Vállalkozóként elengedhetetlen, hogy minden tranzakcióról, beleértve a számlákat is, pontos nyilvántartást vezessenek. Ez nem csak abban segít, hogy nyomon kövesse pénzügyeit, de hosszú távon segít a szervezettségben is, és időt takarít meg. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan kell rögzíteni egy számlát, és miért fontos ezt megtenni.
A számla rögzítésének első lépése az összes szükséges információ összegyűjtése. Ezek közé tartozik a dátum, a számla száma, az ügyfél neve és a nyújtott termékek vagy szolgáltatások. Fontos, hogy ezek az információk pontosak és naprakészek legyenek, mivel bármilyen hiba problémát okozhat a későbbiekben.
Miután minden szükséges információval rendelkezik, rögzítheti a számlát a könyvelési szoftverben vagy papíron. Ha könyvelőszoftvert használ, létrehozhat egy új számlát, és beírhatja az összes vonatkozó adatot. Ha papíron rögzíti a számlát, használhat egy sablont, vagy létrehozhat saját formátumot. Ügyeljen arra, hogy a számla egy példányát megőrizze a nyilvántartás számára.
A számla rögzítése után fontos, hogy nyomon kövesse a beérkezett kifizetéseket. Ezt úgy teheti meg, hogy a számlát kifizetettnek jelöli, frissíti a kifizetés összegét és dátumát, és nyomon követi a kintlévőségeket. Ez biztosítja, hogy minden tranzakcióról pontos feljegyzéssel rendelkezzen, és segít a pénzügyek áttekintésében.
Összefoglalva, a számlák nyilvántartása a sikeres vállalkozás működtetésének egyik alapvető szempontja. Segít nyomon követni a pénzügyeit, szervezettségben maradni, és hosszú távon időt takarít meg. Az ebben a cikkben felvázolt lépések követésével biztosíthatja, hogy vállalkozása a számlázási és könyvelési igényeknek a tetején maradjon.
A humánerőforrásban a szállítótól kapott számla naplóbejegyzése jellemzően a számviteli vagy pénzügyi osztályhoz tartozik. A naplóbejegyzés a számla konkrét körülményeitől függően változna, de általánosságban a bejegyzés a következőképpen kerülne rögzítésre:
Terhelés:
A szállítói számla terhelése a szállítónak a kapott árukért vagy szolgáltatásokért járó összeget jelenti. A költségszámla jóváírása a vásárolt áruk vagy szolgáltatások költségét jelenti.
Fontos megjegyezni, hogy a konkrétan használt számlák a kiadás jellegétől és a használt számviteli rendszertől függően változhatnak. Emellett egyes vállalatok a naplóbejegyzés rögzítése előtt a számlával való egyezéshez használhatnak beszerzési rendelést vagy átvételi jelentést.
A számla nem eszköz és nem kötelezettség. Ehelyett egy olyan dokumentum, amely fizetési felszólításként szolgál a nyújtott árukért vagy szolgáltatásokért. A számla egy követelést képvisel, amely az árukat vagy szolgáltatásokat nyújtó vállalat számára eszköz. A számlakövetelés azt a pénzösszeget jelenti, amelyet a vállalat a jövőben várhatóan megkap a nyújtott árukért vagy szolgáltatásokért. Másfelől a számlát kapó vállalat számára a szállítói számla kötelezettséget jelent, mivel ez az a pénzösszeg, amellyel a vállalat tartozik a szállítónak a nyújtott árukért vagy szolgáltatásokért. Összességében a számla fontos dokumentum, amely segít a vállalkozásoknak követeléseik és kötelezettségeik nyomon követésében, de önmagában nem eszköz vagy kötelezettség.
A számlára vonatkozó naplóbejegyzés jellemzően a vállalat által megvásárolt áruk vagy szolgáltatások átvételének rögzítését jelenti. A konkrét naplóbejegyzés a tranzakció típusától függ, attól, hogy árubeszerzésről vagy szolgáltatásvásárlásról van-e szó, valamint a szállítóval megállapodott fizetési feltételektől.
Általában a számlára vonatkozó naplóbejegyzés a megfelelő költségszámla (például „Irodaszerek” vagy „Bérleti díj”) megterhelését és a szállítói számla jóváírását jelenti. Ez azt a tényt tükrözi, hogy a vállalat árut vagy szolgáltatást kapott, de még nem fizetett érte.
Például, ha egy vállalat 1000 dollárról kap egy számlát irodaszerekről, a naplóbejegyzés a következő lenne:
Ez a bejegyzés 1000 dollárral növelné a vállalat költségeit, és növelné a szállítónak járó összeget a szállítói számlán. Miután a vállalat kifizette a számlát, külön naplóbejegyzést rögzítene a szállítói tartozások egyenlegének csökkentésére és a teljesített kifizetés megjelenítésére.
Amikor egy számla beérkezik a humánerőforrás osztályra, először ellenőrizni kell, hogy a kiszámlázott szolgáltatásokat vagy termékeket valóban megkapta-e a vállalat. A beérkezett számla elszámolásához a következő lépéseket kell megtenni:
1. Ellenőrizze a számla pontosságát: Ellenőrizze, hogy a számla tartalmazza-e a helyes számlázási adatokat, például a szállító nevét és címét, a számla keltét, a megrendelés számát, a tétel leírását és mennyiségét, valamint a felszámított összeget. Győződjön meg arról, hogy nincsenek-e kettős számlázások vagy eltérések.
2. Egyeztesse a számlát a megrendeléssel: Hasonlítsa össze a számlát a megrendeléssel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a leszállított áruk vagy szolgáltatások megegyeznek-e a megrendeltekkel.
3. Ellenőrizze a szállítólevelet: A szállítólevél ellenőrzésével ellenőrizze, hogy a számlán szereplő tételeket leszállították-e a vállalatnak.
4. Szerezze be a fizetési engedélyt: A fenti lépések elvégzése után a számlát a vállalat felhatalmazott személyzetének jóvá kell hagynia a kifizetéshez.
5. A számla bevitele a számviteli rendszerbe: A számla adatait rögzíteni kell a számviteli rendszerben, hogy nyomon követhető legyen a fizetési státusz, és pontos pénzügyi nyilvántartást lehessen vezetni.
6. Folyósítsa a kifizetést: A számla jóváhagyása és rögzítése után a kifizetést a szállítóval megállapodott fizetési feltételeknek megfelelően kell teljesíteni.
E lépések követésével a humánerőforrás osztály hatékonyan tudja elszámolni a beérkezett számlákat, és biztosítani tudja, hogy a vállalat pontosan és időben kifizesse a beszállítóit.