Vállalkozóként a számlaszámok nyomon követése elengedhetetlen a pontos pénzügyi nyilvántartás szempontjából. A QuickBooks egy népszerű könyvelési szoftver, amelyet sok kisvállalkozás használ pénzügyei kezelésére. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan követheti nyomon a számlaszámokat a QuickBooksban.
Az első lépés a számlák számozási rendszerének kialakítása. Ez lehet egy egyszerű sorszámozási rendszer vagy egy összetettebb, betűket és számokat tartalmazó rendszer. Bármilyen rendszert is választ, ügyeljen arra, hogy következetes és könnyen érthető legyen.
A QuickBooksban a számlaszám formátumát a „Számlák létrehozása” ablak „Adatelrendezés testreszabása” szakaszában testreszabhatja. Onnan előtagot vagy utótagot adhat a számlaszámokhoz, valamint megváltoztathatja a kezdőszámot.
Az is fontos, hogy minden egyes számlaszámot rögzítsen a QuickBooksban, amint az elkészült. Ez biztosítja, hogy minden számla elszámolásra kerüljön, és segít megelőzni a számok duplikálódását. A QuickBooks megkönnyíti a számlák rögzítését azzal, hogy új számla létrehozásakor egy kijelölt helyet biztosít a számlaszám bevitelére.
A QuickBooks egy másik hasznos funkciója a számlák számlaszám szerinti keresésének lehetősége. Ezt a „Vevők” fülre lépve és a „Számlák létrehozása” menüpontot kiválasztva teheti meg. Onnan a „Számla” mező melletti nagyító ikonra kattintva megadhatja a keresett számlaszámot.
Összefoglalva, a számlaszámok nyomon követése a QuickBooksban elengedhetetlen a pontos pénzügyi nyilvántartás vezetéséhez. Egy számozási rendszer kialakításával, az egyes számlaszámok QuickBooksban történő rögzítésével és a keresési funkció használatával biztosíthatja, hogy számlái rendszerezettek és elszámoltatottak legyenek.
A számlák nyomon követése a QuickBooksban elengedhetetlen a vállalkozása pontos pénzügyi nyilvántartásának vezetéséhez. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Hozzon létre egy számlát: Először is minden egyes vevői tranzakcióhoz számlát kell létrehoznia a QuickBooksban. Ehhez lépjen az „Ügyfelek” fülre, és válassza a „Számlák létrehozása” lehetőséget. Töltse ki az ügyfél adatait, a termék vagy szolgáltatás adatait és a fizetési feltételeket.
2. Mentse el a számlát: Miután létrehozta a számlát, mentse el a QuickBooksban. A számlát közvetlenül a QuickBooksból e-mailben is elküldheti az ügyfélnek.
3. Rögzítse a kifizetéseket: Amikor az ügyfél fizetést teljesít, rögzítse azt a QuickBooksban az „Ügyfelek” fülre lépve és a „Fizetések fogadása” menüpontot kiválasztva. Írja be a fizetés összegét és dátumát, és rendelje a megfelelő számlához.
4. Kintlévő számlák nyomon követése: A kintlévő számlák nyomon követéséhez lépjen az „Ügyfelek” fülre, és válassza a „Számlák listája” lehetőséget. Ez megjeleníti az összes számlájának listáját és azok aktuális állapotát, beleértve azt is, hogy kifizetett, lejárt vagy függőben lévő számlákról van-e szó.
5. Futtasson jelentéseket: A QuickBooksban különböző jelentéseket futtathat, amelyek segítségével nyomon követheti számláit és kifizetéseit, például a Számlák kintlévőségek öregedési összefoglalóját, amely megmutatja, hogy az egyes számlák mennyi ideje vannak kint.
Ha ezeket a lépéseket követi, könnyedén nyomon követheti számláit a QuickBooksban, és biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartása pontos és naprakész legyen.
A QuickBooks desktopban a számlaszámok listájának lekéréséhez a következő lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a QuickBooks desktop programot, és lépjen a „Jelentések” menüpontra.
2. Válassza ki a „Vevők és követelések” menüpontot a legördülő menüből.
3. Válassza a „Tranzakciók listája ügyfelek szerint” lehetőséget a rendelkezésre álló jelentések listájából.
4. Testreszabhatja a jelentést a bal felső sarokban található „Jelentés testreszabása” gomb kiválasztásával.
5. A „Megjelenítés” fülön válassza ki a „Számla” opciót a „Tranzakciótípus” alatt.
6. A „Szűrők” fülön válassza a „Tranzakció dátuma” lehetőséget, és adja meg azt a dátumtartományt, amelyre vonatkozóan a számlaszámokat látni szeretné.
7. Kattintson az „OK” gombra a jelentés létrehozásához.
Ez a jelentés megmutatja az összes olyan számlát, amely megfelel a kritériumoknak, beleértve a számlaszámot, a dátumot, az ügyfél nevét és egyéb részleteket. A jelentést Excel vagy PDF formátumba exportálhatja, ha meg szeretné osztani másokkal, vagy tovább szeretné elemezni az adatokat. Ezenkívül, ha tudja a keresett számla konkrét számát, a QuickBooks desktop keresési funkcióját is használhatja a gyors kereséshez.
Igen, a QuickBooks képes automatikusan generálni számlaszámokat az Ön számára. A QuickBooksban a számlák létrehozásakor beállíthat egy számozási rendszert, amely automatikusan egyedi számlaszámot rendel minden egyes újonnan létrehozott számlához.
Az automatikus számlaszámozás beállításához a QuickBooksban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen a „Beállítások” vagy a „Beállítások” menüpontra.
2. Válassza ki a menüből az „Értékesítés” vagy a „Számlázás” menüpontot.
3. Kattintson a „Testreszabás” gombra.
4. Az „Egyéni tranzakciószámok” szakaszban válassza az „Automatikusan generált” opciót.
5. Adjon meg egy kezdőszámot a számlaszámokhoz.
6. Válassza ki a számlaszámok formátumát (pl. „INV-001” vagy „2021-001”).
7. Kattintson a „Mentés” vagy az „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Ha beállította az automatikus számlaszámozást, a QuickBooks automatikusan egyedi számlaszámot rendel minden egyes újonnan létrehozott számlához. Ha egy adott számla számlaszámát meg kell változtatnia, akkor ezt manuálisan, a számla szerkesztésével teheti meg.