Az alkalmazottak bérszámfejtési óráinak kiszámítása fárasztó és időigényes feladat lehet, de a vállalkozás irányításának kritikus szempontja. A pontos bérszámfejtési nyilvántartások elengedhetetlenek annak biztosításához, hogy a munkavállalókat tisztességesen és a munkaügyi törvényeknek megfelelően fizessék ki. Ebben a cikkben lépésről lépésre útmutatót adunk arról, hogyan kell kiszámítani a munkaidő-kártya óráit a bérszámfejtéshez.
Az alkalmazottak bérszámfejtési óráinak kiszámításához az első lépés az, hogy összegyűjtse az összes munkaidő-kártyát a bérfizetési időszakra vonatkozóan. Győződjön meg arról, hogy minden időkártya helyesen van kitöltve, és nincsenek hiányzó vagy hiányos bejegyzések. Ha bármilyen eltérés van, vegye fel a kapcsolatot a munkavállalóval, hogy tisztázza a kérdést.
A legtöbb munkaidő-kártya órákban és percekben rögzíti az időt, de a bérszámfejtés tizedes órákat igényel. A munkaidő-kártya óráinak tizedes órákra történő átváltásához használja a következő képletet: tizedes órák = (órák + (perc/60)). Például, ha egy alkalmazott 8 órát és 45 percet dolgozott, a tizedes órák száma 8,75 lesz.
A rendes munkaórák azok az órák, amelyeket a munkavállaló a tervezett műszakja során ledolgozott. A rendes munkaórák kiszámításához adja össze a bérfizetési időszak alatt ledolgozott tizedes órákat. Például, ha egy munkavállaló hétfőn 8 óra 30 percet, kedden 8 óra 10 percet, szerdán pedig 7 óra 45 percet dolgozott, akkor az összes rendes munkaóra 24,25 lesz.
Azok a munkavállalók, akik egy munkahéten belül több mint 40 rendes órát dolgoznak, jogosultak túlórapótlékra. A túlórák kiszámításához vonja le a 40 órát az összes rendes órából, és az eredményt szorozza meg 1,5-tel. Például, ha egy munkavállaló 45 rendes órát dolgozott, a túlóra órák száma (45 – 40) x 1,5 = 7,5 lesz.
Miután kiszámította a rendes órákat és a túlórákat, kiszámíthatja a munkavállaló bruttó bérét. Szorozza meg a rendes órákat a munkavállaló órabérével, és adja hozzá a túlórák 1,5-zel megszorzott órabérét. Például, ha egy munkavállaló órabére 15 $, a rendes órabére 24,25, a túlórája pedig 7,5, akkor a bruttó bére (15 $ x 24,25) + (15 $ x 1,5 x 7,5) = 616,88 $.
Összefoglalva, az alkalmazottak bérszámfejtési óráinak kiszámítása túlterhelőnek tűnhet, de ha követi ezt az öt egyszerű lépést, biztosíthatja, hogy bérszámfejtési nyilvántartásai pontosak és megfelelnek a munkaügyi törvényeknek. Ezzel az útmutatóval racionalizálhatja a bérszámfejtési folyamatot, és vállalkozásának növekedésére összpontosíthat.
Az órák bérszámfejtési órákká történő átszámításához először meg kell határoznia azt a bérfizetési időszakot, amelyre vonatkozóan a bérszámfejtést végzi. Ez lehet heti, kétheti, félhavi vagy havi rendszerességű.
Miután meghatározta a bérfizetési időszakot, ki kell számolnia az egyes alkalmazottak által az adott időszakban ledolgozott összes óraszámot. Ez történhet úgy, hogy az alkalmazottak egy munkaidő-nyilvántartó lapon rögzítik a ledolgozott órákat, vagy egy munkaidő-nyilvántartó rendszer segítségével.
Ha megvan a ledolgozott órák teljes száma, meg kell szoroznia azt a munkavállaló órabérével, hogy kiszámítsa a munkavállaló bruttó bérét a bérfizetési időszakra. Ha a munkavállaló fizetett, akkor az éves fizetését eloszthatja az adott évi bérfizetési időszakok számával, hogy kiszámítsa a bruttó bérét a bérfizetési időszakra.
