Az e-mail marketing az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy terjessze vállalkozásának hírét. A megfelelő e-mail címek megtalálása azonban ijesztő feladat lehet, különösen akkor, ha több száz vagy több ezer kapcsolatból álló listával rendelkezik. Szerencsére az Excel segítségével könnyedén kivonhatja az e-mail címeket, hogy célzott e-mail listát hozzon létre. Íme, hogyan kell ezt megtenni.
Az első lépés, hogy nyissa meg az Excel-táblázatot, és navigáljon a kapcsolattartási adatokat tartalmazó oszlophoz. A legtöbb esetben ez az oszlop az „Email” vagy „Kapcsolat” feliratú lesz. Ha az oszlop nincs felcímkézve, akkor a cellákban lévő e-mail címek keresésével azonosíthatja azt.
Ezután válassza ki a kivonandó adatokat. Ezt úgy teheti meg, hogy az egérrel az e-mail címeket tartalmazó cellákra kattintva és azok fölé húzza az egeret. Alternatívaként az egész oszlopot kijelölheti az oszlopfejlécre kattintva.
Az adatok kiválasztása után kattintson az Excel ablak tetején található szalag „Adatok” fülére. A legördülő menüből válassza a „Szöveg oszlopokba” lehetőséget.
A „Szövegből oszlopokba” varázslóban válassza ki azt az elválasztójelet, amely elválasztja az e-mail címeket a cellákban lévő egyéb információktól. A leggyakoribb elválasztójel a „@” szimbólum. Ha az e-mail címek más karakterrel vannak elválasztva, válassza ezt az elválasztójelet.
Miután kiválasztotta az elválasztójelet, kattintson a „Befejezés” gombra a varázsló befejezéséhez. Az Excel ezután az e-mail címeket külön oszlopokba fogja szétválasztani. Ezeket az e-mail címeket ezután bemásolhatja és beillesztheti egy új lapba, hogy létrehozza az e-mail listáját.
Összefoglalva, az e-mail címek kivonása egy Excel táblázatból egy egyszerű folyamat, amellyel sok időt és energiát takaríthat meg. Ha követi ezeket a lépéseket, könnyen létrehozhat egy célzott e-mail listát a marketingkampányaihoz.
Több e-mail cím Excelből Outlookba történő kivonásához az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg az e-mail címeket tartalmazó Excel fájlt, és jelölje ki az e-mail címeket tartalmazó oszlopot.
2. Kattintson a „Másolás” gombra, vagy használja a „Ctrl + C” billentyűkombinációt a kiválasztott oszlop másolásához.
3. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és kattintson az „Új e-mail” gombra egy új e-mail létrehozásához.
4. A „Címzett” mezőbe illessze be a másolt e-mail címeket a „Beillesztés” gombra kattintva vagy a „Ctrl + V” gyorsbillentyűvel.
5. Az Outlook automatikusan elválasztja az e-mail címeket pontosvesszővel. Manuálisan is hozzáadhat pontosvesszőt az egyes e-mail címek közé, ha ez nem történik meg automatikusan.
6. Írja meg üzenetét, és kattintson a „Küldés” gombra, hogy elküldje az e-mailt az összes címzettnek.
Alternatívaként használhatja a Microsoft Word „Mail Merge” funkcióját is, hogy kivonja az e-mail címeket az Excelből, és személyre szabott e-maileket küldjön minden egyes címzettnek. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy létrehozzon egy sablon e-mailt, és személyre szabja azt az Excel-táblából származó információkkal.
Az Outlookból többféleképpen lehet e-mail címeket kinyerni, de a legegyszerűbb módja a beépített exportálási funkció használata.
1. Nyissa meg az Outlookot, és keresse meg azt a mappát, amely tartalmazza azokat az e-maileket, amelyekből ki szeretné vonni az e-mail címeket.
2. Kattintson a képernyő bal felső részén található „Fájl” fülre.
3. Kattintson a „Megnyitás és exportálás”, majd az „Importálás/exportálás” gombra.
4. Az Importálás és exportálás varázslóban válassza a „Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
5. Válassza ki a „Microsoft Excel” vagy a „Comma Separated Values” fájltípust az exportáláshoz, majd kattintson a „Next” gombra.
6. Válassza ki az exportálandó mappát, és kattintson a „Tovább” gombra.
7. Válassza ki azt a helyet, ahová az exportált fájlt menteni kívánja, és adjon neki nevet. Kattintson a „Befejezés” gombra.
8. Nyissa meg az exportált fájlt a Microsoft Excel vagy az Ön által preferált táblázatkezelő programban.
9. Töröljön minden olyan oszlopot, amelyre nincs szüksége, és csak az e-mail címeket tartalmazó oszlopot tartsa meg.
10. Mentsük el a fájlt CSV vagy Excel fájlként.
Ha megvan az Excel- vagy CSV-fájl az e-mail címekkel, importálhatja egy másik e-mail programba, vagy felhasználhatja más célokra.
Az e-mail címek Excel-cellából történő kinyeréséhez a LEFT, RIGHT és FIND funkciók kombinációját használhatja. Íme a képlet:
=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(” „,A1))
Ez a képlet feltételezi, hogy az e-mail cím az utolsó szó a cellában, és hogy az e-mail cím után nincsenek szóközök. A képlet a következőképpen működik:
– A1 az e-mail címet tartalmazó cellára utal.
– A FIND(” „,A1) megkeresi a cellában lévő utolsó szóköz pozícióját. Ez alapján határozza meg a RIGHT függvény kezdőpontját.
– LEN(A1) megadja a cella tartalmának teljes hosszát.
– LEN(A1)-FIND(” „,A1) megadja az e-mail cím karaktereinek számát (azaz a cellatartalom hosszát mínusz az utolsó szóköz pozícióját).
– RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(” „,A1)) a cella legjobb oldali karaktereit adja vissza, az utolsó szóköz pozíciójától kezdve. Ez kivonja az e-mail címet a cellából.
Igen, az alábbi lépésekkel exportálhatja az e-mailek listáját az Outlookból Excelbe:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson az exportálni kívánt e-maileket tartalmazó mappára.
2. Kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
3. Kattintson a „Megnyitás és exportálás”, majd az „Importálás/exportálás” gombra.
4. Az Importálás és exportálás varázslóban válassza a „Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
5. Válassza ki a „Microsoft Excel” fájltípust, majd kattintson a „Tovább” gombra.
6. Válassza ki az exportálni kívánt e-maileket tartalmazó mappát, és jelölje ki az exportálni kívánt mezőket (például tárgy, feladó, dátum stb.).
7. Kattintson a „Tovább” gombra, és válassza ki, hová szeretné menteni az exportált fájlt.
8. Kattintson a „Befejezés” gombra az e-mailek Excel-fájlba történő exportálásához.
Vegye figyelembe, hogy a pontos lépések kissé eltérhetnek az Outlook használt verziójától függően.