Vállalkozás tulajdonosaként elengedhetetlen a számlák nyomon követése, hogy biztosítsa az ügyfelek időben történő kifizetését. A QuickBooks egy széles körben használt könyvelési szoftver, amely egyszerű módot biztosít a számlák kezelésére. A kétszeri számlázás elkerülése és az ügyfelek elégedettségének biztosítása érdekében azonban fontos tudni, hogyan lehet megállapítani, hogy egy számlát elküldtek-e már e-mailben a QuickBooksban.
1. lépés: Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen az „Ügyfelek” fülre.
3. lépés: Keresse meg az ellenőrizni kívánt számlát, és kattintson rá a megnyitáshoz.
4. lépés: Keresse az „Email” gombot a számlaképernyő jobb felső sarkában. Ha a gomb szürke, az azt jelenti, hogy a számlát még nem küldték el e-mailben. Ha a gomb aktív, az azt jelenti, hogy a számla már elküldésre került az ügyfélnek.
5. lépés: Ha több számla e-mail státuszát szeretné ellenőrizni, használhatja a QuickBooks keresési funkcióját. Menjen az „Ügyfelek” fülre, és kattintson a „Tranzakciók keresése” lehetőségre. A szűrők segítségével kereshet bizonyos számlákat, és ellenőrizheti azok e-mail státuszát.
Ezeket az egyszerű lépéseket követve könnyen megállapíthatja, hogy egy számlát elküldtek-e e-mailben a QuickBooksban. Ez segít elkerülni, hogy kétszeres számlákat küldjön az ügyfeleknek, és biztosítja, hogy a kifizetések időben beérkezzenek.
Az e-mail státusz ellenőrzése mellett fontos, hogy az összes számlát nyomon kövesse a QuickBooksban. Ezt a QuickBooks „Számlajelentés” opciójának használatával teheti meg. A jelentés részletes listát ad az összes számláról, azok státuszáról és a fizetési előzményekről. A jelentés rendszeres áttekintésével biztosíthatja, hogy minden számla időben kifizetésre kerüljön, és elkerülheti a pénzügyi ellentmondásokat.
Összefoglalva, a számlák nyomon követése a QuickBooksban létfontosságú a vállalkozók számára. Ha tudja, hogyan állapíthatja meg, hogy egy számlát elküldtek-e e-mailben, és rendszeresen áttekinti a számlajelentést, biztosíthatja az időben történő kifizetéseket és az ügyfelek elégedettségét.
Igen, van mód a QuickBooks Online-ban elküldött e-mailek megtekintésére. A QuickBooks Online rendelkezik egy e-mail előzmények funkcióval, amely lehetővé teszi a szoftverből küldött e-mailek listájának megtekintését. Az e-mail előzmények eléréséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába.
2. Kattintson a képernyő jobb felső sarkában található Fogaskerék ikonra, és válassza a „Fiókok és beállítások” lehetőséget.
3. Kattintson a képernyő bal oldalán található „Értékesítés” fülre.
4. Görgessen le az „Online kézbesítés” részhez, és kattintson az „E-mail előzmények megtekintése” linkre.
5. Megjelenik a QuickBooks Online-ból küldött e-mailek listája, beleértve az elküldés dátumát és időpontját, a címzett e-mail címét és az e-mail tárgyát.
6. Egy e-mail tartalmának megtekintéséhez kattintson a tárgysorra.
Vegye figyelembe, hogy az e-mail előzmények funkció csak azokat az e-maileket mutatja, amelyeket a QuickBooks Online-ból küldtek el a számlán, becslésen vagy értékesítési bizonylaton található „Email” gomb segítségével. Nem mutatja a QuickBooks Online-on kívülről küldött e-maileket, például a személyes e-mail fiókjából küldött e-maileket.
A QuickBooks Online-ban el nem küldött számlák megtalálásához a következő lépéseket követheti:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába.
2. Kattintson a bal oldali menüben az „Értékesítés” fülre.
3. Válassza ki a felső menüből az „Ügyfelek” lehetőséget.
4. Kattintson a „Szűrés” gombra, és válassza ki a legördülő menüből az „Állapot” opciót.
5. Válassza ki a „Nyitott” opciót a státuszok listájából.
6. Kattintson az „Alkalmazás” gombra a szűrő alkalmazásához.
7. Ekkor megjelenik az összes olyan nyitott számla listája, amelyet még nem küldtek el az ügyfeleknek.
Alternatívaként jelentést is készíthet a még el nem küldött számlák azonosítására. A következők a jelentés létrehozásának lépései:
1. Kattintson a bal oldali menüben a „Jelentések” fülre.
2. Keressen rá a „Nyitott számlák” kifejezésre a keresősávban.
3. Válassza ki a „Nyitott számlák” jelentést a találati listából.
4. Testre szabhatja a jelentést a megfelelő dátumtartomány és szükség esetén egyéb szűrők kiválasztásával.
5. Futtassa a jelentést, hogy megkapja a még el nem küldött nyitott számlák listáját.
Az alábbi lépéseket követve könnyedén azonosíthatja a QuickBooks Online-ban még el nem küldött számlákat, és megteheti a szükséges lépéseket, hogy elküldje azokat ügyfeleinek.
A QuickBooksban az alábbi lépésekkel ellenőrizheti, hogy egy számla kinyomtatásra került-e már:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és kattintson az „Ügyfelek” menüre.
2. Kattintson a „Számlák létrehozása” gombra a számlák listájának megtekintéséhez.
3. Keresse meg az ellenőrizni kívánt számlát, és kattintson rá a megnyitásához.
4. Keresse a számla jobb felső sarkában a „Nyomtatva” állapotot. Ha a számla kinyomtatásra került, akkor a „Nyomtatva” feliratot fogja mutatni a nyomtatás dátumával és időpontjával együtt.
5. Ha a számla még nem került kinyomtatásra, akkor a „Nyomtatásra vár” felirat jelenik meg.
Alternatívaként futtathat egy jelentést a kinyomtatott számlák listájának megtekintéséhez. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a „Jelentések” menüre.
2. Válassza ki az „Értékesítés”, majd az „Értékesítés ügyfélonkénti részletezés” menüpontot.
3. Testreszabhatja a jelentést a dátumtartomány és bármely más, használni kívánt szűrő kiválasztásával.
4. Kattintson a „Jelentés testreszabása” gombra.
5. Az „Oszlopok” szakaszban válassza ki a „Nyomtatott” lehetőséget, majd kattintson az „OK” gombra.
6. A jelentésben mostantól megjelenik egy oszlop, amely jelzi, hogy az egyes számlák kinyomtatásra kerültek-e vagy sem.