Egy vállalat részvényeseként fontos, hogy pontos és teljes feljegyzéseket vezessünk az üléseken folytatott üzleti tevékenységekről. Ezeket a feljegyzéseket vállalati jegyzőkönyvnek nevezik, és az ülésen hozott intézkedések hivatalos nyilvántartásaként szolgálnak. A pontos és teljes társasági jegyzőkönyvek jogi és pénzügyi szempontból elengedhetetlenek, mivel bizonyítékként felhasználhatók a bíróságon, illetve az állami és szövetségi előírásoknak való megfelelés bizonyítására.
Ha Ön az egyetlen részvényese egy társaságnak, a céges jegyzőkönyv megírása felesleges feladatnak tűnhet. Ennek ellenére fontos, hogy pontos feljegyzéseket vezessen az üléseken lefolytatott ügyekről. Az alábbiakban a követendő lépéseket ismertetjük, amikor egy részvényes számára kell társasági jegyzőkönyvet írni:
1. Tüntesse fel az ülés dátumát és időpontját: Kezdje a társasági jegyzőkönyvet az ülés dátumának és időpontjának feltüntetésével. Ez biztosítja, hogy egyértelműen rögzítésre kerüljön, hogy mikor került sor az ülésre, és segít elkerülni a jövőbeni félreértéseket.
2. Rögzítse a résztvevőket: Jegyezze fel az összes résztvevő nevét, beleértve Önt mint egyedüli részvényest, valamint az esetlegesen jelenlévő vendégeket.
3. Dokumentálja a lefolytatott üzletet: Jegyezze fel az ülésen lefolytatott ügyeket, beleértve a meghozott határozatokat és intézkedéseket. Feltétlenül tüntesse fel az esetleges szavazásokat és azok eredményét.
4. Tüntessen fel minden egyéb releváns információt: Ha az ülésen előadások vagy beszámolók hangzottak el, feltétlenül csatolja ezek összefoglalóját. Továbbá, ha voltak megbeszélések vagy viták, ezeket is jegyezze fel.
5. Írja alá és dátumozza a jegyzőkönyvet: Miután a testületi jegyzőkönyv elkészült, írja alá és dátumozza azt, hogy az pontos és teljes.
Bár egy egyedüli részvényes számára felesleges feladatnak tűnhet, a pontos és teljes társasági jegyzőkönyv vezetése jogi és pénzügyi szempontból elengedhetetlen. Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy a társasági jegyzőkönyve pontos és teljes legyen, és egyértelmű feljegyzést nyújtson az üléseken lefolytatott összes ügyről.
Igen, egy társaságnak lehet egyetlen részvényese. Az ilyen társaságot „egyszemélyes társaságnak” vagy „SMLLC”-nek (Single Member Limited Liability Company) nevezik.
A legtöbb országban, beleértve az Egyesült Államokat is, a társaságot általában két vagy több magánszemély vagy szervezet alapítja. Az USA egyes államai azonban lehetővé teszik az egyszemélyes társaságok alapítását. Ezek a társaságok ugyanolyan jogi státusszal és védelemmel rendelkeznek, mint a hagyományos társaságok, de tulajdonosa és működtetője csak egy személy.
Az egyszemélyes társaságok alapításának egyik előnye a tulajdonos számára biztosított korlátozott felelősségi védelem. Ez azt jelenti, hogy a tulajdonos személyes vagyona védve van a társaság által vállalt kötelezettségekkel vagy adósságokkal szemben. Ezenkívül az egyszemélyes társaságok adókedvezményeket biztosíthatnak a tulajdonos számára, mivel lehetővé teszik az áthárított adózást.
Fontos megjegyezni, hogy bár egyszemélyes társaságot is lehet alapítani, továbbra is ugyanazokat a szabályokat és előírásokat kell követnie, mint a hagyományos társaságoknak. Ez azt jelenti, hogy ugyanazokat a vállalatirányítási követelményeket kell betartania, például rendszeres üléseket kell tartania, pontos pénzügyi nyilvántartásokat kell vezetnie, és éves jelentéseket kell benyújtania.
