Amikor egy csendes árverés megszervezéséről van szó, sok mozgó alkatrészt kell nyomon követni. A tárgyak beszerzésétől kezdve az esemény megszervezéséig és a kettő között mindenig könnyű figyelmen kívül hagyni az adományok és bevételek megfelelő könyvelésének fontosságát. A pontos nyilvántartás azonban elengedhetetlen a rendezvény zökkenőmentes lebonyolításához és az összes pénzösszeg elszámolásához.
Az adományok elszámolásának egyik első lépése az adományozott tárgyak részletes leltárának elkészítése. Ez magában foglalhat fizikai tárgyakat, például ajándékkosarakat, műalkotásokat vagy ékszereket, valamint immateriális tárgyakat, például ajándékutalványokat vagy élményeket. Minden egyes tárgyhoz értéket kell rendelni, akár egy szakmai értékbecslés, akár egy piaci értéken vagy kiskereskedelmi áron alapuló becslés alapján.
Amint az árverés megkezdődik, fontos nyomon követni az egyes tételekre tett liciteket és a nyertes összegeket, valamint az esemény során tett további adományokat. Ez történhet kézzel, papíralapú licitlapok segítségével, vagy olyan digitális platformon keresztül, amely lehetővé teszi a licitek és adományok valós idejű nyomon követését. Az alkalmazott módszertől függetlenül fontos, hogy minden tranzakcióról részletes nyilvántartást vezessen, hogy a végső elszámolásban ne legyenek eltérések.
Az összes adomány és bevétel nyilvántartásán kívül fontos az is, hogy átlátható legyen az adományozók és a licitálók számára, hogy a hozzájárulásaikat hogyan fogják felhasználni. Ez magában foglalhatja az összegyűjtött teljes összegről szóló rendszeres frissítéseket, valamint a konkrét programokról vagy kezdeményezésekről szóló információkat, amelyek részesülni fognak a pénzeszközökből.
Végül, a rendezvény végeztével fontos az összes tranzakció alapos egyeztetése, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden pénzzel elszámoltak. Ez magában foglalhatja a végleges licitlap és az adományozott tárgyak leltárának összehasonlítását, valamint a hitelkártyás vagy készpénzes kifizetések egyeztetését.
Összefoglalva, az adományok és bevételek megfelelő elszámolása elengedhetetlen a csendes árverés sikerének biztosításához. Az adományozott tárgyak részletes leltárának elkészítésével, az összes licit és adomány nyomon követésével, az adományozókkal és licitálókkal való átláthatósággal, valamint az összes tranzakció alapos egyeztetésével a rendezvényszervezők biztosíthatják, hogy minden pénzzel elszámoljanak, és hogy a rendezvény az elejétől a végéig zökkenőmentesen menjen.
Számviteli és könyvelési szempontból a csendes árverés adományozásnak tekinthető, de ez az eseményt övező konkrét körülményektől függ.
A csendes árverésen a tárgyakat magánszemélyek vagy vállalkozások adományozzák azzal a céllal, hogy azokat szóbeli licitálás nélkül elárverezzék. Ehelyett a rendezvény vendégei egy papírra írják fel licitjeiket, és az árverés végén a legmagasabb ajánlatot tevő nyeri meg a tárgyat.
Ha az árverésre kerülő tárgyakat kifejezetten a rendezvényre adományozták, akkor az a rendezvényt rendező szervezetnek nyújtott adománynak tekinthető. Ha azonban a tárgyakat a szervezet vásárolta, vagy korábban a szervezet tulajdonában voltak, akkor nem tekinthetők adománynak.
Ezenkívül a csendes árverésen befolyt összeg az adományozók számára az egyéni adózási helyzetüktől és az országuk adótörvényeitől függően levonható az adóból.
Összefoglalva, a csendes árverés akkor tekinthető adományozásnak, ha az árverésre bocsátott tárgyakat kifejezetten az eseményre adományozták, de ez végső soron az esemény és az árverésre bocsátott tárgyak konkrét körülményeitől függ.
Igen, a csendes árverésre felajánlott tárgyak levonhatók az adóból, de ez a körülményektől függ. Ha a csendes árverést rendező szervezet minősített nonprofit szervezet, akkor az adomány levonható az adóból. Az adományozott tárgy értéke azonban nem haladhatja meg a valós piaci értéket. Ha a tárgy valós piaci értéke meghaladja az 5000 USD-t, akkor az adományozónak minősített értékbecslést kell beszereznie. Ezenkívül az adományozónak be kell szereznie egy írásos elismervényt a szervezettől, amelyben kijelenti, hogy az adományért cserébe nem nyújtottak árut vagy szolgáltatást, vagy ha nyújtottak árut vagy szolgáltatást, akkor annak leírását és jóhiszemű becslését az áru vagy szolgáltatás értékéről. Ajánlott, hogy az adományozók egyéni helyzetükre vonatkozó konkrét tanácsadás céljából konzultáljanak adószakértővel.
Az adománygyűjtésből származó bevételeket a szervezet számviteli könyveiben a bevételek egyik típusaként tartják nyilván. Fontos az adománygyűjtési bevételek pontos nyilvántartása, mivel segít nyomon követni a szervezet pénzügyi teljesítményét, és betekintést nyújt az adománygyűjtési erőfeszítések sikerességébe. Az adománygyűjtési bevételek nyilvántartása a következő lépésekkel történhet:
1. Azonosítsa az adománygyűjtési bevétel forrását: Az első lépés az adománygyűjtési bevétel forrásának azonosítása. Ez különböző forrásokból származhat, például adományokból, támogatásokból, rendezvényekből stb.
2. Határozza meg a bevétel típusát: A következő lépés a bevétel típusának meghatározása. Például, korlátlan bevételről van-e szó, amely bármilyen célra felhasználható, vagy korlátozott bevételről, amelynek felhasználására meghatározott követelmények vonatkoznak?
3. Rögzítse a bevételt: A bevétel típusának meghatározása után azt rögzíteni kell a számviteli könyvekben. Ezt egy olyan naplóbejegyzés létrehozásával lehet megtenni, amely megterheli a pénzeszköz vagy a követelések számláját, és jóváírja a bevételi számlát.
4. A bevétel felosztása: Ha a bevétel korlátozott, akkor azt ahhoz a konkrét programhoz vagy projekthez kell rendelni, amelyre azt szánták. Ezt egy olyan naplóbejegyzés létrehozásával lehet megtenni, amely megterheli a bevételi számlát és jóváírja a megfelelő program- vagy projektszámlát.
5. Készítsen pénzügyi kimutatásokat: Végül az adománygyűjtésből származó bevételeket be kell vezetni a szervezet pénzügyi kimutatásaiba. Ezek a kimutatások áttekintést nyújtanak a szervezet pénzügyi teljesítményéről, és segítenek a megalapozott döntések meghozatalában.
Összefoglalva, az adománygyűjtésből származó bevételek könyvelése magában foglalja a bevétel forrásának és típusának azonosítását, könyvelését, szükség esetén felosztását és a szervezet pénzügyi kimutatásaiban való szerepeltetését.