Kisvállalkozóként fontos, hogy az egészséges pénzforgalom fenntartása érdekében a kintlévőségek tetején maradjon. A QuickBooksban a múltbeli kintlévőségek hozzáadása a számlákhoz egy egyszerű folyamat, amellyel időt takaríthat meg, és segíthet gyorsabban kifizetni a számlákat. Íme, hogyan kell ezt megtenni:
1. lépés: Nyissa meg a számlát
Először is meg kell nyitnia azt a számlát, amelyhez hozzá szeretné adni a lejárt összegeket. Ezt úgy teheti meg, hogy az „Ügyfelek” fülre kattint, kiválasztja a „Számlák létrehozása” lehetőséget, majd megkeresi a kérdéses számlát.
2. lépés: Adja hozzá a lejárt esedékességű összeget
Ha megnyitotta a számlát, látni fog egy „Termék/szolgáltatás” feliratú részt. Ebben a szakaszban kell hozzáadni a lejárt esedékességű összeget, mint sortételt. Ehhez kattintson a „+ Új sor hozzáadása” gombra, és adja meg az összeget negatív értékként (pl. „-$50,00”).
3. lépés: Megjegyzés hozzáadása
Annak érdekében, hogy ügyfele megértse, miért kerül hozzáadásra a lejárt összeg, érdemes a „Leírás” mezőbe egy megjegyzést is beírni. Megmagyarázhatja, hogy az összeg lejárt, és megadhat minden lényeges részletet, például az eredeti esedékességi dátumot és a késedelmi díjakat.
4. lépés: Mentés és elküldés
Miután hozzáadta a késedelmes összeget és a szükséges megjegyzéseket, mindenképpen mentse el a számlát, és küldje el az ügyfélnek. A QuickBooks megkönnyíti a számlák elküldését közvetlenül a platformról, és választhat, hogy e-mailben vagy postai úton küldi el.
A lejárt összegek hozzáadása a számlákhoz a QuickBooksban egy egyszerű folyamat, amely segíthet a kintlévőségek kezelésében és a pénzforgalom javításában. Ha ezeket a lépéseket követi, egyszerűsítheti a számlázási folyamatot, és biztosíthatja, hogy ügyfelei tisztában legyenek a kintlévőségekkel.
Késedelmi díj hozzáadásához egy számlához a QuickBooks desktopban az alábbi lépéseket követheti:
1. lépés: Új tétel létrehozása a késedelmi díjhoz
– A Listák menüből válassza a Tétellista menüpontot.
– Kattintson a Tétel gombra, és válassza az Új lehetőséget.
– Válassza ki a tétel típusaként az Egyéb díj tételt.
– Adjon meg egy nevet a tételnek, például Késedelmi díj.
– Az Amount or % (Összeg vagy %) mezőben adja meg a késedelmi díj összegét vagy százalékos arányát.
– Kattintson az OK gombra a tétel mentéséhez.
2. lépés: A késedelmi díj hozzáadása az ügyfél számlájához
– Nyissa meg a számlát, amelyhez hozzá kívánja adni a késedelmi díjat.
– Kattintson a tétel oszlopra, és válassza ki az 1. lépésben létrehozott késedelmi díj tételt.
– Adja meg a késedelmi díj darabszámát vagy százalékos mértékét.
– A QuickBooks automatikusan kiszámítja a késedelmi díj összegét, és hozzáadja a számla végösszegéhez.
3. lépés: Küldje el a frissített számlát az ügyfélnek
– Ellenőrizze a frissített számlát, hogy a késedelmi díj helyesen lett-e hozzáadva.
– Kattintson a Nyomtatás vagy E-mail gombra a frissített számla elküldéséhez az ügyfélnek.
Ez az! Sikeresen hozzáadott késedelmi díjat egy számlához a QuickBooks desktopban.
A QuickBooks Online-ban egy késedelmes kimutatás létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be a QuickBooks Online fiókjába, és navigáljon a főmenüben az „Ügyfelek” fülre.
2. Kattintson a „Számla létrehozása” gombra, és válassza a „Kimutatás” lehetőséget a legördülő menüből.
3. A „Kimutatási lehetőségek” szakaszban válassza ki azokat az ügyfeleket, akiknek el kívánja küldeni a lejárt esedékességű kimutatást. Kiválaszthat konkrét ügyfeleket, vagy kijelölheti az összes olyan ügyfelet, akinek lejárt egyenlege van.
4. Állítsa be a kimutatás dátumát, és válassza ki a kimutatáson feltüntetendő dátumtartományt. Ez általában az előző hónap vagy számlázási ciklus lesz.
5. Testreszabhatja a kivonatot az ügyfeleknek szóló üzenet hozzáadásával, a kimutatáson megjelenő oszlopok beállításával vagy egy másik sablon kiválasztásával.
6. Nézze meg előzetesen a kivonatot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az helyesen néz ki, és tartalmazza az összes szükséges információt.
7. Kattintson a „Mentés és küldés” gombra a lejárt esedékességű kimutatás elküldéséhez az ügyfeleknek. Választhat, hogy e-mailben küldi el, vagy kinyomtatja és postai úton küldi el.
Az alábbi lépéseket követve könnyedén készíthet és küldhet lejárt esedékességű kimutatásokat ügyfeleinek a QuickBooks Online-ban. Ez segít nyomon követni a kintlévőségeket, és arra ösztönzi az ügyfeleket, hogy időben fizessenek.
Ha van olyan ügyfele, aki nem fizette ki egy számláját az esedékesség időpontjáig, előfordulhat, hogy késedelmi díjat vagy kamatot kell felszámítania az eredeti számlához. Az alábbi lépéseket követheti, ha késedelmes fizetést szeretne feltüntetni a számláján:
1. Határozza meg a késedelmi díjat vagy kamatot: Mielőtt késedelmi díjat vagy kamatterhet adna a számlához, meg kell határoznia, hogy mennyi lesz a díj vagy a kamatláb. Ezt megteheti az ügyféllel közösen megállapított fizetési feltételei alapján.
2. Adja hozzá a késedelmi díjat vagy kamatot az eredeti számlához: Miután meghatározta a késedelmi díjat vagy kamatlábat, hozzá kell adnia azt az eredeti számlához. Ezt úgy teheti meg, hogy létrehoz egy új sortételt a számlán, amely a késedelmi díjat vagy kamatterhet tükrözi.
3. Módosítsa a teljes esedékes összeget: Miután hozzáadta a számlához a késedelmi díjat vagy kamatterhet, ki kell igazítania a számlán szereplő teljes esedékes összeget. Ez tükrözi az ügyfél által fizetendő új egyenleget, beleértve a késedelmi díjat vagy kamatot is.
4. Küldje el a frissített számlát az ügyfélnek: Miután elvégezte a szükséges módosításokat a számlán, el kell küldenie a frissített számlát az ügyfélnek. Ezt megteheti úgy, hogy a számlát e-mailben vagy postai úton küldi el az ügyfélnek, attól függően, hogy milyen kommunikációs módszert részesít előnyben.
5. Kövesse nyomon az ügyfelet: Ha az ügyfél még mindig nem fizet, akkor szükség lehet arra, hogy nyomon kövesse az ügyfelet, hogy emlékeztesse a fennálló egyenlegre és a késedelmi díjra vagy kamatra. Ezt megteheti úgy, hogy emlékeztető e-mailt küld vagy telefonon felhívja az ügyfelet.