A telefonhívás egyszerű feladatnak tűnhet, de amikor üzleti hívásokról van szó, bizonyos szintű professzionalizmust és felkészültséget igényel. Akár egy potenciális ügyfelet, akár egy beszállítót vagy kollégát keres meg, a telefonbeszélgetés során tanúsított viselkedése meghatározhatja üzleti ügyletei sikerét. Ebben a cikkben végigvezetjük Önt a sikeres üzleti telefonhívás lépésein.
Mielőtt egyáltalán felvenné a telefont, elengedhetetlen, hogy felkészült legyen. Ez azt jelenti, hogy tudnia kell, kit hív, milyen pozícióban van a vállalatnál, és mi a hívás célja. Szánjon néhány percet arra, hogy utánanézzen a kapcsolattartó hátterének, érdeklődési körének és a vállalat friss híreinek. Ezek az információk segítenek a kapcsolatépítésben és az első benyomás kialakításában.
Üzleti telefonhíváskor alapvető fontosságú a jó telefonos etikett gyakorlása. Ez magában foglalja a tiszta és magabiztos beszédet, a helyes nyelvtani használatot, és az olyan töltelékszavak, mint az „um” vagy a „mint” elkerülését. Emellett ügyeljen arra, hogy figyelmesen figyeljen a másik félre, és ne szakítsa félbe. Ne feledje, a cél a szakmai kapcsolat kiépítése, és a jó telefonos etikett ennek kulcsfontosságú eleme.
Az idő értékes, ezért fontos, hogy gyorsan a lényegre térjen. Kezdje azzal, hogy bemutatkozik, bemutatja magát, a cégét és a hívás okát. Üzenetét tartsa tömörnek és egyenesnek, és kerülje a fecsegést vagy a témától való eltérést. Ha összetettebb információkat kell megbeszélnie, érdemes egy későbbi hívást vagy megbeszélést ütemezni.
A hívás végén mindenképpen foglalja össze a megbeszélt kulcsfontosságú pontokat, tisztázza a következő lépéseket, és köszönje meg a másik félnek, hogy időt szánt rá. Ez egyúttal kiváló alkalom a nyomonkövetési terv kidolgozására és az esetleges cselekvési pontok megerősítésére is. Végül fejezze be a hívást pozitívan, például kívánjon jó napot, vagy fejezze ki, hogy izgatottan várja a közös munkát.
Összefoglalva, egy sikeres üzleti telefonbeszélgetéshez előkészítésre, jó telefonos etikettre, a lényegre térésre és pozitív befejezésre van szükség. Ha ezeket a lépéseket követi, professzionális kapcsolatot alakíthat ki, és megteremtheti a sikeres üzleti partnerség alapjait. Ne feledje, hogy minden telefonhívás egy lehetőség arra, hogy nagyszerű első benyomást keltsen, ezért szánjon időt a felkészülésre, és tegye azt fontossá.
A telefonos etikett 5 szakasza a következő:
1. Üdvözlés: Ez a szakasz magában foglalja a telefon azonnali és professzionális felvételét, valamint a hívó fél barátságos és üdvözlő hangnemben történő üdvözlését. Fontos, hogy azonosítsa magát és a céget, amelyet képvisel, és megkérdezze, miben segíthet a hívónak.
2. Aktív hallgatás: Ez a szakasz magában foglalja a hívó igényeinek és aggodalmainak figyelését, és a hívó kérdéseinek vagy kéréseinek aktív meghallgatását. Fontos, hogy ne szakítsa félbe a hívót, és szükség esetén tegyen fel tisztázó kérdéseket.
3. Információnyújtás: Ebben a szakaszban pontos és hasznos információkat kell nyújtani a hívónak, és tájékozottnak kell lenni a vállalat által kínált termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatban. Fontos, hogy elkerüljük a feltételezéseket és a téves információk közlését.
4. Problémamegoldás: Ez a szakasz magában foglalja a hívó fél esetleges problémáinak vagy aggályainak kezelését, és az ezek időben és hatékonyan történő megoldására való törekvést. Fontos, hogy nyugodt és professzionális maradjon, és olyan megoldásokat kínáljon, amelyek megfelelnek a hívó igényeinek.
5. Zárás: Ebben a szakaszban megköszönjük a hívónak az időt és az üzletet, és pozitívan zárjuk le a beszélgetést. Fontos megerősíteni a szükséges intézkedéseket vagy következő lépéseket, és felkérni a hívót, hogy amennyiben további kérdései vagy aggályai vannak, ismét vegye fel a kapcsolatot a céggel.
Egy telefon lépésről lépésre történő hívásához általában a következő lépéseket kell követnie:
1. Kapcsolja be a telefont: Győződjön meg róla, hogy a telefon be van kapcsolva, és elegendő akkumulátorral rendelkezik a híváshoz.
2. Lépjen be a telefon alkalmazásba: Keresse meg a telefon ikont a kezdőképernyőn vagy az alkalmazásfiókban, és koppintson rá a telefon alkalmazás megnyitásához.
3. Adja meg a telefonszámot: A billentyűzet vagy a telefonalkalmazás névjegyzékének segítségével adja meg a hívni kívánt telefonszámot. Ügyeljen arra, hogy szükség esetén adja meg a körzetszámot is.
4. Kezdeményezze a hívást: A hívás kezdeményezéséhez koppintson a zöld hívógombra. Ha okostelefonról hív, akkor a hívást a „Hey Siri” (ha iPhone készüléke van) vagy az „OK Google” (ha Android telefonja van), majd a hívni kívánt telefonszám kimondásával is kezdeményezheti.
5. Várja meg, amíg a hívás létrejön: A telefon csörögni kezd, és a saját végén csengőhangot fog hallani. Várja meg, hogy a másik fél válaszoljon a hívásra.
6. Beszéljen: Miután a hívás létrejött, kezdjen el beszélni a másik féllel. Ügyeljen arra, hogy tisztán és elég hangosan beszéljen ahhoz, hogy a másik fél hallja Önt.
7. Fejezze be a hívást: Ha befejezte a hívást, a hívás befejezéséhez koppintson a piros „Hívás befejezése” gombra.
Összességében a telefonhívás egyszerű, néhány lépésben elvégezhető folyamat. Ha követi ezeket a lépéseket, könnyedén hívhat bárkit, akit el kell érnie.