Az egyik leggyakoribb költségtérítési forma, amelyet a vállalatok az alkalmazottaiknak nyújtanak, a kilométer-költségtérítés. Akár egy ügyféltalálkozóra való eljutásról, akár egy konferenciára való utazásról, akár egy kiszállításról van szó, sok alkalmazott a személyes járművét használja a munkája során. Annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak költségtérítése tisztességes és pontos legyen, a vállalatoknak megfelelő irányelvekkel kell rendelkezniük, és bizonyos dokumentumokat kell megkövetelniük alkalmazottaiktól.
Az IRS kilométer-visszatérítés egyik legfontosabb követelménye a kilométerek pontos nyomon követése. A munkavállalóknak általában nyomon kell követniük a munka céljából megtett mérföldek számát, beleértve az utazás dátumát és célját is. Ez az információ rögzíthető kilométer-követési alkalmazással, táblázatkezelővel vagy papíralapú naplóval. Fontos, hogy a munkavállalók következetesen és pontosan kövessék nyomon a megtett kilométereket, hogy elkerüljék az eltéréseket vagy hibákat a visszatérítésükben.
Az IRS kilométer-költségtérítés másik követelménye a költségek igazolása. Ez magában foglalja az utazás során felmerült benzin-, útdíj- és parkolási díjakról szóló számlákat. Az alkalmazottaknak dokumentációt kell benyújtaniuk a munkával kapcsolatos vezetés miatt szükséges javításokról vagy karbantartásról is. A vállalatok azt is megkövetelhetik a munkavállalóktól, hogy dokumentációt nyújtsanak be személyes biztosítási fedezetükről annak biztosítása érdekében, hogy megfelelő biztosítással rendelkezzenek a munkahelyi célú vezetés során.
E követelményeken túlmenően a vállalatoknak világos irányelvekkel és eljárásokkal kell rendelkezniük a költségtérítésre vonatkozóan. Ez magában foglalja a kilométer-költségtérítés mértékének, valamint a visszatérítésre vonatkozó korlátozásoknak és korlátozásoknak a meghatározását. A vállalatok azt is megkövetelhetik, hogy a munkavállalók előzetes jóváhagyást szerezzenek be a munkával kapcsolatos utazásokhoz annak biztosítása érdekében, hogy azok szükségesek legyenek és a költségvetésen belül maradjanak.
Összességében a vállalatoknak gondosan kell eljárniuk az IRS kilométer-költségtérítésre vonatkozó követelményeik és dokumentációjuk tekintetében, hogy elkerüljék az esetleges problémákat vagy vitákat. Azzal, hogy egyértelmű irányelveket alkalmaznak, és megkövetelik a kilométerek pontos nyomon követését és a költségek bizonyítását, a vállalatok biztosíthatják, hogy alkalmazottaik tisztességes és pontos költségtérítést kapjanak a munkával kapcsolatos vezetésükért.
Ha azt tervezi, hogy a kilométer-költségeket levonja az üzleti adóbevallásában, pontos nyilvántartást kell vezetnie az üzleti kilométerekről. Íme néhány nyilvántartás, amelyet a mérföldekre vonatkozóan meg kell őriznie:
1. Minden egyes utazás dátuma: Minden egyes üzleti célból tett utazás dátumát fel kell jegyeznie.
2. Indulási és befejezési hely: Minden egyes üzleti célból tett utazás kezdő és befejező helyét fel kell jegyeznie.
3. Az utazás célja: Minden egyes üzleti célból tett utazás célját fel kell jegyeznie. Ha például egy ügyféllel való találkozóra vagy egy üzleti konferenciára utazik, fel kell jegyeznie az utazás célját.
4. Teljes futásteljesítmény: Minden egyes üzleti célból tett út teljes futásteljesítményét fel kell jegyeznie. Ez magában foglalja a kiindulási helytől a célállomásig megtett kilométereket, valamint az út során felmerülő további kilométereket.
5. Kilométertarifa: Rögzítenie kell a kilométerdíjat, amelyet a kilométerköltségek kiszámításához használ. A 2021. évi szabványos kilométerdíj mértéke 56 cent/mérföld a megtett üzleti mérföldek után.
