A pontos bérszámfejtés minden vállalkozás sikeréhez elengedhetetlen. A bérszámfejtés minden szervezet egyik legnagyobb kiadása, és a bérszámfejtésben elkövetett hibák súlyos pénzügyi és jogi következményekkel járhatnak. A pontatlan bérszámfejtés bírságokhoz és büntetésekhez, a munkavállalók elégedetlenségéhez és akár jogi lépésekhez is vezethet. Ezért alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy vállalkozása pontosan számolja el a bérszámfejtést.
1. Tartson pontos nyilvántartásokat – A pontos nyilvántartások vezetése elengedhetetlen a pontos bérszámfejtéshez. Részletes nyilvántartást kell vezetnie az alkalmazottak összes ledolgozott órájáról, beleértve a túlórát és a szabadságot is, valamint pontos nyilvántartást kell vezetnie az alkalmazottak fizetéséről és juttatásairól.
2. Automatizálja a bérszámfejtést – A bérszámfejtés automatizálása segíthet a hibák csökkentésében és az időmegtakarításban. Számos olyan bérszámfejtő szoftvermegoldás áll rendelkezésre, amely automatizálhatja a bérszámfejtési folyamatot, megkönnyítve ezzel az alkalmazottak bérének és juttatásainak kezelését.
3. Értse meg a bérszámfejtési szabályokat – A bérszámfejtési szabályok összetettek és folyamatosan változnak. Fontos, hogy naprakészen tájékozódjon a bérszámfejtési szabályozásokról, hogy vállalkozása megfeleljen minden vonatkozó törvénynek és előírásnak.
4. Kérjen szakmai segítséget – Ha nem biztos abban, hogyan kell pontosan elszámolni a bérszámfejtést, fontos, hogy kérjen szakmai segítséget. Egy tapasztalt könyvelő vagy bérszámfejtési szakember segíthet eligazodni a bérszámfejtés bonyolultságában, és biztosíthatja, hogy vállalkozása megfeleljen az összes vonatkozó törvénynek és előírásnak.
Összefoglalva, a pontos bérszámfejtés minden vállalkozás sikeréhez elengedhetetlen. A pontos nyilvántartások vezetésével, a bérszámfejtés automatizálásával, a bérszámfejtési előírások megértésével és szükség esetén szakmai segítség igénybevételével biztosíthatja, hogy vállalkozása pontosan számolja el a bérszámfejtést, és elkerülheti a költséges hibákat és büntetéseket.
A bérelhatárolás naplóbejegyzésére akkor van szükség, ha a vállalat egy adott időszakra vonatkozóan megkereste az alkalmazottak fizetését és bérét, de még nem fizette ki őket. A naplóbejegyzés a következő:
Terhelés – Fizetések/bérek költségszámla: Ezt a számlát kell megterhelni az adott időszakra megkeresett, de ki nem fizetett bérek és fizetések teljes összegével.
Hitel – elhatárolt bérfizetési kötelezettség számla: Ezt a számlát jóvá kell írni ugyanazzal az összeggel, mint a Fizetések/Bérköltségek számlát. Ez a számla azt a kötelezettséget jelenti, amellyel a vállalat az adott időszakra vonatkozóan tartozik a munkavállalóinak, de amelyet még nem fizetett ki.
A bérelhatárolás naplóbejegyzése segít biztosítani, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék a vállalat aktuális pénzügyi helyzetét. Amint a bérkifizetés megtörtént, az elhatárolt bérfizetési kötelezettség számlát meg kell terhelni, a pénzforgalmi számlát pedig jóvá kell írni.
A fizetések elhatárolása a munkavállalók által megkeresett, de a számviteli időszak végéig még ki nem fizetett bérköltségek nyilvántartásának és elszámolásának folyamatát jelenti. Ez egy általános számviteli gyakorlat, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy pontosan tükrözzék pénzügyi kimutatásaikat azáltal, hogy a kiadásokat ahhoz az időszakhoz rendelik, amelyben felmerültek.
