Munkáltatóként fontos, hogy biztonságos munkahelyet biztosítson alkalmazottai számára. Balesetek azonban még a legbiztonságosabb munkakörnyezetben is előfordulhatnak. Ha egy munkavállaló munkája következtében megsérül vagy megbetegszik, jogosult lehet a munkavállalói kártérítésre. Munkáltatóként Ön felelős a pontos munkáskártérítési nyilvántartás vezetéséért. De mennyi ideig kell megőriznie ezeket a nyilvántartásokat?
A válasz erre a kérdésre attól függően változik, hogy Ön melyik államban tevékenykedik. Általánosságban elmondható, hogy a munkáltatóknak legalább öt évig meg kell őrizniük a munkavállalói kártérítési nyilvántartásokat. Egyes államok azonban előírják, hogy ezeket a nyilvántartásokat hosszabb ideig kell megőrizni. Kaliforniában például a munkáltatóknak tíz évig kell megőrizniük ezeket a nyilvántartásokat.
A pontos munkavállalói kártérítési nyilvántartások vezetése több okból is fontos. Mindenekelőtt ezek a nyilvántartások a munkahelyi balesetek és sérülések történetét mutatják be. Ezek az információk felhasználhatók a tendenciák és minták azonosítására, valamint a jövőbeli balesetek megelőzését célzó változtatások végrehajtására. Ezenkívül ezek a nyilvántartások felhasználhatók a sérülés vagy betegség okának meghatározásához és a munkavállaló rokkantságának mértékének felméréséhez.
Abban az esetben, ha egy munkavállaló munkavállalói kártérítési igényt nyújt be, a pontos nyilvántartások felhasználhatók a csalárd igényekkel szembeni védekezéshez. A munkahelyi balesetek és sérülések részletes nyilvántartásának vezetésével a munkáltatók bizonyítani tudják, hogy lépéseket tettek a biztonságos munkakörnyezet megteremtése érdekében. Ez különösen fontos lehet olyan esetekben, amikor a munkavállaló olyan sérülés miatt nyújt be kérelmet, amely nem a munkahelyen történt.
Végezetül, a pontos munkavállalói kártérítési nyilvántartások vezetését törvény írja elő. E nyilvántartások vezetésének elmulasztása bírságokat és büntetéseket vonhat maga után. Ezenkívül a pontatlan vagy hiányos nyilvántartások bizonyítékként felhasználhatók a munkáltató ellen a munkavállalói kártérítési tárgyaláson.
Összefoglalva, a munkáltatók kötelesek legalább öt évig pontos munkáskártérítési nyilvántartást vezetni. Az előírt időtartam azonban államonként eltérő lehet. E nyilvántartások vezetése fontos a tendenciák és minták azonosítása, a csalárd követelésekkel szembeni védekezés és a jogi követelményeknek való megfelelés szempontjából. Ha a munkáltatók időt szánnak a részletes és pontos nyilvántartások vezetésére, biztosíthatják, hogy biztonságos munkakörnyezetet biztosítanak alkalmazottaik számára.
Floridában a munkáltatóknak legalább öt évig meg kell őrizniük a munkavállalói kártérítési nyilvántartásokat. Ezeknek a nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell a munkavállalói kártérítési igénnyel kapcsolatos összes dokumentumot, például orvosi jelentéseket, sérülési jelentéseket, bérelszámolásokat és minden egyéb releváns információt. A Floridai Pénzügyi Szolgáltatások Minisztériumának Munkavállalói Kártérítési Osztálya az ötéves megőrzési időszak alatt bármikor kérhet hozzáférést ezekhez a nyilvántartásokhoz ellenőrzési vagy vizsgálati célból. Fontos, hogy a munkáltatók pontos és naprakész nyilvántartásokat vezessenek, hogy biztosítsák az állami szabályozásoknak való megfelelést, és hogy megvédjék magukat egy munkavállalói kártérítési vita vagy követelés esetén.
A Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi Hivatal (OSHA) megköveteli a munkáltatóktól, hogy bizonyos, a munkahelyi biztonsággal és egészségvédelemmel kapcsolatos nyilvántartásokat vezessenek. Ezeket a nyilvántartásokat a nyilvántartás típusától függően meghatározott ideig kell megőrizni.
Az OSHA 300 naplót, amely a munkával kapcsolatos sérüléseket és megbetegedéseket dokumentálja, annak a naptári évnek a végétől számított öt évig kell megőrizni, amelyre vonatkoznak. Az OSHA 301-es eseményjelentéseket és az OSHA 300A összefoglalókat ugyanennyi ideig kell megőrizni.
Az orvosi nyilvántartásokat és a mérgező anyagoknak való kitettségről szóló nyilvántartásokat a munkaviszony fennállásának időtartama plusz 30 évig kell megőrizni. Ez magában foglalja a veszélyes vegyi anyagoknak vagy olyan anyagoknak való kitettséggel kapcsolatos feljegyzéseket, amelyek hosszú távú egészségügyi hatásokat okozhatnak.
A képzési nyilvántartásokat a képzés időpontjától számított öt évig kell megőrizni. Ezek a nyilvántartások dokumentálják, hogy a munkavállalók megkapták a munkájuk biztonságos elvégzéséhez szükséges biztonsági képzést.
A munkáltatóknak az OSHA-szabályoknak való megfeleléssel kapcsolatos nyilvántartásokat is meg kell őrizniük, például az ellenőrzési jelentéseket és a biztonsági program dokumentációját. Ezeket a nyilvántartásokat az ellenőrzés időpontjától vagy annak a naptári évnek a végétől számított öt évig kell megőrizni, amelyre vonatkoznak, attól függően, hogy melyik a későbbi időpont.
Fontos, hogy a munkáltatók pontos és teljes nyilvántartást vezessenek, hogy megfeleljenek az OSHA-szabályoknak, és biztonságos és egészséges munkahelyet biztosítsanak munkavállalóik számára.
Kaliforniában a munkáltatóknak a sérüléstől vagy betegségtől számított legalább öt évig meg kell őrizniük a munkavállalói kártérítési nyilvántartásokat. Ezeknek a nyilvántartásoknak tartalmazniuk kell a munkavállaló nevét, munkakörét, a sérülés vagy betegség időpontját, a sérülés vagy betegség leírását, valamint a nyújtott orvosi kezelést. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a benyújtott munkáskártérítési igényekre vonatkozó információkat is, beleértve a kérelem benyújtásának időpontját, a kérelem státuszát, valamint az esetleges megegyezéseket vagy díjakat. A munkáltatóknak ezeket a nyilvántartásokat biztonságos helyen kell tárolniuk, és kérésre hozzáférhetővé kell tenniük a munkavállalók, képviselőik és a kaliforniai munkáskártérítési osztály számára. A pontos munkavállalói kártérítési nyilvántartás vezetésének elmulasztása büntetést és bírságot vonhat maga után.