Ebből le kell vonnia az adózás előtti levonásokat, például a 401(k) vagy az egészségbiztosítási díjakat, valamint a visszatartandó adókat, például a szövetségi és állami jövedelemadót, valamint a társadalombiztosítási és egészségügyi adót. Az így kapott összeg a munkavállaló nettó fizetése a bérfizetési időszakra.
Fontos a bérszámfejtési órák pontos kiszámítása annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak fizetése helyes legyen, és megfeleljen a szövetségi és állami munkaügyi törvényeknek. Sok vállalkozás bérszámfejtő szoftvert használ, vagy kiszervezi a bérszámfejtést egy harmadik féltől származó szolgáltatóhoz a pontosság és a megfelelőség biztosítása érdekében.
A munkaórák kiszámításának képlete az alkalmazott konkrét munkaidő-nyilvántartási módszertől függ. Íme három gyakori módszer és a hozzájuk tartozó képletek:
1. Kézi munkaidő-nyilvántartás: Ha a munkavállalók manuálisan követik az óráikat, a munkaidő kiszámításának képlete egyszerűen annyi, hogy a kezdési időt kivonjuk a befejezési időből. Például, ha egy munkavállaló reggel 9:00 órától délután 17:00 óráig dolgozott, a számítás a következő lenne:
Munkaidő = Munkaidő vége – Munkaidő kezdete
Munkaidő = 17:00 – 9:00
Munkaidő = 8 óra
2. A munkaidő = 8 óra
. Óraóra vagy automatizált rendszer: Ha a munkáltató munkaórát vagy más automatizált rendszert használ a munkavállaló munkaidejének nyomon követésére, a rendszer általában automatikusan kiszámítja a munkaidőt. Ha azonban kézzel kell kiszámítani a munkaidőt, a képlet hasonló a kézi módszerhez:
Munkaidő = munkaidő vége – munkaidő kezdete
Munkaidő = 17:00 – 9:00
Munkaidő = 8 óra
3. Munkaidő-nyomtatványok: Ha a munkavállalók olyan munkalapokat töltenek ki, amelyeken feltüntetik a kezdési és befejezési időpontokat, a munkaidő kiszámításának képlete megegyezik a kézi módszerrel:
Munkaidő = végidő – kezdési idő
Munkaidő = 17:00 – 9:00
Munkaidő = 8 óra
Összességében a munkaidő kiszámításának képlete viszonylag egyszerű, és attól függ, hogy a munkáltató milyen módszert alkalmaz a munkaidő nyilvántartására.
A munkaidő-nyilvántartás a munkavállaló által ledolgozott órák nyilvántartása. A munkaidő-nyilvántartás kiszámításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Határozza meg az egyes munkanapok kezdő és befejező időpontját. Ez lehet az az időpont, amikor a munkavállaló be- és kijelentkezik, vagy más, megállapodás szerinti módszer.
2. Rögzítse az egyes munkanapok kezdő és befejező időpontját a munkaidő-nyilvántartásban.
3. Számítsa ki az egyes napok összes ledolgozott óráját úgy, hogy a kezdési időt kivonja a befejezési időből. Például, ha a kezdési időpont reggel 8:00, a befejezési időpont pedig 17:00, a teljes ledolgozott munkaidő 9 óra.
4. Adja össze az egyes napok összes ledolgozott óráját, hogy megkapja a hét összes ledolgozott óráját.
5. Ha a munkavállaló órabérben részesül, szorozza meg az összes ledolgozott órát az órabérrel, hogy kiszámítsa a heti bruttó fizetését.
6. Ha a munkavállaló fizetett vagy heti fix összeget kap, a munkaidő-nyilvántartás még mindig hasznos lehet a jelenlét nyomon követéséhez és annak biztosításához, hogy a munkavállaló teljesítse az előírt óraszámot.
7. Kétszeresen ellenőrizze a munkaidő-nyilvántartás pontosságát, mielőtt benyújtja azt a bérszámfejtéshez.