A leltárkezelés létfontosságú minden olyan vállalkozás számára, amely fizikai termékekkel foglalkozik. Biztosítja, hogy a vállalat a megfelelő mennyiségű készlettel rendelkezzen a megfelelő időben a vevői igények kielégítésére. Sok vállalkozás áttért az örökös leltározási rendszerekre, amelyek a technológia segítségével valós időben követik nyomon a készletszinteket. Ez felveti a kérdést: kell-e még mindig leltárt számolni egy örökös rendszerben?
A rövid válasz: igen. Bár az örökös rendszer pontos és naprakész leltárszinteket biztosíthat, a pontosság biztosítása és az eltérések megelőzése érdekében továbbra is szükséges a rendszeres fizikai leltározás. Íme néhány ok, amiért:
1. A technológia nem tökéletes. Bár az örökös leltározási rendszerek nagyon pontosak lehetnek, nem tévedhetetlenek. A technikai hibák vagy az emberi tévedés pontatlan leltárszinteket eredményezhet. A rendszeres fizikai leltárszámlálás segíthet feltárni ezeket a hibákat, és biztosíthatja, hogy a rendszer megfelelően működjön.
2. A zsugorodás azonosítása. A zsugorodás a leltárkészlet lopás, sérülés vagy egyéb okok miatt bekövetkező veszteségére utal. Bár az örökös leltárrendszerek bizonyos mértékig nyomon követhetik a zsugorodást, a rendszeres fizikai leltárszámlálás segíthet azonosítani a probléma kiváltó okát, és segíthet megelőzni azt a jövőben.
3. Megfelelés. Számos iparágban a leltárkezeléssel kapcsolatban speciális előírások vannak érvényben, például a rendszeres fizikai leltározás elvégzésének szükségessége. Ezen előírások be nem tartása bírságokat vagy egyéb jogi következményeket vonhat maga után.
4. Tervezés. A rendszeres leltárszámlálás segíthet a vállalkozásoknak a jövőre vonatkozó tervezésben. Ha pontosan tudják, hogy mennyi készletük van, megalapozottabb döntéseket tudnak hozni a rendelés, a termelés és az értékesítés terén.
Összefoglalva, bár az örökös leltárrendszerek nagyon pontosak lehetnek, a rendszeres fizikai leltározás még mindig szükséges a pontosság biztosítása, a fogyás azonosítása, a szabályozások betartása és a jövőre vonatkozó tervezés érdekében. Az örökös és a fizikai leltárkezelési technikák beépítésével a vállalkozások biztosíthatják, hogy a készletszintek mindig naprakészek és pontosak legyenek.
Az örökös leltározási rendszerrel a leltárszintek valós időben frissülnek az értékesítések és vásárlások során. Ezért nincs meghatározott időkeret a leltárszámlálásra, mivel a rendszer folyamatosan nyomon követi a készletszinteket. Mindazonáltal továbbra is ajánlott időszakos fizikai leltárszámlálást végezni annak biztosítása érdekében, hogy a rendszerben szereplő leltárnyilvántartás megfeleljen a tényleges készletnek. E számlálások gyakorisága a vállalkozás méretétől, a nyomon követett készlet típusától és a betartandó előírásoktól vagy követelményektől függően változik. Általában a vállalkozások negyedévente vagy évente végeznek fizikai leltározást a pontosság biztosítása és az esetleges eltérések azonosítása érdekében.
Az örökös leltározási rendszer a készletszintek valós idejű nyomon követésének módszere. Számítógépes nyomkövető rendszereket használ a készletnyilvántartás frissítésére, amint egy eladás vagy vásárlás megtörténik. Azonban még ezzel a fejlett rendszerrel is szükséges a fizikai leltározás rendszeres időközönként történő elvégzése. Ez azért van így, mert a fizikai leltározás lehetővé teszi a folyamatos leltározási rendszer pontosságának megerősítését.
Az örökös leltározási rendszerben a fizikai leltározás elvégzésének elsődleges oka a rögzített leltárszintek és a tényleges leltárszintek közötti esetleges eltérések egyeztetése. Ezek az eltérések számos okból adódhatnak, például lopás, a tranzakciók rögzítésének hibái vagy a leltári tételek sérülése miatt. A fizikai leltározás elvégzése lehetővé teszi az üzlettulajdonosok számára, hogy azonosítsák és korrigálják az esetleges eltéréseket, biztosítva ezzel a leltári nyilvántartások pontosságát.
Egy másik ok, amiért a folyamatos leltározási rendszerben szükség van a fizikai leltárszámlálásra, a lassan mozgó vagy elavult készletek azonosítása. A leltár fizikai megszámlálásával az üzlettulajdonosok azonosíthatják azokat a tételeket, amelyek nem fogytak olyan jól, mint várták, vagy amelyekre már nincs kereslet. Ez az információ felhasználható a készletgazdálkodással kapcsolatos döntések meghozatalához, például a készletszintek csökkentéséhez, a lassan mozgó tételek mozgatására vonatkozó kedvezmények felajánlásához vagy bizonyos termékek teljes megszüntetéséhez.
Összefoglalva, bár az örökös leltározási rendszer valós idejű leltárkövetést biztosít, a fizikai leltárszámlálás továbbra is szükséges a leltári nyilvántartások pontosságának megerősítéséhez, az eltérések azonosításához és a leltárkezeléssel kapcsolatos megalapozott döntések meghozatalához.
Igen, a leltározás még mindig fontos gyakorlat az örökös leltározási rendszerben. Az örökös leltározási rendszer a készletszintek valós idejű nyomon követésének módszere, ahol a készletnyilvántartás folyamatosan frissül, ahogyan az áruk beérkeznek vagy eladásra kerülnek. Azonban még e rendszer alkalmazása esetén is szükséges időszakonként fizikai leltározást végezni annak biztosítása érdekében, hogy a készletnyilvántartás pontos legyen.
A fizikai leltározás magában foglalja a készleten lévő tényleges készletmennyiségek megszámlálását és ellenőrzését, valamint ezek összehasonlítását a leltárnyilvántartással. Ez a folyamat segít azonosítani a leltárnyilvántartásban található esetleges eltéréseket vagy hibákat, például hiányzó vagy sérült tételeket, helytelen mennyiségeket vagy helytelen termékkódokat. Az eltérések azonosítása után a pontosság biztosítása érdekében kiigazításokat lehet végezni a készletnyilvántartásban.
A rendszeres leltározás segít a vállalkozásoknak abban is, hogy azonosítsák a készletszintek tendenciáit, például a kereslet növekedését vagy csökkenését, és ennek megfelelően kiigazítsák készletgazdálkodási stratégiájukat. Segít továbbá megelőzni a készletkimaradásokat és a túlkínálatot, amelyek elmaradt értékesítéshez vagy túlzott készletköltségekhez vezethetnek.
Összefoglalva, bár az örökös leltározási rendszer valós idejű leltárinformációt nyújt, a fizikai leltározás továbbra is szükséges a leltárnyilvántartás pontosságának biztosításához és a készletgazdálkodás optimalizálásához.