Vállalkozásvezetőként fontos, hogy a termelékenység és a siker érdekében hivatalos napirendet állítson fel csapata számára. Egy jól megtervezett napirend segít abban, hogy mindenki a pályán maradjon, biztosítja, hogy a szükséges pontokat megtárgyalják, és csökkenti az elvesztegetett idő valószínűségét. Íme néhány tipp a hivatalos üzleti napirend összeállításához.
Kezdje a céllal a fejében
A napirend összeállítása előtt határozza meg, hogy mit szeretne elérni a megbeszélés végére. Ez segít a napirendi pontok rangsorolásában, és biztosítja, hogy elérje céljait. Gondolja át, hogy milyen konkrét eredményeket szeretne elérni, és hogy az egyes napirendi pontok hogyan járulnak hozzá ezekhez az eredményekhez.
Rendezze a napirendi pontokat prioritás szerint
Miután világos elképzelése van a céljairól, rendezze a napirendi pontokat prioritás szerint. Kezdje a legkritikusabb, azonnali figyelmet igénylő pontokkal, és haladjon lefelé a listán. Ez segít biztosítani, hogy a legfontosabb napirendi pontokkal foglalkozzon először, és hogy elegendő ideje maradjon azok kezelésére.
Határidők kijelölése az egyes napirendi pontokhoz
Az egyes napirendi pontokhoz időkorlátok kijelölése segít a megbeszélés menetrendjének betartásában, és biztosítja, hogy minden egyes napirendi pontra elegendő idő álljon rendelkezésre. Legyen reális az egyes napirendi pontokhoz szükséges idővel kapcsolatban, és tartsa be az időkorlátokat, hogy elkerülje a túllépést.
Bele kell foglalni a nyílt vitára szánt időt
Bár fontos, hogy legyen egy strukturált napirend, az is fontos, hogy legyen idő a nyílt vitára. Ez lehetőséget ad a csapattagoknak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel, ötleteket osszanak meg egymással, és visszajelzést adjanak. Ügyeljen arra, hogy ez az idő szerepeljen a napirendben, és bátorítson mindenkit a részvételre.
Összefoglalva, a hivatalos üzleti napirend meghatározása kritikus fontosságú minden megbeszélés sikere szempontjából. Ha a célt szem előtt tartva kezdi, a napirendi pontokat fontossági sorrendbe rendezi, időkorlátokat jelöl ki, és nyílt megbeszélési időt biztosít, maximalizálhatja a termelékenységet, és biztosíthatja, hogy csapata elérje céljait.
Egy új vállalkozás alapításakor egy hivatalos napirend segíthet abban, hogy a megbeszélések során szervezett és pontos legyen. Íme a fő tételek, amelyeknek szerepelniük kell a hivatalos napirendben:
1. Felhívás a napirendre: Itt kezdődik hivatalosan az ülés, és az elnök mindenkit üdvözöl az ülésen.
2. A jegyzőkönyv jóváhagyása: Itt olvassák fel és hagyják jóvá az előző ülés jegyzőkönyvét.
3. Régi ügyek: Itt kerül sor az előző ülésen elintézetlen ügyek megvitatására.
4. Új ügyek: Itt kerülnek megvitatásra az új témák vagy kérdések.
5. Jelentések: Itt hangzanak el a különböző osztályok vagy személyek jelentései.
6. Pénzügyi jelentés: Itt található a pénzügyi jelentés.
7. Bizottsági jelentések: Itt adják meg a bizottsági jelentéseket.
8. Befejezetlen ügyek: Itt kerül sor az aktuális ülésen elintézetlen ügyek megvitatására.
9. Bejelentések: Itt történik a bejelentések megtétele.
10. Elnapolás: Itt kerül sor az ülés hivatalos berekesztésére.
Ha ezeket a pontokat beépíti a hivatalos napirendbe, biztosíthatja, hogy az ülések hatékonyak, eredményesek és a terveknek megfelelően zajlanak.
Egy új vállalkozás létrehozásakor és az értekezletek tervezésekor fontos, hogy világos és átfogó napirendet tartalmazzon. Az alábbiakban ismertetjük azt a hét információs pontot, amelyeknek szerepelniük kell a napirenden:
1. Az ülés címe és időpontja: Ennek kell lennie a napirend első pontjának, és egyértelműen meg kell jelölnie az ülés célját és időpontját.
2. Résztvevők: Fontos felsorolni az összes olyan résztvevő nevét, akik várhatóan részt vesznek az ülésen. Ez segít biztosítani, hogy mindenki, akinek jelen kell lennie, tudjon az ülésről, és legyen lehetősége részt venni rajta.
3. Célok: Világosan fogalmazza meg az értekezlet célkitűzéseit, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy miről lesz szó az értekezleten. Ez segít biztosítani, hogy az értekezlet a kívánt irányba haladjon, és a kívánt eredmények elérésére összpontosítson.
4. Napirendi pontok: Sorolja fel az ülésen megvitatandó napirendi pontokat. Ennek tartalmaznia kell minden jelentést, frissítést vagy bemutatót, valamint minden olyan döntést, amelyet meg kell hozni.
5. A megbeszélés ideje: Minden napirendi pontra különítsen el elegendő időt, hogy minden témát le lehessen tárgyalni és alaposan meg lehessen vitatni. Ez segít biztosítani, hogy minden résztvevőnek lehetősége legyen a vitához való hozzájárulásra és a hozzászólásra.
6. Intézkedési pontok: Sorolja fel az ülés során kiosztásra kerülő cselekvési pontokat, valamint az azok elvégzéséért felelős személyt és a teljesítés határidejét.
7. Következő lépések: Végezetül foglalja össze az ülésen megvitatott főbb pontokat és a további teendőket. Ez segít annak biztosításában, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy mit kell tenni a továbbiakban, és hogy előrelépés történjen az ülés céljainak elérése felé.
Egy új vállalkozás alapításakor az értekezletek napirendjének elkészítése alapvető feladat. Egy jól előkészített napirend segít abban, hogy a megbeszélés a tervezett ütemben haladjon, biztosítja, hogy minden fontos témát lefedjen, és lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy előre felkészüljenek a megbeszélésre. A napirendnek négy dolgot kell tartalmaznia:
1. Cél vagy cél: A napirendnek egyértelműen tartalmaznia kell az ülés célját vagy célját. Ez segít meghatározni a megbeszélés alaphangját, és a résztvevőknek képet ad arról, hogy mire számíthatnak.
2. A megvitatandó témák: A napirendnek fel kell sorolnia az ülésen megvitatandó összes témát. Ez segít annak biztosításában, hogy minden fontos kérdésre kitérjenek, és hogy a megbeszélés középpontban maradjon.
3. Időbeosztás: A napirendnek tartalmaznia kell az egyes témák időbeosztását. Ez segít biztosítani, hogy az ülés a menetrend szerint haladjon, és hogy minden témára megfelelő idő álljon rendelkezésre.
4. Intézkedési pontok: A napirendnek tartalmaznia kell egy, a cselekvési pontokra vonatkozó részt is. Itt kerülnek rögzítésre a döntések és az intézkedési pontok, valamint az egyes pontokért felelős személy neve és a teljesítés határideje.
Azzal, hogy ez a négy dolog szerepel a napirendben, egy új vállalkozás biztosíthatja, hogy az ülések produktívak, hatékonyak és a szervezet céljainak elérésére összpontosítanak.