Az önfoglalkoztatás egyre népszerűbbé vált az elmúlt években, és sokan döntöttek úgy, hogy inkább saját maguknak dolgoznak, mint egy hagyományos munkáltatónak. Miközben a saját főnöknek lenni számos előnnyel jár, számos felelősséggel is jár, beleértve a pontos adónyilvántartás vezetésének szükségességét.
Önálló vállalkozóként Ön felelős a saját adófizetéséért, ami azt jelenti, hogy egész évben nyomon kell követnie az összes bevételét és kiadását. Ez ijesztő feladat lehet, de elengedhetetlen, ha el akarja kerülni az IRS-szel kapcsolatos esetleges problémákat.
Tehát mennyi ideig kell megőriznie az adónyilvántartását önálló vállalkozóként? A válasz az, hogy ez számos tényezőtől függ, többek között a nyilvántartások típusától és az Ön államának sajátos adótörvényeitől.
Általánosságban ajánlott, hogy az önálló vállalkozók az adóbevallás benyújtásától számított legalább három évig őrizzék meg adónyilvántartásaikat. Ennek oka, hogy az IRS-nek legfeljebb három év áll rendelkezésére az adóbevallás ellenőrzésére és az esetlegesen esedékes további adók, büntetések vagy kamatok megállapítására.
Vannak azonban olyan helyzetek, amikor ennél hosszabb ideig is meg kell őrizni az adóügyi nyilvántartásokat. Például, ha levonást igényelt egy bedőlt követelésre vagy egy értéktelen értékpapírból származó veszteségre, akkor akár hét évig is meg kell őriznie a feljegyzéseit.
Azt is fontos megjegyezni, hogy egyes államoknak saját adótörvényei vannak, amelyek előírhatják, hogy hosszabb ideig kell megőriznie nyilvántartásait. Kaliforniában például az önálló vállalkozóknak az adóbevallásuk esedékességét követően legalább négy évig meg kell őrizniük az adóügyi nyilvántartásaikat.
Függetlenül az Ön államának sajátos törvényeitől, mindig jó ötlet, ha a lehető legtovább megőrzi adónyilvántartásait. Ez segíthet elkerülni az IRS-szel kapcsolatos esetleges problémákat, továbbá segíthet nyomon követni a pénzügyeit és megalapozott döntéseket hozni a vállalkozásával kapcsolatban.
Összefoglalva, az önálló vállalkozóknak az adóbevallás benyújtását követően legalább három évig meg kell őrizniük a pontos adónyilvántartást, de előfordulhat, hogy a konkrét helyzettől és az állami törvényektől függően hosszabb ideig is meg kell őrizniük a nyilvántartásokat. Mindig az a legjobb, ha az óvatosság oldalára téved, és a lehető legtovább megőrzi a nyilvántartásokat, mivel ez segíthet elkerülni a későbbiekben felmerülő esetleges problémákat.
Az Egyesült Államok Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottságának (EEOC) előírásai szerint a munkáltatóknak tíz évig meg kell őrizniük bizonyos, a foglalkoztatási gyakorlatukkal kapcsolatos nyilvántartásokat. Ezek a nyilvántartások a következők:
1. Fizetési nyilvántartások és a bérek és munkaórák betartásával kapcsolatos nyilvántartások, beleértve a munkaidő-kártyákat, a munkarendeket és a bérek mértékét.
2. Személyzeti akták, amelyek a munkavállaló álláspályázatával, előléptetésével, áthelyezésével, teljesítményével és fegyelmezésével kapcsolatos információkat tartalmaznak.
3. A munkavállalói juttatásokkal, például egészségbiztosítással, nyugdíjbiztosítással és szabadsággal kapcsolatos iratok.
4. A munkahelyi biztonsággal és egészségvédelemmel kapcsolatos iratok, beleértve a baleseti jelentéseket, az OSHA naplókat és a munkavállalók kártérítési igényeit.
5. Foglalkoztatással kapcsolatos orvosi feljegyzések, beleértve a drogtesztek eredményeit és a Családi és egészségügyi szabadságról szóló törvény (FMLA) szerinti szabadság orvosi igazolásait.
E nyilvántartások vezetésének célja a szövetségi és állami törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés biztosítása, valamint a foglalkoztatási gyakorlatok történeti nyilvántartása. Ezen túlmenően ezek a nyilvántartások felhasználhatók a diszkriminációval vagy egyéb foglalkoztatással kapcsolatos jogi kérdésekkel szembeni védekezéshez.