Összefoglalva, egy részvénytársaságnak egyetlen részvényese is lehet, és egyszemélyes részvénytársaságnak nevezik. Ez a társasági forma korlátozott felelősségvédelmet és potenciális adókedvezményeket biztosít a tulajdonos számára, de továbbra is be kell tartania az összes vállalatirányítási követelményt.
A részvényesi jegyzőkönyvek a társaság részvényeseinek gyűlésén lezajlott eljárások hivatalos feljegyzései. Ezek a jegyzőkönyvek általában olyan információkat tartalmaznak, mint az ülés dátuma és időpontja, a helyszín, a résztvevők listája, valamint az ülésen folytatott megbeszélések és hozott döntések. A jegyzőkönyvet általában egy kijelölt titkár vagy más személy készíti, és célja, hogy pontos és teljes feljegyzést nyújtson a közgyűlésről a későbbi hivatkozások számára.
A részvényesi jegyzőkönyvet a törvény előírhatja, attól függően, hogy a társaság milyen joghatóságban van bejegyezve. Ezen túlmenően a befektetők, szabályozó hatóságok vagy más, a vállalat működésében érdekelt érdekelt felek is kérhetik. A pontos és teljes körű részvényesi jegyzőkönyvek vezetésével a vállalatok segíthetnek biztosítani, hogy megfeleljenek a jogi követelményeknek, valamint átláthatóságot és elszámoltathatóságot biztosíthatnak részvényeseik és más érdekelt felek számára.
A vállalati jegyzőkönyvek olyan jogi feljegyzések, amelyek egy vállalat üléseinek menetét dokumentálják. Fontosak, mert bizonyítékul szolgálnak az ülésen hozott döntésekről, és gyakran kérik őket a könyvvizsgálók, a befektetők és a kormányzati szervek. Az alábbiakban a vállalati jegyzőkönyvek írásakor követendő lépéseket ismertetjük:
1. Készítsen napirendet – Az ülés előtt készítsen napirendet, amely felvázolja a megvitatandó témákat. Ez segít a szervezettségben, és biztosítja, hogy minden fontos kérdésre kitérjenek.
2. Jelenléti ív – Az ülés elején vegye fel a jelenlévő tagok névsorát, és jegyezze fel a hiányzókat.
3. Jegyezze fel a dátumot, az időt és a helyszínt – Írja fel a jegyzőkönyv elejére az ülés dátumát, időpontját és helyszínét.
4. Jegyezze fel az ülés menetét – Az ülés során készítsen részletes feljegyzéseket a megbeszélésekről, a döntésekről és a meghozott intézkedésekről. Ügyeljen arra, hogy minden előterjesztett indítványt rögzítsen, hogy ki terjesztette elő, és hogy azt elfogadták vagy elutasították-e.
5. Jegyezze fel a szavazásokat – Ha az ülés során szavazásra kerül sor, jegyezze fel a szavazás eredményét és azt, hogy ki szavazott az indítvány mellett vagy ellen.
6. Dokumentálja az intézkedési pontokat – Jegyezze fel az ülés során kijelölt intézkedési pontokat, az értük felelős személyt és a teljesítés határidejét.
7. Tekintse át és hagyja jóvá a jegyzőkönyvet – Az ülés után tekintse át a jegyzőkönyvet, hogy az pontos és teljes legyen. Ezután ossza szét az összes tagnak, hogy a következő ülésen felülvizsgálhassák és jóváhagyhassák.
Összefoglalva, a vállalati jegyzőkönyvek írása gondos figyelmet igényel a részletekre és a pontosságra. Fontos, hogy az ülésen lefolytatott valamennyi megbeszélést, döntést és intézkedést dokumentáljuk annak érdekében, hogy a jegyzőkönyv az eljárás pontos jogi dokumentációjaként szolgáljon.