A pontos nyilvántartás fontossága a kisvállalkozók számára


Kisvállalkozóként az egyik legfontosabb feladat az értékesítés és a számlák pontos nyilvántartása. Ez nemcsak abban segít, hogy nyomon kövesse bevételeit és kiadásait, hanem azt is biztosítja, hogy eleget tegyen adókötelezettségeinek, és megfeleljen a vállalkozására vonatkozó szabályozásoknak.

Szerencsére a QuickBooks megkönnyíti az értékesítések és számlák könyvelési rendszerbe történő bevitelét. Az alábbi lépéseket kell követnie ahhoz, hogy nyilvántartásai pontosak és naprakészek legyenek.

1. lépés: A QuickBooks-fiók beállítása

Mielőtt elkezdené az eladások és számlák bevitelét, be kell állítania a QuickBooks-fiókját. Ez magában foglalja a cégprofil létrehozását, a számlatükör beállítását, valamint a bankszámlák és hitelkártyák összekapcsolását a QuickBooks-fiókkal.

2. lépés: Ügyfélprofil létrehozása

Az értékesítések és számlák rögzítéséhez ügyfélprofilokat kell beállítania a QuickBooksban. Ez lehetővé teszi, hogy nyomon követhesse, kinek ad el, és mennyivel tartoznak Önnek. Ügyfélprofil létrehozásához egyszerűen kattintson a QuickBooksban az Ügyfelek fülre, és válassza az „Új ügyfél” lehetőséget.

3. lépés: Adjon meg egy eladást

Az eladás megadásához a QuickBooksban kattintson az Eladások fülre, és válassza az „Értékesítési bizonylat” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a vevőt, akinek elad, megadhatja az eladott tételeket, és alkalmazhatja az esetleges kedvezményeket vagy promóciókat. A QuickBooks automatikusan kiszámítja az esedékes teljes összeget, és ennek megfelelően frissíti a nyilvántartását.

4. lépés: Számla készítése

Ha nem az eladáskor kapja a fizetést, akkor számlát kell készítenie. Ehhez kattintson az Értékesítés fülre, és válassza a „Számla” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a vevőt, megadhatja a tételeket, és beállíthatja a fizetési feltételeket. A QuickBooks ezután létrehoz egy számlát, amelyet elküldhet a vevőnek.

Összefoglalva, az eladások és a számlák pontos nyilvántartása minden kisvállalkozó számára elengedhetetlen. Ha követi ezeket a lépéseket, és a QuickBooks segítségével kezeli könyvelését, biztosíthatja, hogy nyilvántartásai naprakészek és pontosak legyenek, és így nyugodtan összpontosíthat vállalkozása növekedésére.

FAQ
Mi a különbség az értékesítési bizonylatok és a számlák között a QuickBooksban?

A QuickBooksban az értékesítési bizonylatok és a számlák kétféle tranzakciótípus, amelyeket az értékesítések nyilvántartására használnak. Bár mindkét tranzakció rögzíti az értékesítést, van közöttük néhány különbség.

Az értékesítési bizonylatokat akkor használják, ha a fizetés az értékesítéskor érkezik. Ezt a tranzakciótípust általában olyan kiskereskedelmi vagy szolgáltató vállalkozásoknál használják, ahol az ügyfelek előre fizetnek, például egy kávézóban vagy egy fodrászatban. Az értékesítési bizonylatok a QuickBooksban az „Ügyfelek” menü „Értékesítési bizonylat” menüpontjának kiválasztásával hozhatók létre. Az értékesítési bizonylat létrehozásakor meg kell adnia az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiséget és az árat.

A számlák akkor használatosak, ha a fizetés egy későbbi időpontban történik. Ezt a tranzakciótípust általában olyan vállalkozások használják, amelyek hitelt nyújtanak ügyfeleiknek, például nagykereskedők vagy gyártók. A számlákat a QuickBooksban az „Ügyfelek” menü „Számlák létrehozása” menüpontjának kiválasztásával lehet létrehozni. A számla létrehozásakor meg kell adnia az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiséget, az árat és a fizetési feltételeket. Miután a vevő kifizette a számlát, a QuickBooksban a „Vevők” menü „Fizetések fogadása” menüpontjának kiválasztásával rögzítheti a fizetést.

Összességében a QuickBooksban az értékesítési bizonylatok és a számlák közötti fő különbség a fizetés időzítése. Az értékesítési bizonylatok azonnali kifizetésre szolgálnak, míg a számlák egy későbbi időpontban történő kifizetésre. Fontos, hogy a QuickBooksban a megfelelő tranzakciótípust válassza ki az értékesítés és a kifizetések pontos rögzítéséhez.

Hogyan adhatok meg egy értékesítési számlát a QuickBooks online alkalmazásban?

