A mai rohanó üzleti világban a hatékony kommunikáció és együttműködés elengedhetetlen a sikerhez. A szervezeten belüli kommunikáció javításának egyik módja a vállalat hierarchiáját és jelentési struktúráját világosan felvázoló szervezeti ábra létrehozása. A vállalkozások növekedésével és fejlődésével azonban előfordulhat, hogy a szervezeti ábrákat frissíteni vagy kombinálni kell, hogy tükrözzék a vállalat struktúrájában bekövetkezett változásokat. Ebben a cikkben lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan lehet a szervezeti ábrákat a Visio programban kombinálni.
A szervezeti ábrák Visioban történő kombinálásához először is hozzon létre egy új diagramot. Lépjen a Fájl menübe, és válassza az Új parancsot. A Sablonok részből válassza ki az Orgogram sablont, és válassza ki a létrehozni kívánt szervezeti diagram típusát. Többféle elrendezés közül választhat, többek között hierarchikus, mátrix és lapos elrendezés közül.
Az új diagram létrehozása után a meglévő szervezeti ábrákat importálhatja az új dokumentumba. Ehhez lépjen a Beszúrás lapra, és válassza az Orgogram opciót. Kattintson az Importálás gombra, és válassza ki a hozzáadni kívánt szervezeti ábrát. Ismételje meg ezt a lépést az összes egyesíteni kívánt szervezeti diagram esetében.
Miután importálta az összes szervezeti ábrát, megkezdheti azok kombinálását. Ehhez lépjen az Orgogram lapra, és válassza az Alakzatok kombinálása lehetőséget. Kattintson az egyesíteni kívánt szervezeti diagramra, és húzza át a másik szervezeti diagramra. A Visio automatikusan egyesíti az alakzatokat, és létrehoz egy új mezőt az egyesített szervezeti diagram számára.
A szervezeti ábrák egyesítése után szükség lehet néhány módosításra az elrendezésen és a formázáson. A Visio számos eszközt biztosít a szervezeti diagram testreszabásához, beleértve az alakzatok átméretezését és áthelyezését, a színek és betűtípusok megváltoztatását, valamint képek és szöveg hozzáadását.
Miután befejezte a szervezeti diagram testreszabását, mindenképpen mentse el a dokumentumot. Ezután megoszthatja a dokumentumot másokkal a szervezetében PDF- vagy képfájlként történő exportálással, vagy közvetlenül a Visio fájl megosztásával.
Összefoglalva, a szervezeti ábrák kombinálása a Visio-ban egyszerű és hatékony módja a szervezeten belüli kommunikáció és együttműködés javításának. Ha követi ezeket a lépéseket, létrehozhat egy világos és átfogó szervezeti ábrát, amely tükrözi a vállalat struktúráját és hierarchiáját. A Visio hatékony eszközeivel és funkcióival testre szabhatja szervezeti ábráját, hogy az megfeleljen vállalkozása egyedi igényeinek, és megoszthatja másokkal a szervezeti hatékonyság javítása érdekében.
Egy szervezeti diagram összekapcsolásához a Visióban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a hivatkozni kívánt szervezeti ábrát tartalmazó Visio-dokumentumot.
2. Kattintson a „Beszúrás” fülre a felső menüsorban.
3. Válassza ki a „Hiperlink” lehetőséget a legördülő menüből.
4. A „Hiperhivatkozás beillesztése” párbeszédpanelen válassza a „Tallózás” lehetőséget a hivatkozni kívánt fájl, weboldal vagy e-mail cím megkereséséhez.
5. Miután kiválasztotta a fájlt vagy weboldalt, kattintson az „OK” gombra.
6. Kattintson a szervezeti diagramban arra az alakzatra vagy objektumra, amelyet a fájlhoz vagy weblaphoz szeretne kapcsolni.
7. Kattintson a jobb gombbal az alakzatra vagy objektumra, és válassza a „Hiperlink” lehetőséget a legördülő menüből.
8. A „Hiperhivatkozás beillesztése” párbeszédpanelen válassza ki a fájlt vagy weboldalt, amelyre hivatkozni szeretne.
9. Kattintson az „OK” gombra a hiperhivatkozás mentéséhez.
A szervezeti diagramjának most már a kiválasztott fájlhoz vagy weboldalhoz kell kapcsolódnia. Amikor a szervezeti diagramban az alakzatra vagy objektumra kattint, megnyílik a hivatkozott fájl vagy weboldal.
