A próbamérleg egy olyan kimutatás, amely segít a számviteli nyilvántartások pontosságának meghatározásában. A főkönyvi számlák összes terhelési és jóváírási egyenlegének felsorolásával készül. Ideális esetben a terhelési egyenlegek összegének meg kell egyeznie a jóváírási egyenlegek összegével. Vannak azonban olyan esetek, amikor a próbaegyenleg nem egyezik, és az összegek nem egyenlők. Ez aggodalomra ad okot a könyvelőknek és a könyvvizsgálóknak, mivel a számviteli nyilvántartásokban lévő hibára vagy mulasztásra utal. Ebben a cikkben megvizsgáljuk azokat a különböző tényezőket, amelyek a próbaegyenleg egyenlőtlenségét okozzák.
1. Elhallgatási hibák: Az egyenlőtlen próbamérleg egyik leggyakoribb oka az, hogy a könyvelési nyilvántartásban egy bejegyzés kimaradt. Ha például egy tranzakciót nem rögzítenek a főkönyvi számlán, az nem jelenik meg a próbaegyenlegben, ami egyensúlytalansághoz vezet. Hasonlóképpen, ha egy főkönyvi számla nem szerepel a próbaegyenlegben, az szintén egyensúlyhiányt okoz.
2. Bizottsági hibák: Az egyenlőtlen próbaegyenleg másik oka a megbízási hibák. Ezek a hibák akkor fordulnak elő, amikor egy könyvelési tétel helytelenül kerül rögzítésre a számviteli nyilvántartásban. Például, ha egy összeget rossz számlán terhelnek meg, vagy ha egy tranzakciót kétszer rögzítenek, az egyensúlytalanságot okoz a próbaegyenlegben.
3. Elvi hibák: Elvi hibák akkor fordulnak elő, ha egy számviteli elvet nem megfelelően követnek. Például, ha a bevételt a megszerzése előtt számolják el, vagy ha a kiadásokat költségként való elszámolás helyett aktiválják, az egyensúlytalanságot okoz a próbaegyenlegben.
4. Duplikációs hibák: A duplikációs hibák akkor fordulnak elő, amikor egy könyvelési tétel többször is szerepel a számviteli nyilvántartásban. Például, ha egy tranzakciót a pénztárkönyvben és a bankkönyvben is rögzítenek, az egyensúlytalanságot okoz a próbaegyenlegben.
5. Visszaírási hibák: A visszaírási hibák akkor fordulnak elő, amikor a terhelési és jóváírási tételek megfordulnak a számviteli nyilvántartásokban. Például, ha egy olyan tranzakciót, amelyet terhelésként kellett volna rögzíteni, jóváírásként rögzítenek, az egyensúlytalanságot okoz a próbaegyenlegben.
Összefoglalva, a próbaegyenleg alapvető eszköz a számviteli nyilvántartások pontosságának meghatározásához. Az egyenlőtlen próbamérleg a számviteli nyilvántartásokban lévő hibára vagy mulasztásra utal. A próbaegyenleg egyenlőtlenségét okozó különböző tényezők közé tartoznak a mulasztási, az elkövetési, az elvi, a duplikációs és a visszafordítási hibák. Az ilyen hibák megelőzése érdekében elengedhetetlen a pontos és naprakész számviteli nyilvántartások vezetése, valamint rendszeres ellenőrzések elvégzése annak biztosítására, hogy a próbaegyenleg kiegyensúlyozott legyen.
A számvitelben és a könyvelésben számos olyan hiba van, amely befolyásolhatja a próbaegyenleget. Íme néhány a leggyakoribb hibák közül:
1. Mulasztási hiba: Ez akkor fordul elő, amikor egy tranzakció teljesen kimarad a könyvelési nyilvántartásból. Ez a kihagyás a próbaegyenleg kiegyensúlyozatlanságát okozza.
2. Eljárási hiba: Ez akkor fordul elő, ha egy ügylethez helytelen összeget rögzítenek, vagy ha egy ügyletet rossz számlán rögzítenek. Az ilyen típusú hibák szintén a próbaegyenleg kiegyensúlyozatlanságát okozzák.
3. Elvi hiba: Ez akkor fordul elő, amikor egy tranzakciót a számviteli alapelvek megsértése miatt helytelenül rögzítenek. Például, ha egy vállalkozás személyi használatra autót vásárol, és azt költségként könyveli, ez elvi hiba lenne. Ezek a hibák a próbaegyenleg kiegyensúlyozatlanságát is okozzák.
4. Eredeti könyvelési hiba: Ez akkor fordul elő, amikor egy ügyletet helytelenül rögzítenek az eredeti számviteli nyilvántartásban. Ezek a hibák szintén a próbaegyenleg kiegyensúlyozatlanságát okozzák.
5. Visszaírási hiba: Ez akkor fordul elő, amikor egy tranzakció esetében a terhelés és a jóváírás összegei felcserélődnek. Ezek a hibák a próbaegyenleg kiegyensúlyozatlanságát okozzák.
Fontos, hogy a könyvelők és könyvelők gondosan felülvizsgálják munkájukat annak érdekében, hogy az ilyen típusú hibákat elkerüljék vagy kijavítsák, mielőtt a próbaegyenleg elkészül.
Ha a próbaegyenleg nem egyezik, az azt jelzi, hogy hiba van a könyvelésben. Ennek kijavításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Ellenőrizze a matematikai hibákat: Győződjön meg arról, hogy az egyes tranzakciók terhelő és jóváíró összegei helyesen vannak-e rögzítve. Ellenőrizze, hogy az összes terhelés összege megegyezik-e az összes jóváírás összegével.
2. Ellenőrizze a számlaegyenlegeket: Ellenőrizze, hogy a számlaegyenlegek pontosan kerültek-e rögzítésre a próbaegyenlegben. Ellenőrizze, hogy az egyes számlák nyitó egyenlegei helyesek-e, és hogy az összes tranzakciót a megfelelő számlákon rögzítették-e.
3. Ellenőrizze a kihagyott tranzakciókat: Ellenőrizze, hogy minden tranzakciót rögzítettek-e a számviteli rendszerben. Ellenőrizze, hogy minden tranzakciót helyesen könyveltek-e a számlákra.
4. Ellenőrizze a visszaírásokat: Ellenőrizze, hogy nincsenek-e olyan visszaírt tranzakciók, amelyek kettős elszámolást vagy helytelen egyenleget eredményezhetnek.
5. Ellenőrizze a korrekciós tételeket: Győződjön meg arról, hogy minden korrekciós könyvelési tétel helyesen került rögzítésre és könyvelésre.
6. Ellenőrizze a könyvelési hibákat: Ellenőrizze, hogy minden tranzakciót a megfelelő számlákra könyveltek-e.
7. Egyeztesse a bankszámlakivonatokat: Ha a hiba készpénzes tranzakciókhoz kapcsolódik, egyeztesse a bankszámlakivonatokat az esetleges eltérések azonosítása érdekében.
8. Kérjen szakmai segítséget: Ha a fenti lépések nem oldják meg a problémát, ajánlott profi könyvelő vagy könyvelő segítségét kérni a hiba azonosításához és kijavításához.
Fontos, hogy a próbamérlegben lévő ellentmondásokat megoldjuk, mivel az befolyásolja a pénzügyi kimutatások pontosságát, és helytelen döntésekhez vezethet.