Az IRS 6 éves szabálya arra az időtartamra utal, amely alatt a munkáltatóknak meg kell őrizniük a bérszámfejtési adókkal kapcsolatos nyilvántartásokat. Konkrétan a munkáltatóknak a bérszámfejtési adókkal kapcsolatos nyilvántartásokat legalább hat évig meg kell őrizniük, attól a naptól számítva, amikor az adók esedékessé válnak vagy befizetésre kerülnek, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont. Ezek a nyilvántartások tartalmazhatják a munkavállalók nevét és társadalombiztosítási számát, a bérre és a fizetésre vonatkozó információkat, a visszatartott adókat és egyéb bérszámfejtéssel kapcsolatos információkat. A szabály célja annak biztosítása, hogy a munkáltatók szükség esetén pontos információkat tudjanak szolgáltatni az IRS-nek és más kormányzati szerveknek, valamint hogy lehetővé tegyék az adótörvények megfelelő ellenőrzését és végrehajtását. Az IRS 6 éves szabályának be nem tartása büntetést és bírságot vonhat maga után a munkáltatók számára.
Az IRS szerint a munkáltatóknak legalább négy évig meg kell őrizniük a foglalkoztatási adó nyilvántartását az adó esedékessé válását vagy megfizetését követően, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont. A legtöbb vállalkozás esetében ez azt jelenti, hogy a bankszámlakivonatokat legalább négy évig meg kell őrizni. Előfordulhatnak azonban olyan körülmények, amikor a bankszámlakivonatokat akár hét évig is ajánlott megőrizni. Ez azért van így, mert az IRS számára az adóbevallás ellenőrzésének elévülési ideje általában három év a benyújtás napjától számítva. Ha azonban az IRS csalásra vagy a jövedelem jelentős mértékű aluljelentésére gyanakszik, akár hét évük is lehet az ellenőrzés megindítására. Ezért ajánlott legalább hét évig megőrizni a bankszámlakivonatokat, hogy biztosítsa az IRS előírásainak való megfelelést, és hogy megvédje magát egy esetleges ellenőrzés esetén. Emellett egyes állami törvények előírhatják a munkáltatók számára, hogy bizonyos nyilvántartásokat hosszabb ideig meg kell őrizniük, ezért fontos, hogy ellenőrizze az Ön államának szabályozását is.
A humánerőforrás kategóriában számos nyilvántartást 7 évig kell megőrizni. Ezek a nyilvántartások a következők:
1. Foglalkoztatási kérelem: A pályázótól kapott minden álláspályázatot legalább 7 évig meg kell őrizni. Ennek a nyilvántartásnak tartalmaznia kell a pályázó önéletrajzát, kísérőlevelét és a pályázati eljárás során benyújtott egyéb dokumentumokat.
2. Személyzeti akták: Minden jelenlegi és volt alkalmazott személyi aktáját legalább 7 évig meg kell őrizni, miután az alkalmazott elhagyta a vállalatot. Ezek az akták tartalmazhatnak munkaszerződéseket, teljesítményértékeléseket, fegyelmi intézkedéseket, előléptetéseket és minden egyéb, a munkaviszonnyal kapcsolatos dokumentumot.
3. Fizetési nyilvántartás: A bérszámfejtési nyilvántartásokat, beleértve a munkaidő-nyilvántartásokat, a bérjegyzékeket és a javadalmazással kapcsolatos egyéb dokumentumokat legalább 7 évig meg kell őrizni. Ezeknek a nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell az adózással és juttatásokkal kapcsolatos dokumentumokat is, mint például a W-4-es, W-2-es és 1099-es dokumentumokat.
4. Juttatási nyilvántartások: A munkavállalói juttatásokkal, például az egészségbiztosítással, nyugdíjbiztosítással és egyéb juttatási programokkal kapcsolatos nyilvántartásokat legalább 7 évig meg kell őrizni.
5. Képzési nyilvántartások: Minden képzési nyilvántartást, beleértve a jelenléti íveket és a képzési anyagokat is, legalább 7 évig meg kell őrizni.
Fontos megjegyezni, hogy a fent említett nyilvántartások a helyi, állami és szövetségi előírások alapján változhatnak. Mindig ajánlott konzultálni a jogi tanácsadóval az összes vonatkozó törvénynek és szabályozásnak való megfelelés biztosítása érdekében.