6. Igazoló dokumentáció: Meg kell őriznie az üzleti kilométerek megtételét igazoló dokumentumokat, például a benzinről, olajcseréről és javításokról szóló bizonylatokat. Ez a dokumentáció segít a kiadások bizonyításában, ha az IRS ellenőrzi Önt.
Fontos, hogy pontos nyilvántartást vezessen az üzleti kilométerekről, hogy biztosítsa, hogy ezt a költséget le tudja vonni az adójában. Használhat kilométer-követő alkalmazást vagy táblázatot, amely segít nyomon követni a megtett kilométereket és a kiadásokat.
Az üzleti kilométerek alatt azokat a távolságokat értjük, amelyeket egy magánszemély a munkájával kapcsolatos tevékenységek végzése során a saját vagy a cég tulajdonában lévő járművével tesz meg. Ahhoz, hogy a megtett kilométer üzleti mérföldnek minősüljön, a következő kritériumoknak kell megfelelnie:
1. Az utazásnak munkával kapcsolatosnak kell lennie: Az utazás célja kizárólag üzleti célú lehet, például egy ügyféltalálkozóra való utazás vagy a vállalkozás számára szükséges kellékek beszerzése.
2. A távolságnak ésszerűnek kell lennie: A megtett távolságnak szükségesnek kell lennie a munkával kapcsolatos feladat elvégzéséhez. Ha például egy megbeszélés csak néhány háztömbnyire van, az nem minősülne üzleti útnak.
3. Az utazást dokumentálni kell: Lényeges, hogy pontos nyilvántartást vezessenek minden üzleti kilométerről. Ez tartalmazza az utazás dátumát, a kezdő és befejező helyszínt, a megtett távolságot és az utazás célját.
4. A járműnek a magánszemély tulajdonában vagy lízingjében kell lennie: Üzleti kilométer csak akkor igényelhető, ha a jármű a magánszemély tulajdonában vagy lízingeltje, és nem a munkáltató által biztosított.
Fontos megjegyezni, hogy a munkába járás és a munkából való hazautazás nem minősül üzleti mérföldnek, mivel az személyes utazásnak minősül. Ha azonban a magánszemély az egyik munkahelyről a másikra utazik, akkor ez a megtett kilométer üzleti mérföldnek minősülhet. Javasoljuk, hogy forduljon adószakértőhöz annak biztosítása érdekében, hogy az összes üzleti kilométert megfelelően dokumentálják és igényeljék.
Igen, Texasban a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállalóinak a kilométerköltséget, ha a munkavállaló a személyes járművét használja munkával kapcsolatos célokra. Ennek az az oka, hogy a texasi munkabértörvény értelmében a munkáltató felelős a munkavállalónak a munkaköri feladatai ellátása során felmerült költségeinek megtérítéséért.
A texasi törvény nem határozza meg a kilométer-költségek megtérítésének mértékét, de általában az IRS aktuális szabványos kilométer-költségtételén alapul. 2021-től az IRS szabványos mérföldtarifája 56 cent/mérföld a személygépkocsi üzleti célú használata esetén. A munkáltató azonban dönthet úgy is, hogy magasabb arányban téríti meg a költséget, ha úgy kívánja.
Fontos megjegyezni, hogy a munkáltatónak rendelkeznie kell olyan szabályzattal, amely meghatározza a költségtérítés folyamatát és követelményeit. Ezt a szabályzatot egyértelműen közölni kell az összes munkavállalóval, és tartalmaznia kell információkat arról, hogyan kell benyújtani a kilométer-visszatérítési kérelmeket, és mikor várható a kifizetés.
Összefoglalva, ha egy texasi munkáltató megköveteli munkavállalóitól, hogy személyes járművüket használják a munkával kapcsolatos célokra, akkor köteles megtéríteni munkavállalóinak a kilométerköltségeket. Ajánlott, hogy a munkáltató rendelkezzen egyértelmű szabályzattal a texasi törvényeknek való megfelelés biztosítása érdekében.