Egy szervezeti diagram egy oldalra való illesztése a Visióban a diagram elrendezésének és formázásának beállításával érhető el. Az alábbiakban lépésről lépésre ismertetjük, hogyan kell ezt megtenni:
1. Nyissa meg a szervezeti ábrát a Visióban, és jelölje ki a teljes diagramot az oldal szélére kattintva.
2. Menjen a „Tervezés” fülre, és kattintson az „Elrendezés” szakaszban az „Oldal újrarendezése” lehetőségre. Ez automatikusan beállítja a diagram elrendezését, hogy illeszkedjen az oldalra.
3. Ezután lépjen az „Oldalbeállítás” párbeszédpanelre a „Tervezés” fül „Oldalbeállítás” szakaszának „Oldalbeállítás” gombjára kattintva.
4. Az „Oldalbeállítás” párbeszédpanelen lépjen a „Nyomtatás beállítása” fülre, és győződjön meg arról, hogy az „Illeszkedés” opció be van jelölve.
5. Állítsa be a „Fit to” beállításokat „1 oldal széles és 1 oldal magas” értékre, majd kattintson az „OK” gombra.
6. Végül állítsa be a betűméretet és a szervezeti diagram távolságát, hogy az illeszkedjen az oldalra.
Ha követi ezeket a lépéseket, akkor a Visio-ban egy oldalra el kell tudnia helyezni a szervezeti ábrát.
A dinamikus szervezeti ábra létrehozása a Visio-ban a következő lépésekből áll:
1. Nyisson meg egy új Visio dokumentumot a „Fájl” > „Új” > „Szervezeti ábra” > „Metrikus egységek” menüpont kiválasztásával.
2. Kattintson az eszköztáron a „Szervezeti ábra varázsló” gombra a varázsló megnyitásához.
3. Kövesse a varázsló lépéseit a szervezeti diagram kezdeti struktúrájának létrehozásához. Neveket, címeket, osztályokat és egyéb releváns információkat adhat hozzá az egyes alkalmazottakhoz.
4. Ha a varázsló befejezte a munkát, akkor már rendelkeznie kell egy alapvető szervezeti ábra struktúrával.
5. A szervezeti diagram dinamikussá tételéhez válassza a „Nézet” > „Feladattáblák” > „Alakzatlap” lehetőséget.
6. Az Alakzatlapon módosíthatja a szervezeti diagram minden egyes alakzatának beállításait, beleértve a szöveget, betűtípust, színt és egyéb attribútumokat.
7. Egyéni adatmezőket is hozzáadhat a szervezeti diagramhoz a „Beszúrás” > „Mező” menüpont kiválasztásával.
8. Ahhoz, hogy a szervezeti diagram valóban dinamikussá váljon, összekapcsolhatja egy külső adatforrással, például egy Excel-táblázattal vagy egy adatbázissal.
9. A szervezeti diagram külső adatforrással való összekapcsolásához válassza az „Adatok” > „Adatok összekapcsolása az alakzatokkal” > „Új adatforrás” lehetőséget.
10. Kövesse az utasításokat az adatforrás kiválasztásához és a mezők hozzárendeléséhez a szervezeti diagramhoz.
11. Miután a szervezeti diagramot összekapcsoltuk a külső adatforrással, az adatokban végrehajtott módosítások automatikusan megjelennek a szervezeti diagramban.
12. A szervezeti diagram egyéni nézeteit is létrehozhatja a „Nézet” > „Egyéni nézetek” > „Új” menüpont kiválasztásával.
13. Ez lehetővé teszi a szervezeti diagram különböző változatainak mentését különböző kritériumok, például osztály, telephely vagy munkakör alapján.
14. Végül a szervezeti diagramot más formátumba, például PDF vagy HTML formátumba exportálhatja a „Fájl” > „Exportálás” > „PDF” vagy „Weboldal” menüpont kiválasztásával.