A HR osztály kritikus szerepet játszik a személyzeti akták kezelésében, amelyek érzékeny információkat tartalmaznak az alkalmazottakról. Ezek az akták bizalmasnak minősülnek, és meg kell védeni őket a jogosulatlan hozzáféréstől vagy nyilvánosságra hozataltól. A HR-szakembereknek tisztában kell lenniük a személyzeti akták bizalmas kezelésével kapcsolatos felelősségükkel, és meg kell tenniük a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy az érzékeny információk biztonságban maradjanak.
A HR-osztály felelőssége a bizalmas személyzeti aktákért többek között magában foglalja a nyilvántartások pontosságának és teljességének fenntartását, a hozzáférés korlátozását az arra jogosultakra, valamint a nyilvántartások biztonságos tárolásának biztosítását. A HR-szakembereknek meg kell felelniük a személyzeti nyilvántartások kezelésével kapcsolatos jogi és szabályozási követelményeknek is, mint például az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) vagy az egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény (HIPAA).
A HR-osztály egyik alapvető feladata a munkavállalói nyilvántartások pontosságának és naprakészségének biztosítása. Ez magában foglalja a munkavállalók személyes adatainak, foglalkoztatási előzményeinek, teljesítményértékeléseinek és fegyelmi intézkedéseinek nyilvántartását. A pontos nyilvántartások segítenek biztosítani, hogy a munkavállalók megkapják a megfelelő juttatásokat, például a szabadságot vagy a betegszabadságot, és hogy helyesen fizessék ki őket.
A HR-osztály másik kritikus feladata a személyzeti aktákhoz való hozzáférés korlátozása. A HR-szakembereknek biztosítaniuk kell, hogy a munkavállalói nyilvántartásokban szereplő bizalmas információkhoz csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá. A személyi aktákhoz való hozzáférést a HR-személyzet és a vezetői személyzet azon tagjaira kell korlátozni, akiknek munkaköri feladataik ellátásához szükségük van az információra. A nyilvántartásokhoz való hozzáférést jelszóval kell védeni, a fizikai nyilvántartásokat pedig zárt szekrényekben vagy biztonságos helyiségekben kell tárolni.
Végül a HR-osztálynak gondoskodnia kell a személyzeti nyilvántartások biztonságos tárolásáról. Az elektronikus nyilvántartásokat biztonságos szervereken kell tárolni, megfelelő hozzáférés-ellenőrzéssel és titkosítással. A fizikai nyilvántartásokat zárt szekrényekben vagy biztonságos helyiségekben kell tárolni, amelyekhez csak az arra felhatalmazott személyzetnek van korlátozott hozzáférése.
Összefoglalva, a HR-osztály felelőssége a bizalmas személyi aktákért kritikus fontosságú a munkavállalói nyilvántartások magánéletének és biztonságának megőrzése szempontjából. A HR szakembereknek tisztában kell lenniük a személyzeti nyilvántartások kezelésében betöltött szerepükkel, és meg kell tenniük a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy az érzékeny információk biztonságban maradjanak. A pontos nyilvántartások vezetésével, a hozzáférésnek az arra jogosultakra való korlátozásával és a nyilvántartások biztonságos tárolásával a HR-osztály segíthet a munkavállalók magánéletének védelmében és az adatok megsértésének megelőzésében.