A bérek elhatárolásához a vállalatnak meg kell becsülnie a munkavállalók által az utolsó bérfizetési időszak vége és a számviteli időszak vége közötti időszakra megkeresett bérek összegét. Ez a becslés elvégezhető a ledolgozott napok száma, az órabér és minden további kompenzáció, például túlórapénz vagy bónuszok alapján.
Miután a becslés megtörtént, a vállalat módosító könyvelést készít a bérköltség számla növelésére, és létrehoz egy megfelelő kötelezettségszámlát az elhatárolt bérekre vonatkozóan. Ez a kötelezettségszámla azt a pénzösszeget jelenti, amellyel a vállalat tartozik a munkavállalóinak az elvégzett, de még ki nem fizetett munkáért.
Amikor a tényleges bérszámfejtés feldolgozásra és kifizetésre kerül, az elhatárolt bérek kötelezettségszámla csökken, és a pénzforgalmi számla ugyanezzel az összeggel csökken. A bérek elhatárolása fontos számviteli gyakorlat, amely segít a vállalatoknak abban, hogy pénzügyi kimutatásaikban pontosan számoljanak el, és biztosítsák, hogy a kiadások megfelelően illeszkedjenek ahhoz az időszakhoz, amelyben felmerültek.
A bérelhatárolásra akkor van szükség a hónap végén, ha a vállalatnak vannak olyan alkalmazottai, akik dolgoztak, de még nem kaptak fizetést. Ez akkor fordul elő, ha a bérfizetési időszak olyan időpontban ér véget, amely a számviteli időszak vége utánra esik. Ebben az esetben a vállalatnak meg kell becsülnie a munkavállalók által az adott időszakban megkeresett bérek összegét, és azt kötelezettségként kell a mérlegben szerepeltetnie. Ezt nevezik bérelhatárolásnak.
A bérelhatárolás tartalmazza a munkavállalók által megkeresett bruttó béreket, valamint a nekik járó béradókat és juttatásokat. A bérelhatárolás összege a munkavállalóknak járó teljes összeg becslésén alapul, amelyet általában a ledolgozott órák számának és a munkavállaló órabérének megszorzásával számolnak ki.
A bérelhatárolás azért fontos, mert biztosítja, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék a munkavállalóknak az időszak végén járó bérek összegét. A bérelhatárolás nélkül a vállalat pénzügyi kimutatásai alábecsülnék a munkavállalóknak járó kötelezettségeket, ami pontatlan pénzügyi beszámolóhoz és esetleges jogi problémákhoz vezethet.
Az elhatárolás egy alapvető számviteli fogalom, amely a bevételek és kiadások kimutatására utal a vállalat pénzügyi kimutatásaiban, függetlenül attól, hogy a készpénz mikor érkezik vagy mikor kerül kifizetésre. Az elhatárolás képlete magában foglalja a bevételek vagy kiadások elszámolását abban az időszakban, amikor azok felmerülnek vagy keletkeznek, nem pedig akkor, amikor azok beérkeznek vagy kifizetésre kerülnek.
Például, ha egy társaság decemberben nyújt szolgáltatást egy ügyfélnek, de csak januárban kapja meg a fizetést, a társaság a bevételt még mindig decemberben, a szolgáltatásnyújtás időszakában számolja el. Hasonlóképpen, ha egy társaságnak decemberben merülnek fel költségek, de csak januárban fizetnek érte, a társaság a költségeket még mindig decemberben, a költségek felmerülésének időszakában számolná el.
Az elhatárolás képlete a következő:
Elhatárolt bevétel = Megkeresett, de még be nem folyt bevétel
Elhatárolt kiadás = felmerült, de még ki nem fizetett kiadás
Összefoglalva, az elhatárolás képlete a bevételek és kiadások abban az időszakban történő elszámolását jelenti, amelyben azok keletkeztek vagy felmerültek, függetlenül attól, hogy a pénzeszköz beérkezett vagy kifizetésre került. Ez a számviteli koncepció alapvető fontosságú annak biztosításához, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék a vállalat pénzügyi teljesítményét és helyzetét.