson meg egy új vagy meglévő Word-dokumentumot.
2. Helyezze a kurzort oda, ahol a kitöltőmezőt szeretné megjeleníteni.
3. Kattintson a „Fejlesztő” fülre a felső menüsorban. Ha nem látja a Fejlesztő lapot, lehet, hogy engedélyeznie kell azt a Word beállításaiban.
4. Kattintson a Vezérlők csoportban az „Örökölt eszközök” gombra.
5. Válassza ki a „Szöveges űrlapmező” opciót a legördülő menüből.
6. A „Szöveges űrlapmező beállításai” párbeszédpanelen adjon meg egy címet a mezőnek, és válassza ki, hogy a szöveg egyszerű szöveg vagy szám legyen.
7. Ha azt szeretné, hogy a felhasználó több sornyi szöveget is be tudjon írni, jelölje be a „Több sor engedélyezése” négyzetet.
8. Kattintson az „OK” gombra a párbeszédpanel bezárásához és a kitöltőmező beszúrásához.
Miután beszúrta a kitöltőmezőt, megvédheti a dokumentumot, hogy a felhasználók ne szerkeszthessék a dokumentum más részeit. Ehhez kattintson a Fejlesztő lap Védelem csoportjában a „Szerkesztés korlátozása” gombra, és kövesse az utasításokat a dokumentum védelmének beállításához.
Egy Excel-táblázat kitölthető űrlappá alakításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a konvertálni kívánt Excel-táblázatot.
2. Határozza meg azokat a cellákat, amelyeket kitölthető űrlapmezőkké szeretne átalakítani. Ezek jellemzően azok a cellák, amelyek felhasználói bevitelt igényelnek, például név, cím és egyéb releváns információk.
3. Jelölje ki azokat a cellákat, amelyeket kitölthető űrlapmezővé kíván átalakítani.
4. Kattintson a jobb gombbal a kiemelt cellákra, és válassza a „Cellák formázása” lehetőséget.
5. A „Cellák formázása” párbeszédpanelen válassza a „Védelem” lapot.
6. Törölje a „Zárolt” jelölőnégyzet jelölését, majd kattintson az „OK” gombra a párbeszédpanel bezárásához.
7. Menjen az Excelben a „Fejlesztő” fülre. Ha ez a lap nem látható, akkor a „Fájl” > „Beállítások” > „Szalag testreszabása” > „Fő lapok” > „Fejlesztő” > jelölje be a „Fejlesztő” > kattintson az „OK” gombra.
8. A „Fejlesztő” lapon a „Vezérlők” szakaszban kattintson a „Beszúrás” gombra, és válassza ki a kitölthető űrlapmezőhöz használni kívánt vezérlőelem típusát. Például használhat „Text Box” vezérlőt a szöveges bevitelt igénylő mezőkhöz, vagy „Check Box” vezérlőt a jelölőnégyzet kiválasztását igénylő mezőkhöz.
9. Húzza a vezérlőelemet arra a cellára, amelyet kitölthető űrlapmezővé kíván alakítani.
10. Ismételje meg a 8-9. lépést minden olyan cellánál, amelyet kitölthető űrlapmezővé kíván alakítani.
11. Mentse az Excel-táblázatot PDF formátumban vagy más, kitölthető űrlapokat támogató fájlformátumban. Ezt a „Fájl” > „Mentés másként” > válassza ki a menteni kívánt fájlformátumot > kattintson a „Mentés” gombra.
12. Tesztelje a kitölthető űrlapot a 11. lépésben elmentett PDF vagy más fájlformátum megnyitásával és az adatok beírásával a kitölthető űrlap mezőibe.