A szerződések nélkülözhetetlenek minden vállalkozásban, mivel segítenek a felek közötti kapcsolatok kialakításában, a feltételek meghatározásában és az érdekek védelmében. A szerződésmenedzsment és a szerződéskezelés azonban két különböző folyamat, amelyeket gyakran összekeverik egymással. Ebben a cikkben a szerződésmenedzsment és a szerződéskezelés közötti legfontosabb különbségeket tárgyaljuk, és azt, hogy ezek hogyan járulnak hozzá bármely vállalkozás sikeréhez.
A szerződéskezelés a két vagy több fél közötti szerződések létrehozásának, végrehajtásának és kezelésének felügyelete. Magában foglalja a szerződés teljes életciklusát, a tárgyalástól a felmondásig, és biztosítja, hogy minden fél betartsa az elfogadott feltételeket. A szerződésmenedzsment magában foglalja a kockázatkezelést, a megfelelőséget és a teljesítményellenőrzést is.
A szerződések hatékony kezeléséhez a vállalkozásoknak központosított szerződéskezelési rendszerre van szükségük. Ennek a rendszernek lehetővé kell tennie a dokumentumok tárolását, a verzióellenőrzést és a jelentéstételi képességeket. A központosított rendszerrel a vállalkozások nyomon követhetik a szerződések állapotát, azonosíthatják a szűk keresztmetszeteket és mérsékelhetik a kockázatokat.
A szerződések adminisztrációja viszont a szerződések napi szintű kezelése. Olyan feladatokat foglal magában, mint a teljesítmény nyomon követése, a megfelelőség biztosítása, a viták rendezése és a változások kezelése. A szerződés adminisztrációja annak biztosítására összpontosít, hogy a szerződést a szándéknak megfelelően hajtsák végre, és hogy minden fél teljesítse kötelezettségeit.
Míg a szerződéskezelés a szerződés teljes életciklusát magában foglalja, addig a szerződéskezelés a szerződés végrehajtására és nyomon követésére összpontosít. Ez egy taktikusabb folyamat, amely a részletekre való odafigyelést és erős kommunikációs készségeket igényel.
A szerződésmenedzsment és a szerződéskezelés közötti legfontosabb különbség a hatókörükben rejlik. A szerződésmenedzsment egy stratégiai folyamat, amely a szerződés teljes életciklusát felügyeli, míg a szerződésadminisztráció egy taktikai folyamat, amely a szerződés végrehajtására és ellenőrzésére összpontosít. A szerződésmenedzsment a kockázatkezelésre, a megfelelésre és a teljesítmény nyomon követésére is összpontosít, míg a szerződéskezelés a szerződés rendeltetésszerű végrehajtásának biztosítására.
Összefoglalva, a szerződésmenedzsment és a szerződéskezelés egyaránt olyan alapvető folyamat, amely hozzájárul bármely vállalkozás sikeréhez. Bár gyakran felváltva használják őket, két különálló folyamatról van szó, amelyeknek eltérő a hatókörük és a céljuk. A szerződésmenedzsment és a szerződéskezelés közötti legfontosabb különbségek megértésével a vállalkozások hatékonyan kezelhetik szerződéseiket, és biztosíthatják, hogy minden fél teljesítse kötelezettségeit.
A szerződésadminisztráció a szerződés valamennyi aspektusának kezelését jelenti, miután azt mindkét fél aláírta. Ez magában foglalja annak biztosítását, hogy a szerződés valamennyi feltétele teljesüljön, a teljesítmény nyomon követését, a felek közötti kommunikáció elősegítését, a viták rendezését és a megfelelő dokumentáció vezetését.
A hatékony szerződéskezelés számos tevékenységet foglal magában, például a szerződés felülvizsgálatát annak biztosítása érdekében, hogy minden fél teljesítse kötelezettségeit, a szerződés mérföldköveinek és határidejének nyomon követését, a szerződés módosításainak kezelését, valamint a kifizetések időben történő teljesítésének biztosítását.
Ezenkívül a szerződés adminisztrációja megköveteli az érintett felek közötti hatékony kommunikációt, beleértve a rendszeres találkozókat és az előrehaladásról szóló frissítéseket, valamint a szerződéssel kapcsolatos valamennyi tevékenység világos és tömör dokumentálását.
Összességében a szerződés adminisztrációja kritikus fontosságú a szerződés sikeres végrehajtásának és befejezésének biztosításához, és gondos figyelmet igényel a részletekre és erős projektmenedzsment-képességeket.
A beszerzés és a szerződéskezelés két különböző folyamat, amelyeket gyakran felváltva használnak. A beszerzés az áruk, szolgáltatások vagy építési beruházások külső forrásból történő beszerzésének folyamata. A szerződésmenedzsment ezzel szemben a szerződés teljes életciklusának menedzselése, a létrehozástól a megszűnésig.
A beszerzés magában foglalja az árukra, szolgáltatásokra vagy építési beruházásokra vonatkozó igény meghatározását, a potenciális szállítók azonosítását, a legmegfelelőbb szállító kiválasztását, a feltételek megtárgyalását, majd a beszerzés végrehajtását. A beszerzés kritikus folyamat minden szervezetnél, mivel biztosítja, hogy a szervezet a megfelelő árukat vagy szolgáltatásokat a megfelelő áron és mennyiségben szerezze be.
A szerződéskezelés viszont magában foglalja a szerződés feltételeinek kezelését, annak biztosítását, hogy a szállító teljesítse a szerződésben foglalt kötelezettségeit, a szállító teljesítményének nyomon követését és a szerződés szükséges módosításait. A szerződésmenedzsment alapvető fontosságú annak biztosításában, hogy a szállító teljesítse ígéreteit, és a szervezet megkapja a kifizetett árukat vagy szolgáltatásokat.
Összefoglalva, a beszerzés az áruk vagy szolgáltatások beszerzésének folyamata, míg a szerződésmenedzsment a szerződés teljes életciklusának irányítása. Bár mindkét folyamat kritikus fontosságú az alkalmazottak irányításában, mégis különböznek egymástól, és különböző készségeket és szakértelmet igényelnek a hatékony végrehajtáshoz.