Munkáltatóként az Ön felelőssége, hogy minden évben pontos W-2 nyomtatványokkal lássa el alkalmazottait. Ezek a nyomtatványok elengedhetetlenek az adószezonban, és befolyásolhatják a munkavállaló képességét a sikeres adóbevallásra. De mi történik, ha hibát követ el a munkavállaló W-2 nyomtatványán? Ne essen pánikba – ez nem a világ vége. Íme egy útmutató a helyesbített W-2-es munkavállalói bevallások benyújtásához.
1. lépés: A hiba azonosítása
Az első lépés az eredeti W-2 nyomtatványon szereplő hiba(k) azonosítása. A hibák közé tartozhatnak helytelen munkavállalói adatok, helytelen társadalombiztosítási számok, helytelen bérek vagy hiányzó adatok. Ha azonosította a hibát, továbbléphet a következő lépésre.
2. lépés: Helyesbített W-2 nyomtatvány kitöltése
Ezután ki kell töltenie egy helyesbített W-2 nyomtatványt. Ezt a nyomtatványt W-2c-nek hívják, és kifejezetten a korábban benyújtott W-2 nyomtatványok hibáinak kijavítására szolgál. A W-2c nyomtatványnak több szakasza van, amelyeket ki kell tölteni, beleértve a munkáltatói adatokat, a munkavállalói adatokat és a helyesbített adatokat.
3. lépés: A munkavállaló értesítése
Miután kitöltötte a W-2c nyomtatványt, értesítenie kell a munkavállalót a helyesbítésről. Fontos, hogy elmagyarázza a hibát és a javítás érdekében tett lépéseket. Átadhatja a munkavállalónak a javított W-2c nyomtatvány egy példányát, és tanácsolhatja neki, hogy azt őrizze meg az adónyilvántartásában.
4. lépés: A javított W-2c nyomtatvány benyújtása
A W-2c nyomtatvány kitöltése és a munkavállaló értesítése után a javított W-2c nyomtatványt be kell nyújtania a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). A nyomtatványt elektronikusan vagy postai úton is benyújthatja, attól függően, hogy mit szeretne. Fontos, hogy a lehető leghamarabb benyújtsa a javított W-2c nyomtatványt, hogy elkerülje a büntetéseket vagy bírságokat.
5. lépés: nyomon követés
Miután benyújtotta a helyesbített W-2c nyomtatványt, nyomon kell követnie az SSA-t, hogy megbizonyosodjon a helyesbítés helyes feldolgozásáról. Ellenőrizheti a javított W-2c nyomtatvány státuszát online vagy közvetlenül az SSA-val való kapcsolatfelvétel útján.
Összefoglalva, a W-2 nyomtatványok hibáinak javítása a bérszámfejtési folyamat normális része. Fontos, hogy megtegye a szükséges lépéseket a hibák kijavítása és a munkavállalók azonnali értesítése érdekében. E lépések betartásával biztosíthatja, hogy alkalmazottai pontos W-2 nyomtatványokat kapnak, és sikeresen be tudják nyújtani adóbevallásukat.
Nem, a W-2 és a W-2c (helyesbített bér- és adóbevallás) nyomtatványokat nem együtt kell benyújtani. A W-2 nyomtatványt a munkavállalóknak kifizetett éves bérek, borravaló és egyéb kompenzációk bejelentésére használják a megfelelő szövetségi, állami és helyi adókkal együtt, míg a W-2c nyomtatványt a korábban benyújtott W-2 nyomtatványok hibáinak kijavítására használják.
Ha hibát fedez fel egy olyan W-2 nyomtatványon, amelyet már benyújtott a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA), akkor a hiba kijavításához W-2c nyomtatványt kell benyújtania. Csak akkor nyújtson be W-2c nyomtatványt, ha az eredeti W-2 nyomtatványt már benyújtotta.
Fontos megjegyezni, hogy a W-2 és W-2c nyomtatványokat a határidőig kell benyújtani az SSA-hoz, ami általában a következő év január 31. napja. Ha ezeket a nyomtatványokat nem nyújtja be időben vagy nem pontos adatokkal, az büntetést vagy bírságot vonhat maga után.
Munkáltatóként minden év január 31-ig be kell nyújtania a W-2 nyomtatványt minden egyes alkalmazottja számára. Ha azonban később hibát fedez fel a korábban benyújtott W-2 nyomtatványon, a lehető leghamarabb be kell nyújtania a javított W-2 nyomtatványt. A helyesbített W-2 nyomtatványoknak a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA) történő benyújtásának határideje szintén január 31-e.
Ha nem nyújtja be időben a helyesbített W-2 nyomtatványt, az IRS büntetést és bírságot szabhat ki Önre. A büntetés összege a hiba súlyosságától és attól függ, hogy mennyi időbe telik a hiba kijavítása. Fontos megjegyezni, hogy az IRS más bérszámfejtési nyomtatványokon, például a 941-es nyomtatványon, a munkáltató negyedéves szövetségi adóbevallásában szereplő hibák vagy mulasztások miatt is bírságokat szabhat ki.
Összefoglalva, a helyesbített W-2 nyomtatvány benyújtásának határideje a hiba felfedezése után a lehető leghamarabb, de legkésőbb január 31-én lejár. A hibák és az esetleges büntetések kockázatának minimalizálása érdekében elengedhetetlen, hogy minden bérszámfejtési nyomtatványt gondosan átnézzenek, mielőtt benyújtják azokat az SSA-nak vagy az IRS-nek.
Nem, munkáltatóként nem tudja saját maga kijavítani a W-2 nyomtatványt. A W-2 nyomtatvány egy fontos adóügyi dokumentum, amely a munkavállalóknak kifizetett béreket és a fizetésükből visszatartott adókat jelenti. Ha javítani kell a W-2 nyomtatványt, akkor a javított W-2 nyomtatványt be kell nyújtania a Társadalombiztosítási Igazgatósághoz (SSA), és a javított nyomtatvány egy példányát át kell adnia a munkavállalónak.
A W-2 nyomtatvány javításához ki kell töltenie egy új W-2 nyomtatványt a javított adatokkal, és a nyomtatvány tetején található „JAVÍTOTT” négyzet bejelölésével javított nyomtatványként kell megjelölnie. A helyesbítés okának rövid magyarázatát is csatolnia kell.
A javított W-2 nyomtatványt a hiba felfedezése után a lehető leghamarabb be kell nyújtania az SSA-hoz. Ha a javított nyomtatványt az eredeti esedékességtől számított 30 napon belül nyújtja be, nem kell az SSA jóváhagyását kérnie. Ha azonban a helyesbített nyomtatványt az eredeti esedékességi időponttól számított 30 napon túl nyújtja be, a helyesbített nyomtatvány benyújtása előtt be kell szereznie az SSA jóváhagyását.
Összefoglalva, ha javítania kell egy W-2 nyomtatványt, azt nem teheti meg saját maga. A javított W-2 nyomtatványt be kell nyújtania az SSA-hoz, és a javított nyomtatvány egy példányát át kell adnia a munkavállalónak.