Vállalkozóként a pénzügyek nyomon követése olyan alapvető feladat, amelyet nem lehet figyelmen kívül hagyni. Az üzleti számlakönyv hasznos eszköz, amely segít az összes pénzügyi tranzakció pontos nyilvántartásában. Segítségével nyomon követheti a vállalkozásába bejövő és onnan kimenő pénzt. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan hozhat létre üzleti főkönyvet az Excelben.
1. lépés: Új munkafüzet létrehozása
Az első lépés egy új munkafüzet létrehozása az Excelben. Ehhez nyissa meg a Microsoft Excel programot, és kattintson az „Új munkafüzet” lehetőségre. Ez egy új üres táblázatot hoz létre, amellyel dolgozhat.
2. lépés: Táblázat létrehozása a főkönyve számára
Miután létrehozott egy új munkafüzetet, a következő lépés egy táblázat létrehozása a főkönyve számára. A táblázat létrehozásához kattintson a „Beszúrás” fülre, és válassza a „Táblázat” lehetőséget. Ekkor megnyílik egy párbeszédpanel, ahol megadhatja a táblázatban kívánt sorok és oszlopok számát. Egy üzleti számla főkönyve esetében legalább hat oszlopra lesz szüksége: Dátum, Leírás, Típus, Terhelés, Hitel és Egyenleg.
3. lépés: Adatok megadása
Most, hogy létrehozta a táblázatot, megkezdheti az adatok megadását. Kezdje a tranzakció dátumának megadásával az első oszlopban, majd a tranzakció rövid leírásával a második oszlopban. A harmadik oszlopban megadhatja, hogy a tranzakció terhelés vagy jóváírás. Például, ha egy vevőtől kapott fizetést, akkor az jóváírás, míg ha egy szállítónak fizetett, akkor terhelés.
A negyedik és ötödik oszlopban megadhatja a terhelés vagy jóváírás összegét. Végül a hatodik oszlopban kiszámíthatja a számla egyenlegét az összes terhelés és az összes jóváírás kivonásával.
4. lépés: A főkönyv formázása
Miután minden adatot beírt, a főkönyvet formázhatja, hogy könnyebben olvasható legyen. A táblázatot kereteket és árnyékolást adhat hozzá, hogy kiemelkedjen. Használhat feltételes formázást is, hogy kiemelje azokat a tranzakciókat, amelyek megfelelnek bizonyos kritériumoknak, például egy bizonyos dollárösszeget meghaladó tranzakciókat.
Összefoglalva, egy üzleti számlakönyv létrehozása az Excelben egyszerű folyamat, amely segíthet nyomon követni a pénzügyeit. Az ebben a cikkben ismertetett lépések követésével olyan hasznos eszközt hozhat létre, amely segít abban, hogy vállalkozásának pénzügyi helyzetét szem előtt tartsa.
A kisvállalkozások az alábbi lépéseket követve vezethetnek könyvelési nyilvántartásokat az Excelben:
1. Állítson be egy számlatükröt: A számlatükör azoknak a számláknak a listája, amelyeket egy vállalkozás a pénzügyi tranzakciók rögzítésére használ. A kisvállalkozások úgy hozhatnak létre számlatükröt az Excelben, hogy egy lapon felsorolják az összes szükséges számlát.
2. Főkönyv létrehozása: A főkönyv a vállalkozás összes pénzügyi tranzakciójának nyilvántartása. A kisvállalkozások úgy hozhatnak létre főkönyvet az Excelben, hogy a számlatükör minden egyes számlájához létrehoznak egy lapot, és ezeken a lapokon rögzítik az összes tranzakciót.
3. A tranzakciók rögzítése: A kisvállalkozások úgy rögzíthetik pénzügyi tranzakcióikat az Excelben, hogy a tranzakció részleteit a főkönyvük megfelelő lapjára írják be. Az Excel képleteket is használhatják az egyenlegek és összegek automatikus kiszámításához.
4. Számlák egyeztetése: A kisvállalkozásoknak rendszeresen egyeztetniük kell számláikat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy nyilvántartásaik egyeznek-e a banki kimutatásokkal. Az Excel segítségével egyeztethetik számláikat, összehasonlítva nyilvántartásaikat a bankszámlakivonatokkal és azonosítva az esetleges eltéréseket.
5. Pénzügyi kimutatások készítése: A kisvállalkozások az Excel segítségével pénzügyi kimutatásokat, például eredménykimutatást és mérleget készíthetnek úgy, hogy képletek segítségével kiszámítják a szükséges számadatokat a főkönyvi nyilvántartásaik alapján.
Összességében az Excel hatékony eszköz a kisvállalkozások számára a számviteli nyilvántartások rendszerezéséhez és naprakészen tartásához. Fontos azonban, hogy a nyilvántartások pontosak és megbízhatóak legyenek, és szükség esetén forduljanak szakemberhez.
A táblázatkezelő használható főkönyvként, de könyvelési célokra nem ideális megoldás. A főkönyv a pénzügyi tranzakciók nyilvántartására szolgáló könyv vagy rendszer, míg a táblázatkezelő egy elektronikus dokumentum, amely sorokba és oszlopokba rendezi az adatokat.
Bár egy táblázatkezelőt testre lehet szabni a pénzügyi tranzakciók nyomon követésére, nem rendelkezik a megfelelő könyvelési szoftverek szükséges ellenőrzéseivel és funkcióival. A táblázatkezelők hajlamosak az emberi hibákra, nem rendelkeznek megfelelő ellenőrzési nyomvonalakkal, és nem biztosítják a pénzügyi nyilvántartásokhoz szükséges biztonsági és biztonsági mentési lehetőségeket.
Ezenkívül a táblázatkezelők nem kínálnak olyan szintű automatizálást, mint a könyvelési szoftverek, például automatikus banki adatbevitelt, költségkategorizálást és pénzügyi jelentést.
Ezért, bár egy táblázatkezelő használható a pénzügyi tranzakciók nyomon követésére, nem ajánlott olyan vállalkozások vagy magánszemélyek számára, akiknek pontos és megbízható könyvelési nyilvántartásokra van szükségük. Mindig a legjobb, ha megfelelő, kifejezetten könyvelési célokra tervezett könyvelőszoftvert használ.
Igen, az Excel rendelkezik főkönyvi sablonnal, amely számviteli és könyvelési célokra használható. A sablont úgy tervezték, hogy segítsen a vállalkozásoknak nyomon követni a pénzügyi tranzakciókat, például a kiadásokat, bevételeket, eszközöket és kötelezettségeket. Az Excel főkönyvi sablonja általában több oszlopot tartalmaz a tranzakció részleteinek rögzítésére, mint például dátum, leírás, számlanév, terhelési összeg, jóváírási összeg és egyenleg. Az egyenleg oszlop automatikusan frissül minden egyes tranzakció rögzítése után, lehetővé téve a felhasználók számára az egyes számlák naprakész egyenlegének megtekintését. Ezenkívül az Excel főkönyvi sablon testre szabható az egyedi üzleti igényeknek és preferenciáknak megfelelően. Összességében az Excel főkönyvi sablon hasznos eszköz lehet a kisvállalkozások vagy magánszemélyek számára, akik hatékonyan és pontosan szeretnék kezelni pénzügyeiket.