Kisvállalkozóként az egyik legfontosabb feladat az értékesítés és a számlák pontos nyilvántartása. Ez nemcsak abban segít, hogy nyomon kövesse bevételeit és kiadásait, hanem azt is biztosítja, hogy eleget tegyen adókötelezettségeinek, és megfeleljen a vállalkozására vonatkozó szabályozásoknak.
Szerencsére a QuickBooks megkönnyíti az értékesítések és számlák könyvelési rendszerbe történő bevitelét. Az alábbi lépéseket kell követnie ahhoz, hogy nyilvántartásai pontosak és naprakészek legyenek.
Mielőtt elkezdené az eladások és számlák bevitelét, be kell állítania a QuickBooks-fiókját. Ez magában foglalja a cégprofil létrehozását, a számlatükör beállítását, valamint a bankszámlák és hitelkártyák összekapcsolását a QuickBooks-fiókkal.
Az értékesítések és számlák rögzítéséhez ügyfélprofilokat kell beállítania a QuickBooksban. Ez lehetővé teszi, hogy nyomon követhesse, kinek ad el, és mennyivel tartoznak Önnek. Ügyfélprofil létrehozásához egyszerűen kattintson a QuickBooksban az Ügyfelek fülre, és válassza az „Új ügyfél” lehetőséget.
Az eladás megadásához a QuickBooksban kattintson az Eladások fülre, és válassza az „Értékesítési bizonylat” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a vevőt, akinek elad, megadhatja az eladott tételeket, és alkalmazhatja az esetleges kedvezményeket vagy promóciókat. A QuickBooks automatikusan kiszámítja az esedékes teljes összeget, és ennek megfelelően frissíti a nyilvántartását.
Ha nem az eladáskor kapja a fizetést, akkor számlát kell készítenie. Ehhez kattintson az Értékesítés fülre, és válassza a „Számla” lehetőséget. Innen kiválaszthatja a vevőt, megadhatja a tételeket, és beállíthatja a fizetési feltételeket. A QuickBooks ezután létrehoz egy számlát, amelyet elküldhet a vevőnek.
Összefoglalva, az eladások és a számlák pontos nyilvántartása minden kisvállalkozó számára elengedhetetlen. Ha követi ezeket a lépéseket, és a QuickBooks segítségével kezeli könyvelését, biztosíthatja, hogy nyilvántartásai naprakészek és pontosak legyenek, és így nyugodtan összpontosíthat vállalkozása növekedésére.
A QuickBooksban az értékesítési bizonylatok és a számlák kétféle tranzakciótípus, amelyeket az értékesítések nyilvántartására használnak. Bár mindkét tranzakció rögzíti az értékesítést, van közöttük néhány különbség.
Az értékesítési bizonylatokat akkor használják, ha a fizetés az értékesítéskor érkezik. Ezt a tranzakciótípust általában olyan kiskereskedelmi vagy szolgáltató vállalkozásoknál használják, ahol az ügyfelek előre fizetnek, például egy kávézóban vagy egy fodrászatban. Az értékesítési bizonylatok a QuickBooksban az „Ügyfelek” menü „Értékesítési bizonylat” menüpontjának kiválasztásával hozhatók létre. Az értékesítési bizonylat létrehozásakor meg kell adnia az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiséget és az árat.
A számlák akkor használatosak, ha a fizetés egy későbbi időpontban történik. Ezt a tranzakciótípust általában olyan vállalkozások használják, amelyek hitelt nyújtanak ügyfeleiknek, például nagykereskedők vagy gyártók. A számlákat a QuickBooksban az „Ügyfelek” menü „Számlák létrehozása” menüpontjának kiválasztásával lehet létrehozni. A számla létrehozásakor meg kell adnia az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiséget, az árat és a fizetési feltételeket. Miután a vevő kifizette a számlát, a QuickBooksban a „Vevők” menü „Fizetések fogadása” menüpontjának kiválasztásával rögzítheti a fizetést.
Összességében a QuickBooksban az értékesítési bizonylatok és a számlák közötti fő különbség a fizetés időzítése. Az értékesítési bizonylatok azonnali kifizetésre szolgálnak, míg a számlák egy későbbi időpontban történő kifizetésre. Fontos, hogy a QuickBooksban a megfelelő tranzakciótípust válassza ki az értékesítés és a kifizetések pontos rögzítéséhez.
Az értékesítési számla bevitele a QuickBooks Online-ban egyszerű folyamat, amely néhány lépésben elvégezhető. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kell ezt megtenni:
1. lépés: Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és válassza a képernyő jobb felső sarkában található „Létrehozás (+)” gombot.