Az értékesítési számla bevitele a QuickBooks Online-ban egyszerű folyamat, amely néhány lépésben elvégezhető. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kell ezt megtenni:

1. lépés: Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és válassza a képernyő jobb felső sarkában található „Létrehozás (+)” gombot.

2. lépés: Válassza ki a „Számla” lehetőséget a megjelenő listából.

3. lépés: Adja meg az ügyfél adatait, beleértve a nevét és a számlázási címet.

4. lépés: Adja hozzá az ügyfélnek kiszámlázandó termékeket vagy szolgáltatásokat a „Termék/szolgáltatás” legördülő menüpont kiválasztásával és a megfelelő tételek kiválasztásával.

5. lépés: Adja meg az egyes termékek/szolgáltatások mennyiségét és díját.

6. lépés: Adott esetben adja meg a számlára alkalmazandó kedvezményeket vagy jóváírásokat.

7. lépés: Nézze meg előzetesen a számlát, és végezze el a szükséges módosításokat.

8. lépés: Mentse el a számlát, és küldje el az ügyfélnek a „Mentés és elküldés” vagy a „Mentés és bezárás” gomb kiválasztásával.

Ennyi! A számla elkészült és elküldésre került az ügyfélnek. A QuickBooks Online lehetővé teszi azt is, hogy nyomon kövesse a számlák állapotát, és emlékeztetőket küldjön azoknak az ügyfeleknek, akik még nem fizettek.

Hogyan állíthatom be az értékesítést a QuickBooksban?

Az értékesítés beállítása a QuickBooksban egyszerű folyamat, amely néhány egyszerű lépésből áll. Az alábbiakban egy lépésről lépésre követhető útmutató segít az értékesítések beállításában a QuickBooksban.

1. lépés: A termékek és szolgáltatások beállítása

A QuickBooksban történő értékesítés beállításának első lépése a termékek és szolgáltatások listájának elkészítése. Ezt a listát fogja használni az értékesítés és a leltár nyomon követésére. Termékei és szolgáltatásai felvételéhez lépjen a QuickBooks „Termékek és szolgáltatások” menüjébe, és kattintson az „Új” gombra. Adja meg az egyes termékek vagy szolgáltatások nevét, leírását, árát és egyéb lényeges információkat.

2. lépés: Értékesítési űrlap sablon létrehozása

Ezután létre kell hoznia egy értékesítési űrlapsablont. Ezt a sablont fogja használni számlák, értékesítési bizonylatok és egyéb értékesítési nyomtatványok létrehozásához. Az értékesítési űrlap sablon létrehozásához lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson a „Nézet és megjelenés testreszabása” menüpontra. Válasszon egy olyan sablont, amely megfelel az üzleti igényeinek, és szabja testre logójával, színeivel és egyéb márkaépítési elemeivel.

3. lépés: Fizetési módok beállítása

Ahhoz, hogy fizetéseket fogadhasson eladásaiért, a QuickBooksban be kell állítania a fizetési módokat. Beállíthatja a hitelkártyás fizetéseket, a PayPal-t, a banki átutalásokat és más fizetési módokat. A fizetési módok beállításához lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson a „Fizetési beállítások” menüpontra. Kövesse az utasításokat a kívánt fizetési módok beállításához.

4. lépés: Az eladások rögzítése

Miután beállította termékeit és szolgáltatásait, az értékesítési űrlap sablonját és a fizetési módokat, megkezdheti az eladások rögzítését a QuickBooksban. Az értékesítés rögzítéséhez lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson az „Új értékesítés” gombra. Válassza ki a létrehozandó értékesítési űrlap típusát (számla, értékesítési bizonylat stb.), és töltse ki az értékesítés adatait, beleértve az ügyfél nevét, az eladott terméket/szolgáltatást és a fizetési módot.

5. lépés: Az eladások és a leltár nyomon követése

Végül fontos, hogy a QuickBooksban nyomon kövesse az eladásokat és a leltárt, hogy naprakészen tartsa nyilvántartását. A QuickBooks jelentések segítségével nyomon követheti eladásait ügyfél, termék vagy szolgáltatás szerint, és figyelemmel kísérheti készletszintjeit. Az értékesítési és leltárjelentések megtekintéséhez lépjen a QuickBooks „Jelentések” menüjébe, és válassza ki a kívánt jelentést.

Összefoglalva, az értékesítés beállítása a QuickBooksban magában foglalja a termékek és szolgáltatások listájának létrehozását, egy értékesítési űrlap sablon létrehozását, a fizetési módok beállítását, az értékesítés rögzítését, valamint az értékesítés és a készlet nyomon követését. Ha ezeket a lépéseket követi, könnyedén kezelheti értékesítéseit a QuickBooksban, és zökkenőmentesen működtetheti vállalkozását.