Az üzleti levelek a vállalati kommunikáció alapvető eszközei. Fontos információk közlésére, kérések megfogalmazására és visszajelzések adására szolgálnak. Ezért fontos, hogy ismerjük az üzleti levelek írásának megfelelő formátumát és szerkezetét. Ebben a cikkben azzal a témával foglalkozunk, hogyan írjunk üzleti levelet melléklettel.
A melléklettel ellátott üzleti levél olyan levél, amely további dokumentumokat vagy anyagokat tartalmaz. Ezek az anyagok lehetnek szerződések, brosúrák, önéletrajzok és más fontos dokumentumok. A mellékletek csatolása egy üzleti levélben egy módja annak, hogy további információkat nyújtson a címzettnek anélkül, hogy a levéltestet túlzsúfolná.
A melléklettel ellátott üzleti levél írásakor fontos, hogy kövesse az üzleti levél szabványos formátumát. Ez magában foglalja a dátumot, a címzett címét, a köszöntést, a törzsszöveget, a lezárást és az aláírást. A levél szövegében fontos, hogy világosan megfogalmazza a levél célját és a melléklet okát. Például: „Mellékelten küldöm a keddi megbeszélésünkön megbeszélt szerződés másolatát”.
A mellékletre vonatkozó megjegyzést a levél lezárása után kell elhelyezni. Ez a megjegyzés annak jelzésére szolgál, hogy a levélhez további anyagokat csatoltak. A bejegyzést két sorral a lezárás után kell elhelyezni, és a „Melléklet” vagy „Mellékletek” szót kell tartalmaznia, amelyet egy kettőspont és a mellékelt dokumentumok felsorolása követ. Például: „Melléklet: Szerződés, brosúra, önéletrajz”.
Fontos annak biztosítása is, hogy a mellékelt dokumentumokon megfelelően szerepeljen a címzett neve és a levél dátuma. Ez segít abban, hogy a címzett könnyen be tudja azonosítani a dokumentumokat, és megértse, hogy milyen jelentőségük van a levélhez.
Összefoglalva, a mellékelt üzleti levél megírása megköveteli a részletekre való odafigyelést és a szabványos formázás betartását. Ezen irányelvek betartásával biztosíthatja, hogy üzleti levelei professzionálisak és hatékonyak legyenek, és eljuttassák a címzetthez a kívánt üzenetet. Ne feledje, hogy elküldés előtt mindig lektorálja levelét, hogy az hibátlan legyen, és a megfelelő hangnemet és üzenetet közvetítse.
Az üzleti kommunikációban a melléklet olyan kiegészítő dokumentumot vagy anyagot jelent, amelyet a fő levélhez vagy dokumentumhoz mellékelnek. A mellékletre példa, amikor egy vállalat egy kísérőlevelet küld egy önéletrajzzal együtt egy potenciális munkáltatónak, és az önéletrajzot mellékletként jelöli meg. Egy másik példa a mellékletre, amikor egy vállalat egy termékismertetőt vagy árlistát küld egy potenciális ügyfélnek egy értékesítési levéllel együtt. A mellékletek közé tartozhatnak szerződések, megállapodások, űrlapok és egyéb, a fő levélhez vagy dokumentumhoz kapcsolódó alátámasztó dokumentumok is. Fontos, hogy a levélben vagy dokumentumban egyértelműen jelezzék a mellékleteket, általában az oldal alján, hogy a címzett tisztában legyen a kommunikációhoz mellékelt összes anyaggal.
Az e-mailes kommunikációban a CC (másolat) vagy ENC (melléklet) jelölésnek az e-mail szövegét követően és a feladó aláírása előtt kell szerepelnie. A sorrend az e-mail céljától és tartalmától függ.
Ha mellékletet tartalmazó e-mailt küld, először a mellékletet kell megemlítenie az e-mail szövegében, majd az ENC jelölést az aláírás alá kell írnia. Például: „Mellékelve találja az Ön által kért jelentést. ENC: Report.”
Ha több címzettnek küld e-mailt, érdemes a CC jelölést használni, hogy jelezze, ki kapja még az e-mailt. Ebben az esetben először az elsődleges címzettet kell megszólítania az e-mail szövegében, majd az aláírás alá kell írnia a CC jelölést. Például: „Kedves John, azért írok, hogy tájékoztassalak a projekt állásáról. CC: Susan, Mary.”
Általánosságban fontos, hogy ezeket a jelöléseket megfelelően és takarékosan használja, mivel összezavarhatják az e-mailt, és nehezebben olvashatóvá teszik azt. Csak akkor használja őket, ha szükséges, és ügyeljen arra, hogy világosak és tömörek legyenek.
A mellékletek jelölése az üzleti kommunikációban bevett gyakorlat, amely a levélhez vagy feljegyzéshez mellékelt további dokumentumok vagy anyagok jelenlétének jelzésére szolgál. A megjegyzés általában a levél vagy feljegyzés alján, a lezárás és az aláírás után jelenik meg.
A szokásos mellékletmegjelölés általában a „Melléklet” vagy „Mellékletek” szóból áll, amelyet egy kettőspont és a mellékelt dokumentumok nevének felsorolása követ. Például, ha egy levélhez egy brosúrát és egy árjegyzéket csatolnak, a mellékletek jelölése a következő lehet:
Mellékletek:
– Brosúra: „Új termékcsalád”
– Árjegyzék: „Q3 2021”
A mellékletek jelölése azért fontos, mert tájékoztatja a levél címzettjét arról, hogy a levélhez további dokumentumok is tartoznak, és segít biztosítani, hogy a címzett megkapja az összes szükséges anyagot. Ezenkívül a mellékletmegjelölés azt is mutatja, hogy a feladó szervezett és professzionális, ami segíthet a hitelesség kialakításában és a pozitív benyomás kialakításában.
Az üzleti kommunikációban a „Kérjük, mellékelve találja az Ön által kért dokumentumokat” egy jó mondat a mellékeléshez. Ezt a mondatot általában akkor használják, amikor fizikai dokumentumokat vagy fájlokat küldenek egy levél vagy e-mail mellé. Azt jelzi, hogy a címzettnek számolnia kell azzal, hogy a fő üzenet mellett talál valami kiegészítést is.