2. lépés: Válassza ki a „Számla” lehetőséget a megjelenő listából.
3. lépés: Adja meg az ügyfél adatait, beleértve a nevét és a számlázási címet.
4. lépés: Adja hozzá az ügyfélnek kiszámlázandó termékeket vagy szolgáltatásokat a „Termék/szolgáltatás” legördülő menüpont kiválasztásával és a megfelelő tételek kiválasztásával.
5. lépés: Adja meg az egyes termékek/szolgáltatások mennyiségét és díját.
6. lépés: Adott esetben adja meg a számlára alkalmazandó kedvezményeket vagy jóváírásokat.
7. lépés: Nézze meg előzetesen a számlát, és végezze el a szükséges módosításokat.
8. lépés: Mentse el a számlát, és küldje el az ügyfélnek a „Mentés és elküldés” vagy a „Mentés és bezárás” gomb kiválasztásával.
Ennyi! A számla elkészült és elküldésre került az ügyfélnek. A QuickBooks Online lehetővé teszi azt is, hogy nyomon kövesse a számlák állapotát, és emlékeztetőket küldjön azoknak az ügyfeleknek, akik még nem fizettek.
Az értékesítés beállítása a QuickBooksban egyszerű folyamat, amely néhány egyszerű lépésből áll. Az alábbiakban egy lépésről lépésre követhető útmutató segít az értékesítések beállításában a QuickBooksban.
1. lépés: A termékek és szolgáltatások beállítása
A QuickBooksban történő értékesítés beállításának első lépése a termékek és szolgáltatások listájának elkészítése. Ezt a listát fogja használni az értékesítés és a leltár nyomon követésére. Termékei és szolgáltatásai felvételéhez lépjen a QuickBooks „Termékek és szolgáltatások” menüjébe, és kattintson az „Új” gombra. Adja meg az egyes termékek vagy szolgáltatások nevét, leírását, árát és egyéb lényeges információkat.
2. lépés: Értékesítési űrlap sablon létrehozása
Ezután létre kell hoznia egy értékesítési űrlapsablont. Ezt a sablont fogja használni számlák, értékesítési bizonylatok és egyéb értékesítési nyomtatványok létrehozásához. Az értékesítési űrlap sablon létrehozásához lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson a „Nézet és megjelenés testreszabása” menüpontra. Válasszon egy olyan sablont, amely megfelel az üzleti igényeinek, és szabja testre logójával, színeivel és egyéb márkaépítési elemeivel.
3. lépés: Fizetési módok beállítása
Ahhoz, hogy fizetéseket fogadhasson eladásaiért, a QuickBooksban be kell állítania a fizetési módokat. Beállíthatja a hitelkártyás fizetéseket, a PayPal-t, a banki átutalásokat és más fizetési módokat. A fizetési módok beállításához lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson a „Fizetési beállítások” menüpontra. Kövesse az utasításokat a kívánt fizetési módok beállításához.
4. lépés: Az eladások rögzítése
Miután beállította termékeit és szolgáltatásait, az értékesítési űrlap sablonját és a fizetési módokat, megkezdheti az eladások rögzítését a QuickBooksban. Az értékesítés rögzítéséhez lépjen a QuickBooks „Értékesítés” menüjébe, és kattintson az „Új értékesítés” gombra. Válassza ki a létrehozandó értékesítési űrlap típusát (számla, értékesítési bizonylat stb.), és töltse ki az értékesítés adatait, beleértve az ügyfél nevét, az eladott terméket/szolgáltatást és a fizetési módot.
5. lépés: Az eladások és a leltár nyomon követése
Végül fontos, hogy a QuickBooksban nyomon kövesse az eladásokat és a leltárt, hogy naprakészen tartsa nyilvántartását. A QuickBooks jelentések segítségével nyomon követheti eladásait ügyfél, termék vagy szolgáltatás szerint, és figyelemmel kísérheti készletszintjeit. Az értékesítési és leltárjelentések megtekintéséhez lépjen a QuickBooks „Jelentések” menüjébe, és válassza ki a kívánt jelentést.
Összefoglalva, az értékesítés beállítása a QuickBooksban magában foglalja a termékek és szolgáltatások listájának létrehozását, egy értékesítési űrlap sablon létrehozását, a fizetési módok beállítását, az értékesítés rögzítését, valamint az értékesítés és a készlet nyomon követését. Ha ezeket a lépéseket követi, könnyedén kezelheti értékesítéseit a QuickBooksban, és zökkenőmentesen működtetheti vállalkozását.