A vállalati igazgatósági jegyzőkönyvek a vállalat igazgatótanácsa által hozott intézkedések és döntések dokumentálásának lényeges részét képezik. Az igazgatótanácsi ülések jogi dokumentációjaként szolgálnak, és kulcsfontosságúak lehetnek az igazgatótanács által hozott döntések védelmében jogviták vagy ellenőrzések esetén. A jegyzőkönyvekben elkövetett hibák azonban súlyos következményekkel járhatnak, ezért fontos, hogy a jegyzőkönyvek pontosak és teljesek legyenek.
Ha egy korábbi igazgatósági ülés jegyzőkönyvében hibát fedeznek fel, fontos, hogy azt a lehető leghamarabb kijavítsák. A helyesbítés folyamata a társaság alapszabályától és az állami törvényektől függ, de általában a következő lépéseket foglalja magában:
1. Értesítse az igazgatótanács titkárát: Az első lépés az igazgatótanácsi titkár vagy a jegyzőkönyv vezetéséért és karbantartásáért felelős személy értesítése. Ennek a személynek át kell vizsgálnia a hibát, és meg kell határoznia a legjobb cselekvési módot.
2. Készítsen korrekciós közleményt: Ha helyesbítésre van szükség, egy olyan értesítést kell készíteni, amely világosan leírja a hibát és a helyesbítést, amelyet el kell végezni. Az értesítésnek tartalmaznia kell az eredeti megbeszélés időpontját, a helyesbítendő tételt és a helyesbített információt.
3. Ossza szét a helyesbítési értesítést: A helyesbítésről szóló értesítést ki kell osztani az igazgatótanács minden olyan tagjának, aki jelen volt az eredeti ülésen, valamint minden más félnek, aki megkapta a jegyzőkönyv egy példányát. Az értesítést az eredeti jegyzőkönyv mellékleteként kell csatolni.
4. A helyesbítés jóváhagyása: A következő testületi ülésen a helyesbítésről szóló értesítést a testület elé kell terjeszteni jóváhagyásra. Az igazgatótanácsnak szavaznia kell arról, hogy jóváhagyja-e a helyesbítést és elvégzi-e a szükséges módosításokat a jegyzőkönyvben.
5. Az eredeti jegyzőkönyv megőrzése: Fontos, hogy az eredeti jegyzőkönyvet a csatolt helyesbítési értesítéssel együtt megőrizzék. Ez biztosítja, hogy az igazgatótanács intézkedéseiről és döntéseiről, valamint az esetleges helyesbítésekről teljes körű feljegyzés készüljön.
A pontos és teljes testületi jegyzőkönyvek kulcsfontosságúak a vállalaton belüli átláthatóság és jogi megfelelés fenntartásához. Ha a jegyzőkönyvben hibát fedeznek fel, fontos, hogy a lehető leghamarabb intézkedjenek a hiba kijavításáról. A fent vázolt lépések követésével biztosíthatja, hogy vállalata igazgatósági jegyzőkönyvei pontosak és teljesek legyenek, és hogy az esetleges hibákat időben és megfelelő módon kijavítsák.
Igen, a jóváhagyott jegyzőkönyvek módosíthatók, de ennek folyamata az adott szervezeti struktúrától és az érvényben lévő irányelvektől függ. A legtöbb esetben a jóváhagyott jegyzőkönyv módosításának folyamata az eredeti jegyzőkönyv jóváhagyásáért felelős igazgatótanácshoz vagy bizottsághoz történő indítvány benyújtását jelenti. Az indítványnak tartalmaznia kell az elvégzendő konkrét módosításokat és a módosítások indoklását.
Miután az indítványt benyújtották, azt általában egy következő vezetőségi vagy bizottsági ülésen felülvizsgálják és megvitatják. Ha az indítványt jóváhagyják, a módosításokat az eredeti jegyzőkönyvben el lehet végezni, és a módosított változat a következő ülésen jóváhagyásra kerül.
