Vállalkozóként tisztában van a számlázás fontosságával. Így kapja meg a fizetést a termékeiért vagy szolgáltatásaiért. A számlák létrehozásának és elküldésének folyamata azonban időigényes és fárasztó lehet. Szerencsére a QuickBooks megoldást kínál: a visszatérő számlákat. A visszatérő számlákkal automatizálhatja a számlázási folyamatot, és időt takaríthat meg. Ebben az útmutatóban megmutatjuk, hogyan hozhat létre és küldhet e-mailben ismétlődő számlákat a QuickBooksban.
Ahhoz, hogy ismétlődő számlát hozhasson létre a QuickBooksban, először is be kell állítania azt. Menjen az Ügyfelek fülre, és válassza a Számlák létrehozása lehetőséget. A Számlák létrehozása ablakban válassza ki a kiszámlázni kívánt ügyfelet, és adja meg a szükséges adatokat. Ezután kattintson az ablak alján az Ismétlődővé tétel gombra.
Az Ismétlődővé tétel ablakban adjon meg egy nevet/számot az ismétlődő számla számára. Válassza ki, milyen gyakran szeretné elküldeni a számlát (pl. hetente, havonta, évente), és válassza ki a kezdőnapot. Kiválaszthatja a végdátumot is, de ez nem kötelező. Ha minden szükséges adatot megadott, kattintson az OK gombra.
A QuickBooks alapértelmezett sablont biztosít az ismétlődő számlákhoz, de testre szabhatja, hogy igazodjon a márkájához. Kattintson a Fogaskerék ikonra, és válassza az Egyéni űrlapstílusok lehetőséget. Ezután válassza ki az ismétlődő számla sablonját, majd kattintson a Szerkesztés gombra. Megváltoztathatja a sablon betűtípusát, elrendezését és színsémáját.
Miután beállította és testre szabta az ismétlődő számlát, áttekintheti és elküldheti azt ügyfeleinek. A számla áttekintéséhez lépjen az Ügyfelek fülre, és válassza a Számlák létrehozása lehetőséget. A Számlák létrehozása ablakban válassza az Ismétlődő lapot. Megjelenik az összes ismétlődő számla listája. Válassza ki azt, amelyet át szeretne tekinteni, és kattintson az Átnézés/Módosítás gombra.
Az Áttekintés/Szerkesztés ablakban elvégezheti a számlán a szükséges módosításokat, például tételek hozzáadását vagy eltávolítását. Ha elégedett a számlával, kattintson a Mentés és bezárás gombra. A QuickBooks automatikusan elküldi a számlát az ügyfélnek az Ön által beállított ütemezés alapján.
Az ismétlődő számlák kényelmes módja a számlázási folyamat automatizálásának és az időmegtakarításnak. A QuickBooks segítségével könnyedén beállíthatja és testre szabhatja az ismétlődő számlákat, és automatikusan elküldheti azokat ügyfeleinek. Ha követi az ebben az útmutatóban leírt lépéseket, egyszerűsítheti számlázási folyamatát, és vállalkozásának növekedésére összpontosíthat.
Memorizált számla e-mailben történő elküldéséhez a QuickBooksban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen az Ügyfelek menüpontra.
2. Válassza a Számlák létrehozása lehetőséget.
3. Az Ügyfél:Munkahely legördülő menüből válassza ki azt az ügyfelet, akinek el szeretné küldeni a memorizált számlát.
4. A számla ablakban kattintson a Memorizálás gombra.
5. A Számla megjegyzése ablakban adjon nevet a megjegyzett számlának, válassza ki a számla gyakoriságát, és állítsa be az egyéb szükséges beállításokat.
6. Kattintson a Mentés gombra a megjegyzett számla mentéséhez.
7. Zárja be a Számla ablakot.
8. Lépjen a Listák menübe, és válassza a Memorizált tranzakciók listája lehetőséget.
9. Keresse meg az elküldeni kívánt megjegyzett számlát, és válassza ki.
10. Kattintson a Szerkesztés menüre, és válassza a Memorizált számla szerkesztése menüpontot.
11. A Memorizált számla ablakban végezze el a szükséges módosításokat a számlán.
12. A módosítások mentéséhez kattintson a Mentés és bezárás gombra.
13. Menjen az Ügyfelek menübe, és válassza a Számlák létrehozása menüpontot.
14. Az Ügyfél:Munkahely legördülő menüből válassza ki azt az ügyfelet, akinek a megjegyzett számlát el kívánja küldeni.
15. A Számla ablakban kattintson a Sablonok legördülő menüre, és válassza ki azt a sablont, amelyet a számlához használni szeretne.
16. Ellenőrizze, hogy a számla tartalmazza-e a helyes adatokat, és kattintson az Email gombra a számla elküldéséhez az ügyfélnek.
Ez az! Sikeresen elküldött egy megjegyzett számlát e-mailben a QuickBooksban.
A QuickBooks minden tervezetében, beleértve a Simple Start, az Essentials és a Plus tervezeteket is, funkcióként kínálja a visszatérő számlákat. Ez a funkció lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy olyan számlákat hozzanak létre, amelyeket automatikusan generálnak és rendszeresen, például hetente, havonta vagy évente elküldenek az ügyfeleknek. Az ismétlődő számlák testre szabhatók, hogy tartalmazzanak konkrét termékeket vagy szolgáltatásokat, árképzést és fizetési feltételeket. A felhasználók automatikus fizetési emlékeztetőket és késedelmi díjakat is beállíthatnak a késedelmes számlák esetében. Az ismétlődő számlázási funkció hatékony eszköz az olyan vállalkozások számára, amelyek folyamatos számlázást igényelnek az ügyfelek vagy ügyfelek számára, például előfizetéses szolgáltatások vagy előfizetési megállapodások esetén.
Automatikus e-mail küldéséhez a QuickBooksból az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen a „Szerkesztés” menübe, majd válassza a „Beállítások” menüpontot.
2. A bal oldali menüben válassza a „Formanyomtatványok küldése” lehetőséget.
3. Kattintson a „Cégbeállítások” fülre.
4. Válassza ki a használni kívánt e-mail fiókot a legördülő menüből.
5. Kattintson az „Automatikusan e-mailben küldje el a fizetési bizonylatokat” melletti jelölőnégyzetre, ha automatikusan e-mailben szeretné elküldeni a fizetési bizonylatokat az ügyfeleknek.
6. Ha testre szeretné szabni az e-mail üzenetet, kattintson a „Sablon hozzáadása” gombra, és hozzon létre egy egyéni e-mail sablont.
7. Miután beállította a beállításokat, kattintson az „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Mostantól, amikor számlát vagy fizetési bizonylatot hoz létre a QuickBooksban, a rendszer automatikusan e-mailt küld a címzettnek az Ön által megadott e-mail fiókkal. Felhívjuk figyelmét, hogy az automatikus e-mailek küldése előtt szükség lehet az e-mail beállítások konfigurálására a QuickBooksban.