Vállalkozóként sok szállítóval kell foglalkoznia. Ezek a szállítók ellátják Önt azokkal az árukkal és szolgáltatásokkal, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy vállalkozása zökkenőmentesen működjön. A több szállítóval együtt azonban szükségessé válik a szállítói kimutatások egyeztetése is. Ez ijesztő feladat lehet, de alapvető fontosságú. A szállítói számlák egyeztetése biztosítja, hogy a megfelelő összeget fizeti ki a szállítóinak, és hogy nem számolnak fel Önnek túl sokat. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan kell egyeztetni a szállítói számlákat.
A szállítói kimutatás egyeztetésének első lépése az összes szükséges információ összegyűjtése. Szüksége lesz a szállítói kimutatás, a szállítói könyvelés és minden egyéb vonatkozó dokumentáció másolatára. Ha minden ilyen információval rendelkezik, megkezdheti az egyeztetési folyamatot.
A következő lépés a szállítói nyilatkozat és a kötelezettségek főkönyve összehasonlítása. A szállítói kivonaton szereplő minden egyes számlát össze kell vetnie a szállítói főkönyv megfelelő tételével. Ez segíteni fog a két dokumentum közötti esetleges eltérések azonosításában.
Ha eltérést talál, akkor azt ki kell vizsgálnia. Ez magában foglalhatja, hogy felveszi a kapcsolatot a szállítóval a díjak tisztázása érdekében, vagy további dokumentumokat kérhet tőle. Az eltérések tisztázása után frissítheti a szállítói főkönyvet, hogy az tükrözze a helyes tartozás összegét.
Végezetül meg kell győződnie arról, hogy a szállítói kimutatás egyezik-e a szállítói főkönyvvel. Ez azt jelenti, hogy a szállítói főkönyvben az egyes szállítóknak járó teljes összegnek meg kell egyeznie a szállítói kivonaton szereplő teljes összeggel. Ha bármilyen eltérés van, akkor további vizsgálatokat kell végeznie az okok megállapítása érdekében.
Összefoglalva, a szállítói kivonatok egyeztetése fontos feladat, amelyet nem szabad figyelmen kívül hagyni. A fent vázolt lépések követésével biztosíthatja, hogy a megfelelő összeget fizeti ki a szállítóinak, és hogy nem kerül túlszámlázásra. Ez segít fenntartani a jó kapcsolatokat a szállítóival, és zökkenőmentesen működteti vállalkozását.
A szállítói egyeztetési folyamat egy olyan pénzügyi irányítási folyamat, amely magában foglalja a vállalat és a szállítói vagy beszállítói közötti pénzügyi tranzakciók összehasonlítását annak biztosítása érdekében, hogy mindkét fél ugyanúgy értelmezze üzleti kapcsolatát.
A folyamat jellemzően a számlák, a megrendelések, a szállítólevelek és a fizetési nyilvántartások felülvizsgálatát foglalja magában az esetleges eltérések vagy hibák azonosítása érdekében. A cél annak biztosítása, hogy minden számla pontos legyen, és a kifizetések időben és a megállapított feltételeknek megfelelően történjenek.
A szállítói egyeztetési folyamat kritikus fontosságú a vállalkozások számára, mivel segít megelőzni a túlfizetéseket, az alulfizetéseket és egyéb hibákat, amelyek hatással lehetnek a pénzügyi egészségükre. A szállítói számlák rendszeres egyeztetésével a vállalkozások azonosíthatják a lehetséges csalásokat vagy számlázási problémákat is, ami segíthet nekik abban, hogy megfelelő intézkedéseket tegyenek a jövőbeli problémák megelőzése érdekében.
Összességében a szállítói egyeztetési folyamat a pénzügyi menedzsment fontos aspektusa, amely segíti a vállalkozásokat abban, hogy jó kapcsolatot tartsanak fenn szállítóikkal, miközben pontos pénzügyi nyilvántartást és hatékony fizetési folyamatot is biztosítanak.
A szállítói kimutatás egyeztetése Excelben magában foglalja a tranzakciók saját nyilvántartásának összehasonlítását a szállítói kimutatással annak biztosítása érdekében, hogy mindkettő pontos és teljes legyen. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Szerezze be a szállítói nyilatkozatot: Először is be kell szereznie a szállítói nyilatkozatot a szállítótól. Ennek a kimutatásnak tartalmaznia kell az összes olyan tranzakciót, amely egy adott időszakban történt Ön és a szállító között.
