A felvételi folyamat ijesztő feladat lehet a munkáltatók számára, különösen, amikor a jelölt hátterének és megbízólevelének ellenőrzéséről van szó. Bár a referenciaellenőrzések értékes betekintést nyújthatnak a jelölt munkatörténetébe és teljesítményébe, jogi kockázatot is jelenthetnek a munkáltatók számára, ha nem megfelelően végzik őket. Ezért alapvető fontosságú, hogy a vállalatok kialakítsák és kövessék a referenciaellenőrzésekre vonatkozó HR-irányelveket.
Az egyik legfontosabb követendő irányelv, hogy a referenciákkal való kapcsolatfelvétel előtt be kell szerezni a jelölt írásbeli hozzájárulását. Ez nemcsak azt biztosítja, hogy a jelölt tisztában van a referenciaellenőrzéssel, hanem a munkáltatót is megvédi a magánélet megsértésére vagy diszkriminációra vonatkozó esetleges jogi igényektől. Fontos továbbá, hogy inkább a jelölt korábbi feletteseitől vagy vezetőitől kérjen referenciákat, mint kollégáktól vagy barátoktól, mivel ők nagyobb valószínűséggel adnak releváns és pontos információkat.
Egy másik fontos követendő irányelv a titoktartás és a magánélet tiszteletben tartása a referenciaellenőrzési folyamat során. Ez azt jelenti, hogy csak felhatalmazott személyek vehetnek részt a referenciaellenőrzés lefolytatásában, és a kapott információkat bizalmasan kell kezelni, és csak a jelölt pozícióra való alkalmasságának értékeléséhez szabad felhasználni. A munkáltatóknak óvatosnak kell lenniük az olyan információk kérésével kapcsolatban is, amelyek diszkriminatívnak tekinthetők, mint például a jelölt faji, vallási vagy szexuális irányultsága.
Fontos annak biztosítása is, hogy a referenciaellenőrzéseket minden jelölt esetében következetesen végezzék el, és hogy a kapott információkat tisztességesen és objektíven használják fel a felvételi döntés során. Ez azt jelenti, hogy minden referenciának ugyanazokat a kérdéseket kell feltenni, és a kapott információkat a jelölt általános képzettségének összefüggésében kell értékelni.
Összefoglalva, a referenciaellenőrzésekre vonatkozó HR-irányelvek betartása alapvető fontosságú a munkáltatók számára a jogi kockázatok minimalizálása és a tisztességes és objektív felvételi folyamat biztosítása érdekében. Az írásbeli hozzájárulás beszerzésével, a titoktartás és a magánélet tiszteletben tartásával, valamint a referenciaellenőrzések következetes és tisztességes lefolytatásával a munkáltatók megalapozottabb felvételi döntéseket hozhatnak, és végső soron erősebb és sikeresebb csapatot építhetnek.
A referenciaellenőrzés során fontos, hogy tisztában legyen a jogi korlátozásokkal, amelyek arra vonatkoznak, hogy milyen információkat kérdezhet. Az alábbiakban felsorolunk néhányat azok közül a dolgok közül, amelyeket jogszerűen megkérdezhet egy referenciaellenőrzés során:
1. Munkaviszonyok ellenőrzése: Ellenőrizheti a jelölt foglalkoztatási történetét, a foglalkoztatás időpontját, a munkakörök címét és feladatait.
2. Munkahelyi teljesítmény: Megkérdezheti a jelölt munkateljesítményét, erősségeit és gyengeségeit.
3. Munkamorál: Megkérdezheti a jelölt munkamoráljáról, pontosságáról, jelenlétéről és megbízhatóságáról.
4. A kilépés oka: Megkérdezheti, hogy a jelölt miért hagyta ott előző munkahelyét, de fontos tisztában lenni azzal, hogy egyes jelöltek esetleg negatívan távoztak, és nem szívesen beszélnek távozásuk okairól.
5. Újrafelvételre való jogosultság: Megkérdezheti, hogy a jelölt jogosult-e az újrafelvételre, de fontos megjegyezni, hogy egyes munkáltatók nem adnak ilyen információt.
6. Szakmai magatartás: Megkérdezheti a jelölt szakmai magatartását, kommunikációs készségeit és másokkal való együttműködési képességét.