Érdemes megjegyezni, hogy bár a jóváhagyott jegyzőkönyvek módosíthatók, általában nem javasolt a jegyzőkönyvek jóváhagyása utáni módosítások elvégzése. Ennek oka, hogy a jóváhagyott jegyzőkönyv a szervezet által hozott döntések és intézkedések jogi dokumentációjaként szolgál, és az utólagos módosítások megkérdőjelezhetik a jegyzőkönyv pontosságát és teljességét. Ezért fontos, hogy a jegyzőkönyvek jóváhagyása előtt a lehető legpontosabbak és legteljesebbek legyenek.
Az üzleti jegyzőkönyvek aktualizálása magában foglalja az ülés során lefolytatott eljárások és hozott döntések rögzítését. Az üzleti jegyzőkönyvek frissítése során a következő lépéseket kell megtennie:
1. Tekintse át az előző jegyzőkönyvet – Az üzleti jegyzőkönyv frissítése előtt fontos átnézni az előző jegyzőkönyvet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nincsenek-e benne hibák vagy hiányosságok.
2. Jegyezze fel az eljárást – Az ülés során készítsen részletes feljegyzéseket az eljárásról, beleértve a megvitatott témákat, a meghozott határozatokat és a kijelölt cselekvési pontokat.
3. Tisztázza a nem egyértelmű kijelentéseket – Ha az ülés során olyan kijelentések vagy döntések születnek, amelyek nem egyértelműek, a pontosság biztosítása érdekében kérjen pontosítást a résztvevőktől.
4. Foglalja össze a megbeszélést – Az ülés végeztével foglalja össze a megbeszélést, kiemelve a legfontosabb pontokat és a meghozott döntéseket.
5. Intézkedési pontok kijelölése – Határozza meg az esetleges intézkedési pontokat, és jelölje ki azokat a megfelelő személynek, a teljesítés határidejének megjelölésével.
6. Korrektúra és szerkesztés – Tekintse át a frissített üzleti jegyzőkönyvet a pontosság, az egyértelműség és a teljesség szempontjából. Szükség szerint szerkessze az esetleges hibákat vagy kihagyásokat.
7. A frissített jegyzőkönyv terjesztése – Miután a frissített jegyzőkönyv véglegesítve lett, terjessze azt az összes résztvevőnek felülvizsgálat és jóváhagyás céljából.
Összefoglalva, az üzleti jegyzőkönyvek frissítése magában foglalja az ülésen elhangzottak és hozott döntések rögzítését, a nem egyértelmű kijelentések tisztázását, a megbeszélés összefoglalását, az intézkedési pontok kijelölését, a lektorálást és szerkesztést, valamint a frissített jegyzőkönyv körbeküldését felülvizsgálat és jóváhagyás céljából.
Az ülések jegyzőkönyve fontos dokumentuma annak, hogy mit vitattak meg és miről döntöttek az ülésen. Alapvető fontosságú, hogy a jegyzőkönyvek pontosak legyenek, és tükrözzék az ülés résztvevőinek szándékait. Ezért bárki, aki részt vett az ülésen, szükség esetén javíthatja a jegyzőkönyvet. Ide tartozik az ülés elnöke vagy moderátora, a résztvevők vagy bárki más, akit ezzel a feladattal bíztak meg.
Az értekezleti jegyzőkönyvek módosításakor azonban fontos, hogy kövesse a szervezet szabályzatát és eljárásait. Egyes szervezetek előírhatják, hogy a jegyzőkönyv módosításait az értekezlet elnökének vagy egy kijelölt személynek jóvá kell hagynia a véglegesítés előtt.
Emellett fontos megjegyezni, hogy az értekezleti jegyzőkönyvben végrehajtott módosításokat egyértelműen dokumentálni kell, beleértve a dátumot, a módosítást végző személyt és a módosítások okát. Ez segít fenntartani a jegyzőkönyv átláthatóságát és pontosságát.