2. Írja be a saját tranzakcióit: Ezután az Excelben be kell írnia a szállítóval folytatott összes saját tranzakcióját. Ez magában foglalja az összes, a szállítóval kapcsolatos vásárlást, kifizetést és visszautalást.
3. Rendezze az adatokat: Miután mind a saját, mind az eladó összes tranzakcióját beírta, az adatokat dátum és tranzakciótípus szerint kell rendezni. Ez megkönnyíti a tranzakciók összehasonlítását a két rekord között.
4. Azonosítsa az eltéréseket: A következő lépés az Ön és az eladó kimutatása közötti esetleges eltérések azonosítása. Keresse a hiányzó tranzakciókat, a helytelen összegeket vagy a duplikált bejegyzéseket.
5. Jelölje ki az eltéréseket: Az eltérések azonosítása után jelölje ki azokat az Excelben, hogy könnyen láthassa, mely tranzakciókat kell korrigálni.
6. Oldja fel az eltéréseket: Végezetül fel kell oldania az eltéréseket azáltal, hogy felveszi a kapcsolatot a szállítóval, és kijavítja a hibákat a saját nyilvántartásában. Ha minden eltérést megoldott, a szállítói nyilatkozatot egyeztetettnek tekintheti.
E lépések követésével biztosíthatja, hogy nyilvántartásai pontosak, és hogy helyesen fizette ki a szállítót. A szállítói kimutatások egyeztetése fontos része a pénzügyei kezelésének és annak biztosításának, hogy ne fizessen túl sokat az árukért vagy szolgáltatásokért.
A kimutatás egyeztetése az a folyamat, amelynek során a bankszámlakivonatán szereplő tranzakciókat összeveti a könyvelési nyilvántartásában szereplő tranzakciókkal annak biztosítása érdekében, hogy azok egyezzenek. Ez egy fontos folyamat a pénzügyi tranzakciók nyomon követéséhez és annak biztosításához, hogy ne legyenek hibák vagy eltérések a nyilvántartásokban.
A bankszámlakivonat egyeztetéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Gyűjtse össze a bankszámlakivonatát és a számviteli nyilvántartásokat: Gyűjtse össze az összes vonatkozó dokumentumot, beleértve a bankszámlakivonatot és a számviteli nyilvántartásokat, például a csekkfüzet-nyilvántartást vagy a könyvelési szoftvert.
2. Ellenőrizze a kezdeti egyenleget: A bankszámlakivonatán szereplő kezdőegyenlegnek meg kell egyeznie az előző egyeztetésen szereplő záróegyenleggel. Győződjön meg róla, hogy ezek a számok egyeznek, mivel az esetleges eltéréseket ki kell vizsgálni.
3. Ellenőrizze a tranzakciókat: Menjen végig minden egyes tranzakción a bankszámlakivonaton, és ellenőrizze azokat a számviteli nyilvántartásban. Győződjön meg róla, hogy az összegek és a dátumok egyeznek.
4. Jegyezze fel a hiányzó tranzakciókat: Ha olyan tranzakciókat talál a könyvelési feljegyzéseiben, amelyek nem szerepelnek a bankszámlakivonaton, rögzítse azokat, mint elmaradt tranzakciókat.
5. Ellenőrizze a hibákat vagy eltéréseket: Ha hibákat vagy eltéréseket talál, vizsgálja ki azokat, hogy megállapítsa az okot. Ilyen lehet a hiányzó tranzakciók, a duplikált tranzakciók vagy a helytelen összegek.
6. Igazítsa ki a nyilvántartásait: Miután azonosította és megoldotta az esetleges hibákat vagy eltéréseket, igazítsa ki a számviteli nyilvántartásokat, hogy azok egyezzenek a bankszámlakivonattal.
7. Egyeztesse a záró egyenleget: Miután az összes tranzakciót kipipálta, és minden hibát vagy eltérést kiküszöbölt, a számviteli nyilvántartásban szereplő záróegyenlegnek meg kell egyeznie a bankszámlakivonatban szereplő záróegyenleggel. Ha nem egyeznek, folytassa a vizsgálatot, amíg meg nem találja az okot.
Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartásai pontosak és naprakészek legyenek, és hogy hatékonyan nyomon tudja követni pénzét és adósságait.