Fontos megjegyezni, hogy vannak olyan dolgok, amelyekre jogilag nem kérdezhet rá egy referenciaellenőrzés során. Nem kérdezhet például a jelölt korára, fajára, vallására, családi állapotára, szexuális irányultságára vagy bármely más védett tulajdonságára. Továbbá nem kérdezhet egészségügyi információkat vagy fogyatékossági státuszt. Fontos, hogy tisztában legyen ezekkel a korlátozásokkal, hogy elkerülje a lehetséges jogi problémákat.
Igen, a vállalatoknak a jelölt engedélyét kell kérniük, mielőtt felvennék a kapcsolatot a referenciákkal. Ennek oka, hogy a referenciák személyes és bizalmas információk, és a jelöltnek joga van eldönteni, hogy ki férhet hozzá.
A felvételi eljárás során a vállalatok általában arra kérik a jelölteket, hogy adjanak egy listát azokról a referenciákról, akik kezeskednek a képességeikről, tapasztalatukról és jellemükről. A lista megadása után a vállalat általában megkeresi a referenciákat, hogy további információkat gyűjtsön a jelöltről.
Ezt megelőzően azonban a vállalatnak először engedélyt kell kérnie a pályázótól, hogy felvehesse a kapcsolatot a referenciáival. Ez történhet beleegyező nyilatkozaton keresztül, vagy egyszerűen a jelölt közvetlen megkérdezésével. Ezáltal a jelölt ellenőrizheti, hogy ki látja a személyes adatait, és ha akarja, kizárhat bizonyos referenciákat.
A vállalatok számára is fontos, hogy tiszteletben tartsák maguknak a referenciáknak a magánéletét. Kizárólag a jelöltről való információgyűjtés céljából lépjenek kapcsolatba velük, és a jelölt beleegyezése nélkül ne osszák meg adataikat harmadik féllel.
Összefoglalva, a vállalatoknak be kell szerezniük a jelölt engedélyét, mielőtt felveszik a kapcsolatot a referenciákkal, és tiszteletben kell tartaniuk maguknak a referenciáknak a magánéletét.
A humánerőforrás (HR) bizonyos típusú, a felvételi eljárás szempontjából releváns információkat kérhet a korábbi munkáltatóktól. A HR által feltehető konkrét kérdések azonban a felvétel helye szerinti állam vagy ország törvényeitől és rendelkezéseitől függően változhatnak. Íme néhány példa azokra az információkra, amelyeket a HR kérdezhet a korábbi munkáltatóktól:
1. Munkaviszonyok igazolása: A HR kérhet igazolást a jelölt foglalkoztatási előéletéről, beleértve a munkakörét, a foglalkoztatás dátumát és a munkahely elhagyásának okát.
2. Munkahelyi teljesítmény: A HR kérdezhet a jelölt munkateljesítményéről, beleértve a jelölt erősségeit, gyengeségeit és általános munkateljesítményét. A korábbi munkáltatók azonban gyakran óvatosak a negatív visszajelzésekkel kapcsolatban, mivel aggódhatnak az esetleges jogi felelősség miatt.
3. Fizetés és juttatások: A HR kérdezhet a jelölt fizetési és juttatási előzményeiről, beleértve a korábbi fizetést, bónuszokat és egyéb juttatásokat.
4. Munkával kapcsolatos magatartás: A HR kérdezhet a jelölt munkahelyi magatartásáról, beleértve a jelenlétet, a pontosságot, valamint azt, hogy volt-e valaha fegyelmi büntetés vagy felmondás ellene kötelességszegés miatt.
5. Referenciák: A HR kérhet referenciákat korábbi feletteseitől vagy kollégáitól, akik betekintést nyújthatnak a jelölt munkateljesítményébe, munkamoráljába és általános jellemébe.
Fontos megjegyezni, hogy a HR-nek be kell tartania a jogi irányelveket, amikor információkat kér a korábbi munkáltatóktól, és be kell szereznie a jelölt írásbeli hozzájárulását, mielőtt kapcsolatba lépne a korábbi munkáltatókkal. Emellett a korábbi munkáltatók gyakran korlátozottan adhatnak meg információkat, mivel egyensúlyt kell teremteniük a pontos információszolgáltatás és a jelölt magánéletének védelme, valamint az esetleges jogi felelősség elkerülése között.